ビジネスメールの書き方は、すべての社会人が必要とする重要なスキルです。しかし、正しい書き方を知らない人も多いのが現状です。
ビジネスメールの文章作成を誤ると、顧客に対して失礼な印象を与えかねません。さらに、顧客との今後の関係性に悪影響を及ぼす可能性も高くなります。そのため、正しい知識を身につけることが不可欠です。
本記事では、ビジネスメールの基本的な書き方について、送信前のチェックポイントや状況別の注意点も含めて詳しく解説していきます。これらの基本を押さえることで、短時間でビジネスメールのスキルを向上させることができるでしょう。
ビジネスメールの作成は、単なる文章力だけでなく、相手への配慮やビジネスマナーの理解も求められます。適切な書き方を身につけることで、円滑なコミュニケーションを図り、ビジネスの成功につなげることができるのです。
目次
ビジネスメールの正しい書き方
ビジネスメールの正しい書き方として注意すべき点は5つあります。これらの基本を押さえることで、プロフェッショナルで効果的なビジネスメールを作成することができます。
1つ目は、件名を適切に設定することです。件名は簡潔かつ明確で、メールの内容を的確に表現するものにしましょう。
2つ目は、本文の冒頭に宛名を書くことです。相手の所属や役職に応じて適切な敬称を用いることが重要です。
3つ目は、適切な書き出しのあいさつ文を使用することです。社内外や状況に応じて、適切なあいさつ文を選択しましょう。
4つ目は、分かりやすく簡潔な文章を心がけることです。ビジネスメールでは、要点を明確に伝え、不要な情報は省くようにします。
5つ目は、締めのあいさつ文と署名を忘れずに入れることです。これらは礼儀正しさを示し、プロフェッショナルな印象を与えます。
これらの基本を押さえることで、効果的なビジネスメールを作成し、円滑なコミュニケーションを図ることができます。ビジネスメールの書き方を習得することは、ビジネスパーソンにとって不可欠なスキルです。
件名はひと目で分かるものに
忙しいビジネスパーソンにとって、ビジネスメールの件名は非常に重要です。件名を見るだけでメールの内容が理解できれば、本文の内容が頭に入ってきやすくなります。また、件名を見て用件の重要度を判断し、メールへの対応の優先順位を瞬時につけることができます。
逆に件名が長すぎたり、情報量が少ない場合、ビジネスメールを送った相手に余計な負担を与えてしまうことになります。ビジネスメールで不快感を与えてしまえば、その後の関係に悪影響が出る可能性もあるでしょう。
メールマガジンにおいても、件名の良し悪しで開封率やクリック率、CVRなど様々な要素に影響を与えるので、件名の分かりやすさは意識すべきでしょう。
件名をひと目で分かるようにすることは、ビジネスメールにおいて最低限の礼儀です。特に初めてのビジネスメールでは、相手に良い印象を与えるためにも、簡潔で分かりやすい件名を心がけましょう。
関連記事：メルマガとは？配信の目的やメリット、開封率が上がる作り方
関連資料：メルマガの開封率を上げる！効果的な件名を作成する2つのコツは？
本文の最初に宛名を書く
ビジネスメールでは、本文の最初に宛名を書くことが基本的なマナーです。これは、相手への敬意を示し、メールの始まりを明確にする重要な要素です。社外の人に送る場合は、「会社名」「部署名」「役職名（役職者の場合）」「名前」の順に宛名を記載します。これらの情報は、それぞれ改行して記述するのが一般的です。
一方、社内の人にメールを送る場合は、会社名や部署名は省略可能です。社外の人には「○○様」、社内の人には「○○さん」「○○部長」などと記載します。このような宛名の書き方の違いは、ビジネスメールの基本的なルールの一つです。
また、メールの冒頭で適切な宛名を使用することで、メールの受信者に対する配慮を示すことができます。これは、ビジネスコミュニケーションにおいて重要な要素であり、相手との良好な関係構築にも寄与します。
ビジネスメールの書き方において、本文の最初に宛名を正しく記載することは、プロフェッショナルな印象を与え、円滑なコミュニケーションを促進する上で欠かせない要素です。この基本的なルールを守ることで、ビジネスメールの質を向上させ、より効果的なメッセージの伝達が可能となります。
書き出しのあいさつ文
