ビジネスマナーとは？基本の例、関連する検定、研修のポイント

ビジネスマナーとは、社会人として身につけておくべき礼儀作法のことである。たとえば、報連相（ホウレンソウ）の徹底や名刺交換の仕方などは、社会人の基本的なビジネスマナーだ。正しいマナーを習得すると、 仕事上のやりとりがスムーズになるほか、企業で働く一員としての自覚を持つことにもつながるだろう。

新入社員にビジネスマナーを身につけさせたい場合は、ビジネスマナー研修の実施が有効である。内製化と外注の2パターンがあるため、自社に合う方法を選択しよう。 ビジネスマナーの基本的な例や研修のポイントなどを解説するので、従業員のビジネスマナー習得について知りたい人はぜひ参考にしてほしい。

ビジネスマナーとは。ルールとは違う？

社会人として働くうえでは、ビジネスマナーの習得が必要不可欠とされている。ビジネスマナーを身につけていない状態で社会に出ると、個人に対する評価だけではなく、所属する企業や部署のイメージを下げることになりかねない。

ビジネスマナーと混同されやすい言葉として、「ルール」が挙げられる。両者の違いも含めて、ビジネスマナーの基本的な意味を確認しておこう。

ビジネスマナーとは

ビジネスマナーとは、簡単にいうと仕事で必要な礼儀作法のことである。企業に勤める際に求められるマナーの総称であり、社会人として習得しておくべきスキルとされている。たとえば、上司とのコミュニケーションの仕方や身だしなみ、電話応対などは代表的なビジネスマナーだ。

ビジネスマナーの習得は、いわば社会人としての第一歩である。正しいマナーを身につけることで自信がつき、「仕事をこなせるようになった」と実感しやすくなる。周囲からの評価も後押しになり、ビジネスパーソンとしての自覚や責任感が芽生えて一人前へと成長できるだろう。

また、ビジネスマナーの習得によって得られた自信は、将来的なキャリア形成にも大きく影響する。自信がつくことで仕事の能率が上がったり、定着率が向上したりする効果も期待できる。

新入社員にビジネスマナーを習得させるためには、組織で密にコミュニケーションをとることが欠かせない。結果として組織運営にも良い影響をもたらし、組織全体で育成に注力する体制を整えやすくなるだろう。

ルールとの違い

ビジネスマナーとルールの違いは、「個人が自発的に行うものか、基準として定められたものか」だ。ビジネスマナーは相手に対する思いやりの表れであり、明確な規制があるわけではない。あくまで個人が自発的に守るものであるため、マナー違反をしても罰則を与えられることはないだろう。

一方で、ルールには明確な基準が存在する。多くの企業は独自の規則を設けており、従業員は定められたルールを遵守する必要がある。

例えば、就業規則などをイメージすると分かりやすいだろう。内容が明文化されていて強制力があるため、ルールを破った場合は罰則を受けるのが基本である。

両者の違いを整理すると、ビジネスマナーは「強制力はないが守ったほうがいい礼儀作法」、ルールは「遵守が義務づけられる規則」だ。ビジネスマナーの意味とあわせて、ルールとの違いもきちんと理解しておこう。

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ビジネスマナーが必要な理由と身につけるには

ビジネスマナーの習得が必要とされる理由は、社会人としての自覚を芽生えさせることだけではない。仕事をスムーズに進めるうえでも、ビジネスマナーの習得は大きな意味を持つ。ここでは、ビジネスマナーを身につけるべき理由と習得方法について解説する。

なぜビジネスマナーが必要なのか

ビジネスマナーの習得が求められる理由は、他者とのコミュニケーションを円滑にするためである。仕事を進めるうえでは、上司や同僚、取引先など様々な人と関わる機会があるだろう。

その際、ビジネスマナーに則った行動によって好印象を与えられれば、良好な関係を構築しやすくなる。「この人なら仕事を任せられる」「一緒に仕事がしたい」と思ってもらうことで、よりスムーズにビジネスを進められるのだ。

一方で、ビジネスマナーに反する行動をとった場合は、相手を不愉快にさせる可能性がある。取引先や顧客との信頼関係に悪影響が及ぶほか、所属する部署や企業に迷惑をかけることにもなりかねない。

ビジネスマナーは相手に対する気遣いの表れであり、最低限身につけておくべき対人スキルであると理解しておこう。

ビジネスマナーに関する検定「ビジネス実務マナー検定」など

ビジネスマナーを身につけるためには、関連する検定を受けることが有効だ。例えば、公益財団法人実務技能検定協会が主催する「ビジネス実務マナー検定」は、ビジネスパーソンとしての知識や判断力などが問われる検定である。

1〜3級にレベル分けされており、理論と実技の領域でそれぞれ60％以上の得点を獲得すると合格できる。最低限必要なビジネスマナーに関する問題が出題されるため、取得できれば社会人としての自信につながるだろう。

ビジネス実務マナー検定以外では、秘書検定やマナー・プロトコール検定を受検するのもおすすめだ。秘書検定は「人柄育成」をコンセプトとした検定で、表情や話し方、振る舞い方などが問われる。

一方のマナー・プロトコール検定は、日本で働く社会人として押さえておくべきマナーに加え、プロトコール（国際儀礼）に関する知識と技能が問われる検定だ。海外企業とのやりとりが多い人や、将来的に海外で働くことを検討している人などが多く受検している。

