ビジネスメールの書き方はすべての社会人が必要とするスキルです。しかし、ビジネスメールの正しい書き方を知らない人も多いのではないでしょうか。
ビジネスメールの文章の書き方を間違えると、顧客に対してとても失礼になります。顧客とのその後の関係に悪影響が出ることも多いため、正しい知識を身につける必要があります。
今回はビジネスメールの書き方について、送信前や状況別における注意点もふまえてお伝えしていきます。
目次
ビジネスメールの正しい書き方
ビジネスメールの正しい書き方として注意すべき点は5つです。
件名はひと目で分かるものに
忙しいビジネスパーソンにとって、ビジネスメールの件名は非常に重要です。件名を見るだけでメールの内容が理解できれば、本文の内容が頭に入ってきやすくなります。また、件名を見て用件の重要度を判断し、メールへの対応の優先順位を瞬時につけることができます。
逆に件名が長すぎたり、情報量が少ない場合、ビジネスメールを送った相手に余計な負担を与えてしまうことになります。ビジネスメールで不快感を与えてしまえば、その後の関係に悪影響が出る可能性もあるでしょう。
メールマガジンにおいても、件名の良し悪しで開封率やクリック率、CVRなど様々な要素に影響を与えるので、件名の分かりやすさは意識すべきでしょう。
件名をひと目で分かるようにすることは、ビジネスメールにおいて最低限の礼儀です。
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本文の最初に宛名を書く
ビジネスメールでは、本文の最初に宛名を書きます。ビジネスメールの基本として、本文の最初には社外の人の場合「会社名」「部署名」「役職名（役職者の場合）」「名前」の順に宛名を書きましょう。また、横一列に書くのではなく、それぞれ切りのいいところで改行することも大切です。
社内の人にメールをする場合は、会社名や部署名は必要ありません。名前について、社外の人の場合「○○様」とするのが常識ですが、社内の人の場合「○○さん」「○○部長」となります。
社外の人と社内の人へのメールで内容は変わるものの、ビジネスメールにおいて、本文の最初に宛名を書くということは常識です。覚えておきましょう。
書き出しのあいさつ文
ビジネスメールにおける最初のあいさつ文は、基本的な定型文を利用します。社外の人の場合、
「いつもお世話になっております。○○（自分の会社の名前）の△△（自分の名前）でございます」
というあいさつ文を書きます。一方、社内の人の場合には、
「お疲れ様です。△△（自分の名前）です。」
というあいさつ文になります。
ビジネスメールを社外の人と社内の人のどちらに送るかに応じてあいさつ文が異なる、ということに注意しましょう。
分かりやすく簡潔な文章を
ビジネスメールの本文は、簡潔な文章で用件を分かりやすく伝えることが重要です。最初に何についてのメールなのかを簡単に説明し、その後に詳細を書くようにしましょう。
ビジネスメールでは結論を最初に伝えることが大切です。商談や契約のお願いのメールであれば、その旨を件名に盛り込むか本文の最初に書くことで、相手に伝えたいことをメールの冒頭でイメージさせることができるでしょう。
また、本文も余計な内容を盛り込み過ぎないよう、簡潔な文章を意識してください。詳しく説明しようとして文章が長くなってしまうと、読んでいる側からすると読みづらく、不快な気持ちにさせてしまいます。
ビジネスメールでは、簡潔な文章で相手に用件を分かりやすく伝える、ということを重視してください。
締めのあいさつ文と署名を忘れない
ビジネスメールでは、最後に締めのあいさつ文と署名を入れることを忘れないようにしましょう。
締めのあいさつ文とは、「今後ともよろしくお願いいたします」「何卒よろしくお願いいたします」といった文章のことです。締めのあいさつ文が漏れてしまうと失礼になってしまうこともあるため、ビジネスメールの最後に必ず書くようにしましょう。
署名は自分の会社名や部署名、名前や連絡先をまとめたものです。基本的にどのメールソフトでも署名を自動でメールに追加してくれる機能がついているため、利用するようにしましょう。最初に署名を設定するだけで、ビジネスメールの署名漏れの危険がなくなります。
ビジネスメールの最後にはお決まりのあいさつ文と署名を必ず入れるように注意してください。
メール送信前における注意点
一度作ったビジネスメールは、メール送信前に文章をチェックすることで、相手への失礼を避けられます。面倒な作業ではありますが、一度書いた文章をチェックし、内容や宛先に間違いがないか、しっかりと確認することが大切です。
文面に誤りがないかどうか入念にチェック
ビジネスメールでは、内容に不備がないか、また間違った文面がないかどうか、送信前にチェックしておくことが大切です。文章を一度チェックしてみると、意外にも言い回しに間違いが見つかることや、誤字脱字が見つかることが多いためです。
ビジネスメールにおける内容の間違いは、その後のメールの相手との関係性に大きな影響を与えます。メールの文章に間違いや誤字があると、メールの相手に「人に送る大切なメールを確認すらしないのか」と、不信感を抱かせてしまいます。