ビジネスメールにおける最初のあいさつ文は、基本的な定型文を利用します。社外の人の場合、
「いつもお世話になっております。○○（自分の会社の名前）の△△（自分の名前）でございます」
というあいさつ文を書きます。一方、社内の人の場合には、
「お疲れ様です。△△（自分の名前）です。」
というあいさつ文になります。
ビジネスメールを社外の人と社内の人のどちらに送るかに応じてあいさつ文が異なる、ということに注意しましょう。また、時間帯や状況に応じて適切なあいさつ文を選ぶことも重要です。例えば、朝のメールであれば「おはようございます」、夕方以降であれば「お疲れ様です」など、相手への配慮を示すことができます。ビジネスメールの書き方において、適切なあいさつ文を選ぶことは、円滑なコミュニケーションを図る上で欠かせない要素です。
分かりやすく簡潔な文章を
ビジネスメールの本文は、簡潔な文章で用件を分かりやすく伝えることが重要です。最初に何についてのメールなのかを簡単に説明し、その後に詳細を書くようにしましょう。
ビジネスメールでは結論を最初に伝えることが大切です。商談や契約のお願いのメールであれば、その旨を件名に盛り込むか本文の最初に書くことで、相手に伝えたいことをメールの冒頭でイメージさせることができるでしょう。
また、本文も余計な内容を盛り込み過ぎないよう、簡潔な文章を意識してください。詳しく説明しようとして文章が長くなってしまうと、読んでいる側からすると読みづらく、不快な気持ちにさせてしまいます。
ビジネスメールでは、簡潔な文章で相手に用件を分かりやすく伝える、ということを重視してください。特に、重要な情報や依頼事項は太字にするなどして強調し、相手の目に留まりやすくすることも効果的です。
さらに、箇条書きや段落分けを適切に活用することで、文章の構造を明確にし、読みやすさを向上させることができます。これにより、相手が必要な情報を素早く把握できるようになり、ビジネスメールの効率性が高まります。
締めのあいさつ文と署名を忘れない
ビジネスメールの締めくくりには、締めのあいさつ文と署名を必ず入れることが重要です。これらは、メールの礼儀正しさと信頼性を示す重要な要素となります。
締めのあいさつ文は、「今後ともよろしくお願いいたします」「何卒よろしくお願いいたします」といった定型文を使用します。これらの文章は、相手への敬意と今後の関係性への期待を表現するものです。ビジネスメールの最後に必ず入れることで、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
署名は、自分の会社名、部署名、名前、連絡先などの情報をまとめたものです。多くのメールソフトには署名を自動で追加する機能がありますので、これを活用しましょう。署名を設定しておけば、毎回手動で入力する手間が省け、署名の漏れを防ぐことができます。
また、署名には会社のロゴや、SNSアカウントのリンクを含めることもあります。これにより、企業ブランドの認知度向上や、他のコミュニケーションチャネルへの誘導にもつながります。
締めのあいさつ文と署名は、ビジネスメールの基本的なマナーであり、相手に対する配慮を示す重要な要素です。これらを適切に使用することで、ビジネスコミュニケーションの質を高め、良好な関係構築につながります。
メール送信前における注意点
一度作成したビジネスメールは、送信前に内容を入念にチェックすることで、相手への失礼を避けることができます。面倒に感じるかもしれませんが、文章を見直し、内容や宛先に間違いがないか、しっかりと確認することが重要です。特に、ビジネスメールの書き方において、以下の点に注意を払うべきです。
●文面の正確性: 誤字脱字や文法的な誤りがないか確認します。
●内容の適切性: 相手に送って問題ない情報かどうか再確認します。
●宛先の正確性: 「To」「Cc」「Bcc」の使い分けを含め、正しい相手に送信されるか確認します。
これらのチェックを怠ると、ビジネスメールの質が低下し、相手との関係性に悪影響を及ぼす可能性があります。また、一度送信したメールは取り消すことが難しいため、送信前の確認作業は特に重要です。