新入社員のためのビジネスマナー研修

社会人になりたての新入社員は、ビジネスマナーを習得していない人が多いだろう。一人前のビジネスパーソンとして育てるためには、新入社員向けのビジネスマナー研修を実施することが重要である。

ビジネスマナー研修を開く際は、内製化する方法と外注する方法がある。それぞれメリット・デメリットがあるため、自社に合う方法で研修を開催しよう。

ビジネスマナー研修を内製化するメリット・デメリット

ビジネスマナー研修を自社で完結させるメリットは、コスト削減や人材の育成につながることである。従業員から講師を選任すれば、社外の講師に支払う費用をカットできる。

また、講師にはプレゼンテーション能力やコミュニケーション能力などのスキルが求められるため、講師を担当する従業員の成長も期待できるだろう。そのほか、自社の方針に合う研修を実施できる点や、研修後のアフターフォローがしやすい点もメリットといえる。

一方で、ビジネスマナー研修を内製化するデメリットは、講師担当者に大きな負担がかかることだ。企業によってはビジネスマナー研修と新卒採用の重要な時期が重なり、手が回らなくなることも考えられる。

また、講師担当者によって教え方に差が出やすい点や、研修の質を確保しにくい点にも注意が必要だろう。

ビジネスマナー研修を外注するメリット・デメリット

ビジネスマナー研修を外注するメリットは、研修教育のプロに指導を任せられることだ。ノウハウに基づいた質の高い教育を受講させられるほか、社内にはない価値観に触れる機会も与えられる。良質な教育は新入社員の視野を広げることにもつながり、新たな発想やスキルの習得も期待できるだろう。

注意すべきデメリットには、外注費用がかかることが挙げられる。プロの教育を受けられる点では費用対効果が高いといえるが、コストを確保する必要があることは理解しておこう。また、外注する会社や講師によっては、研修の内容が自社の社風に合わないことも考えられる。自社に適したカリキュラムを用意してもらうためには、研修の目的や社内理念などを事前に伝えておくことが大切だ。

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ビジネスマナー基本の例

ビジネスマナーの必要性を理解したら、具体的な例も確認しておこう。ここでは、基本的なマナーの例をいくつか紹介する。

上司、取引先とのコミュニケーション

上司や取引先とコミュニケーションをとるうえでは、以下のようにさまざまなビジネスマナーが存在する。

「報連相」の徹底

業務を円滑に進めるためには、上司や同僚に対する「報連相」の徹底が欠かせない。報連相は報告・連絡・相談の略であり、報連相の有無は仕事の成果に大きく影響する。報連相のポイントを参考にして、密なコミュニケーションを心がけよう。

・ 報告：結論から話す。中間報告を怠らない
・ 連絡：情報を迅速かつ正確に共有する
・ 相談：迷った際はすぐに相談する

正しい敬語

敬語とは、会話の相手や話題に上っている人への敬意を示す表現であり、尊敬語・謙譲語・丁寧語の3パターンに分類される。敬語を正しく使えることは、ビジネスパーソンにとって必要不可欠な要素といえるだろう。

特に新入社員の場合は、入社するまで敬語を話す経験が少ないケースが多い。敬語の正しい使い方をマスターしたうえで、スムーズに話せるように訓練する必要がある。

名刺交換

社外の人に自己紹介する際は、名刺を交換するのが通例だ。名刺を渡す順番や向き、名刺を取り出すタイミングなど、名刺交換にはさまざまなマナーがある。マナーに反する渡し方や受け取り方をすると、相手に悪印象を与えかねないため注意しよう。

以下は、名刺交換で覚えておくべきマナーの例である。

・ 名刺交換の前に名刺を取り出しておく
・ 立場が上の人から順番に交換する
・ 名刺を相手のほうに向けて渡す
・ 相手の名前の読み方を確認する　など

服装、身だしなみ

言葉遣いや振る舞いと同じように、仕事中の身だしなみも重要なビジネスマナーである。特に初対面の相手と接する際は第一印象が重視されるため、常に万全の状態を整えておくべきだろう。

身だしなみでチェックすべきポイントの例として、以下の項目が挙げられる。

・ 髪に寝癖がついていないか
・ 服にシワがないか
・ ネクタイをまっすぐに結べているか
・ ズボンやスカートの丈が適切であるか
・ 靴に汚れがついていないか
・ 髭を剃っているか、メイクが派手すぎないか　など

電話応対

電話はビジネスにおいて欠かせないコミュニケーションツールである。電話応対によって企業のイメージが決まることもあるため、正しいビジネスマナーを身につけておこう。電話応対で注意すべきポイントをいくつか紹介する。

・ 電話がかかってきたら3コール以内に受話器を取る
・ 明るくハキハキとした声で話す
・ 相手の社名や氏名、用件をメモする
・ 電話をかけた側が先に切る　など

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まとめ

ビジネスマナーとは、社会人として働くうえで欠かせない礼儀作法を指す。ビジネスマナーを習得することで、ビジネスで関わる人とのコミュニケーションを円滑に進められるとともに、社会人としての自覚を養う効果も期待できる。

会話や名刺交換、電話応対など、ビジネスマナーは仕事上の様々な場面に登場する。特に新入社員はビジネスマナーを身につけていないケースが多いため、習得の機会として研修を実施する必要があるだろう。

ビジネスマナー研修を開く際は、内製化と外注の2パターンがある。それぞれのメリット・デメリットを比較しながら、自社に適した形で研修を実施してみてはいかがだろうか。