ビジネスメールの送信前には、落ち着いて内容を見直し、相手の立場に立って考えることで、より効果的なコミュニケーションを図ることができます。この習慣を身につけることで、プロフェッショナルな印象を与え、ビジネスにおける信頼関係を築くことができるでしょう。
文面に誤りがないかどうか入念にチェック
ビジネスメールでは、内容に不備がないか、また間違った文面がないかどうか、送信前にチェックしておくことが大切です。文章を一度チェックしてみると、意外にも言い回しに間違いが見つかることや、誤字脱字が見つかることが多いためです。
ビジネスメールにおける内容の間違いは、その後のメールの相手との関係性に大きな影響を与えます。メールの文章に間違いや誤字があると、メールの相手に「人に送る大切なメールを確認すらしないのか」と、不信感を抱かせてしまいます。
Gmailでは、設定から送信後の取り消しを最大30秒まで設定が可能ですが、ビジネスメールは一度送られてしまうと送信取り消しすることができず、間違えて送ってしまうと修正できません。相手に送る前に、内容や文面に誤りがないかどうか、しっかりと確認するようにしましょう。
ビジネスメールの書き方において、文面のチェックは非常に重要です。特に以下の点に注意して確認しましょう。
●誤字脱字: 文章全体を読み返し、誤字脱字がないか確認します。
●文法: 文章の構造が正しいか、主語と述語が対応しているかチェックします。
●敬語: 適切な敬語を使用しているか確認します。
●句読点: 読みやすさを考慮し、適切な箇所に句読点を入れているか確認します。
●一貫性: 文章全体で論理の一貫性が保たれているか確認します。
これらの点を確認することで、ビジネスメールの質を向上させ、相手に好印象を与えることができます。入念なチェックは、プロフェッショナルとしての姿勢を示す重要な要素となります。
関連記事：Gmailアカウントの作成からログインまで基本的な使い方を解説
相手に送っていい内容か確認
送信しようとしているビジネスメールの本文や添付資料に、相手に送ってはならない内容や資料が含まれていないかどうか、確認するようにしましょう。特に社外の人にビジネスメールを送信する際には細心の注意が必要です。
会社には社内や部署の中でのみ共有できる機密情報があります。本来社外の人などに共有してはいけない情報を含む内容や資料がビジネスメールに書かれたまま送信されてしまうと、会社の損害や別な顧客の信頼を失う可能性があります。また、個人情報保護の観点からも、顧客データなどを誤って送信してしまうことは絶対に避けなければなりません。
メールの内容に相手に送ってはならない情報が含まれていないかどうか、メール送信前にしっかりと確認することが重要です。特に添付ファイルについては、ファイル名だけでなく中身まで開いて確認するようにしましょう。万が一、送信してはいけない情報を誤って送ってしまった場合は、速やかに相手に連絡し、適切な対応を取ることが必要です。
ビジネスメールのセキュリティを高めるために、社内でのメール送信ルールを明確にし、定期的な研修を行うことも効果的です。常に慎重な姿勢を持ち、送信前の確認を習慣化することで、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。
関連記事：リテラシーとは？ITリテラシーの意味も含め解説します
宛先が間違っていないかも要チェック
ビジネスメールを送信する際には、メールの宛先に間違いがないかどうか確認することも忘れてはいけません。特に「To」「Cc」「Bcc」の宛先が正しい宛先となっているかどうか確認することが大切です。
ビジネスメールにおいて、「To」「Cc」「Bcc」の違いは知っておくようにしましょう。「To」は送信するメールを必ず読んで欲しい相手を指定するもので、最もよく使用する宛先です。
「Cc」「Bcc」は、参考までにメールを読んでおいて欲しい相手を指定するものです。「Cc」「Bcc」には自分や相手の上司や部下が入ることが多いです。間違った相手が入っていないか確認する必要があります。
なお、「Cc」に指定された相手は、他のメールの受信者にもメールを受信したことを知られます。一方、「Bcc」に指定された相手は、他の受信者に自分がメールを受信したということを知られません。
「To」「Cc」「Bcc」に間違った相手を入れてしまうと、確認して欲しい人にメールを確認してもらえなかったり、見られてはいけない相手にメールを見られてしまうことになってしまいます。
ビジネスメールの送信前には、宛先の確認を必ず行うようにしましょう。特に複数の相手にメールを送る場合は、各宛先が適切かどうかを慎重にチェックすることが重要です。また、社内用と社外用のメールアドレスを混同しないよう注意が必要です。
返信やお礼などのビジネスメールにおける注意点
ビジネスメールの返信やお礼、謝罪時には、適切な対応が求められます。これらの状況別の注意点を押さえることで、ビジネスメールの品質を向上させ、相手との良好な関係を維持することができます。
返信の際は、相手のメールの内容を十分に確認し、それに対して適切に応答することが重要です。単なる返事ではなく、相手の質問や要望に具体的に答えるよう心がけましょう。また、返信のタイミングも重要で、できるだけ早く対応することが望ましいです。
お礼のメールを送る場合は、感謝の気持ちを明確に伝えることが大切です。具体的に何に対してお礼を言うのかを明記し、相手の協力や支援がどのように役立ったかを簡潔に述べるとよいでしょう。
謝罪のメールは特に慎重に扱う必要があります。謝罪の理由を明確に述べ、誠意を持って対応することが求められます。また、再発防止策や今後の改善点についても触れることで、相手の信頼を回復する一助となります。
これらの状況に応じたビジネスメールの書き方をマスターすることで、円滑なコミュニケーションを図り、ビジネス上の信頼関係を構築することができます。常に相手の立場に立って考え、適切な言葉遣いと内容で対応することを心がけましょう。
ビジネスメールの返信
ビジネスメールにおける返信では、相手のメールの内容を確認し、その内容に触れて返信をすることが重要です。ビジネスメールの書き方として、相手の伝えたことをしっかりと理解し、それに対する適切な応答を心がけましょう。
例えば、一度商談を行った相手から商談のお礼のメールを受け取った場合を考えてみましょう。この場合、商談について自分からもお礼の気持ちを伝えることで、相手のメールの内容に触れた返信をすることができます。また、商談で話し合った内容や今後の予定についても簡潔に触れると、より丁寧な返信となります。
逆に相手メールの内容に全く触れず、一方的にこちらの伝えたいことだけを返信時に伝えようとすると、「メールで伝えたことが伝わっているかどうか分からない」と、相手に不安な気持ちを抱かせることになります。これは、ビジネスメールのマナーとしても適切ではありません。
ビジネスメールでは、メールの返信において相手のメールの内容に触れるように心がけましょう。そうすることで、コミュニケーションがスムーズになり、相手との良好な関係を築くことができます。
お礼のビジネスメール
お礼のビジネスメールでは、最初に何についてのお礼なのかを簡潔に述べるようにしましょう。件名や本文の序盤でお礼の内容を書き、相手への感謝を伝えるようにしてください。
また、お礼の気持ちはなるべく早く伝えることで相手に好印象を与えることができます。打合せなどのお礼のメールは、打ち合わせが終わり次第すぐに送信するようにしましょう。
ビジネスメールの基本的なマナーとして、お礼の内容を具体的に記載することも重要です。例えば、「先日はお忙しい中、貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました」といった形で、相手の行動に対する感謝の気持ちを明確に表現することが大切です。
さらに、今後の展望や次のアクションについても触れると、より丁寧なお礼のメールとなります。「今回のご提案を参考に、社内で検討を進めてまいります」などと記載することで、相手との継続的な関係性を示すことができます。
謝罪のビジネスメール
謝罪をビジネスメールで行う場合は、件名に謝罪の旨を記載し、本文の最初と最後でも謝罪の意を伝えるようにしましょう。
ビジネスメールの基本は簡潔に分かりやすく伝えることであり、謝罪においても変わりません。メールの件名で何についての謝罪なのかをひと目で分かるようにすることが大切です。本文についても、最初に何についての謝罪なのか、簡潔に書くようにしましょう。
また、謝罪の気持ちは文面では伝わりにくいです。少しでも気持ちを相手に伝えやすくするために、メールの最初と最後の両方に謝罪の文章を書くようにします。最初と最後の両方に謝罪の文面があることで、相手に「本当に申し訳ないと思ってくれているんだな」と感じてもらうことができるでしょう。
謝罪のビジネスメールを送る際は、相手の立場に立って考えることも重要です。相手がどのような影響を受けたのか、どのような気持ちでいるのかを想像し、誠意を持って謝罪の言葉を選びましょう。また、問題の再発防止策や今後の対応についても明確に述べることで、相手の信頼回復につながります。
ビジネスメールでの謝罪は、単なる形式的なものではなく、真摯な態度で行うことが大切です。適切な謝罪のメールは、ビジネス上の関係を修復し、さらに強化する機会にもなり得るのです。
メールマーケティングとは
ビジネスメールの重要性に伴い、利用される機会が増えてきているのがメールマーケティングです。メールマーケティングは、顧客の属性やこれまでの行動に応じてメールの文章を変え、最終的な顧客の購買意欲を高めることを目指すマーケティング手法となっています。
メールマーケティングは、ビジネスメールの書き方のスキルを活かしつつ、より戦略的にメールを活用する方法です。例えば、顧客のニーズや興味に合わせて、製品やサービスの情報を効果的に伝えることができます。また、顧客との関係性を構築・維持するためのコミュニケーションツールとしても活用されています。
メールマーケティングの利点として、コストが比較的低く、効果測定が容易であることが挙げられます。開封率やクリック率などの指標を分析することで、メールの効果を把握し、改善につなげることができます。さらに、自動化ツールを使用することで、効率的なメール配信が可能になります。
ただし、効果的なメールマーケティングを行うためには、ビジネスメールの基本的なルールを守りつつ、顧客のプライバシーにも配慮する必要があります。また、スパムメールと間違われないよう、適切な頻度と内容でメールを送信することが重要です。
関連記事：代表的なマーケティングの手法とは？デジタル、Webマーケティングの種類など一覧をご紹介
メールマーケティングの目的
メールマーケティングは、有益な情報を載せたメールを顧客に届けることで、顧客が製品やサービスを購入するよう促すことを目的としています。
メールを利用している顧客の状況に合わせてメールの文面を変えることで、その時々に応じた顧客に対するアプローチを行うことができます。最終的に商品やサービスの購買意欲が高まるように、メールで顧客を動かすことができるのです。
ビジネスメールが盛んに利用されている現代だからこそ、メールマーケティングの需要は高まってきています。
弊社で提供しているWebマーケティングツール『Switch Plus』は、自社で保有している顧客リストに対するメール配信を安価に行うことが可能なMA（マーケティングオートメーション）です。
これから顧客へのメルマガ配信を始めたい方や、MAの導入コストが高くて二の足を踏んでいる方におすすめのツールとなっています。
無料トライアルも受け付けておりますので、まずは概要をご覧くださいませ。
関連記事
・メールマガジンの作り方とは？配信から開封率の向上ポイントまで、メルマガを徹底解説
・マーケティングオートメーションを運用する上で注意することは？導入前に気を付けておきたいことから解説
まとめ
今回の記事では、ビジネスメールの正しい書き方や注意点についてまとめました。ビジネスメールの書き方を間違えると、相手に失礼になってしまったり、その後の関係に悪影響を及ぼすことになります。
ビジネスメールの正しい書き方を身につけ、送信前のチェックを入念に行っていくことは非常に重要です。特に、件名の分かりやすさ、宛名の正確さ、簡潔で明確な本文、適切な締めのあいさつ文と署名の使用など、基本的なルールを守ることが大切です。
また、返信やお礼、謝罪のメールにおいても、それぞれの状況に応じた適切な対応が求められます。これらのポイントを押さえ、日々の実践を通じてビジネスメールのスキルを磨いていくことで、円滑なコミュニケーションと良好なビジネス関係の構築につながります。
ビジネスメールは、現代のビジネスにおいて欠かせないコミュニケーションツールです。正しい書き方を身につけ、効果的に活用することで、ビジネスの成功につながる重要な要素となるでしょう。