Gmailでは、設定から送信後の取り消しを最大30秒まで設定が可能ですが、ビジネスメールは一度送られてしまうと送信取り消しすることができず、間違えて送ってしまうと修正できません。相手に送る前に、内容や文面に誤りがないかどうか、しっかりと確認するようにしましょう。
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相手に送っていい内容か確認
送信しようとしているメールの本文や添付資料に、相手に送ってはならない内容や資料が含まれていないかどうか、確認するようにしましょう。特に社外の人にビジネスメールを送信する際の注意が必要です。
会社には社内や部署の中でのみ共有できる情報があります。本来社外の人などに共有してはいけない情報を含む内容や資料がビジネスメールに書かれたまま送信されてしまうと、会社の損害や別な顧客の信頼を失う可能性があります。
メールの内容に相手に送ってはならない情報が含まれていないかどうか、メール送信前にしっかりと確認することが重要です。
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宛先が間違っていないかも要チェック
ビジネスメールを送信する際には、メールの宛先に間違いがないかどうか確認することも忘れてはいけません。特に「To」「Cc」「Bcc」の宛先が正しい宛先となっているかどうか確認することが大切です。
ビジネスメールにおいて、「To」「Cc」「Bcc」の違いは知っておくようにしましょう。「To」は送信するメールを必ず読んで欲しい相手を指定するもので、最もよく使用する宛先です。
「Cc」「Bcc」は、参考までにメールを読んでおいて欲しい相手を指定するものです。「Cc」「Bcc」には自分や相手の上司や部下が入ることが多いです。間違った相手が入っていないか確認する必要があります。
なお、「Cc」に指定された相手は、他のメールの受信者にもメールを受信したことを知られます。一方、「Bcc」に指定された相手は、他の受信者に自分がメールを受信したということを知られません。
「To」「Cc」「Bcc」に間違った相手を入れてしまうと、確認して欲しい人にメールを確認してもらえなかったり、見られてはいけない相手にメールを見られてしまうことになってしまいます。
返信やお礼などのビジネスメールにおける注意点
返信やお礼、謝罪時に送信するビジネスメールにおいて注意すべき点をまとめました。
ビジネスメールの返信
ビジネスメールにおける返信では、相手のメールの内容を確認し、その内容に触れて返信をすることが重要です。
例えば、一度商談を行った相手から商談のお礼のメールを受け取った場合を考えてみましょう。この場合、商談について自分からもお礼の気持ちを伝えることで、相手のメールの内容に触れた返信をすることができます。
逆に相手メールの内容に全く触れず、一方的にこちらの伝えたいことだけを返信時に伝えようとすると、「メールで伝えたことが伝わっているかどうか分からない」と、相手に不安な気持ちを抱かせることになります。
ビジネスメールでは、メールの返信において相手のメールの内容に触れるように心がけましょう。
お礼のビジネスメール
お礼のビジネスメールでは、最初に何についてのお礼なのかを簡潔に述べるようにしましょう。件名や本文の序盤でお礼の内容を書き、相手への感謝を伝えるようにしてください。
また、お礼の気持ちはなるべく早く伝えることで相手に好印象を与えることができます。打合せなどのお礼のメールは、打ち合わせが終わり次第すぐに送信するようにしましょう。
謝罪のビジネスメール
謝罪をビジネスメールで行う場合は、件名に謝罪の旨を記載し、本文の最初と最後でも謝罪の意を伝えるようにしましょう。
ビジネスメールの基本は簡潔に分かりやすく伝えることであり、謝罪においても変わりません。メールの件名で何についての謝罪なのかをひと目で分かるようにすることが大切です。本文についても、最初に何についての謝罪なのか、簡潔に書くようにしましょう。
また、謝罪の気持ちは文面では伝わりにくいです。少しでも気持ちを相手に伝えやすくするために、メールの最初と最後の両方に謝罪の文章を書くようにします。最初と最後の両方に謝罪の文面があることで、相手に「本当に申し訳ないと思ってくれているんだな」と感じてもらうことができるでしょう。
メールマーケティングとは
ビジネスメールの重要性に伴い、利用される機会が増えてきているのがメールマーケティングです。メールマーケティングは、顧客の属性やこれまでの行動に応じてメールの文章を変え、最終的な顧客の購買意欲を高めることを目指すマーケティング手法となっています。
関連記事：代表的なマーケティングの手法とは？デジタル、Webマーケティングの種類など一覧をご紹介
メールマーケティングの目的
メールマーケティングは、有益な情報を載せたメールを顧客に届けることで、顧客が製品やサービスを購入するよう促すことを目的としています。
メールを利用している顧客の状況に合わせてメールの文面を変えることで、その時々に応じた顧客に対するアプローチを行うことができます。最終的に商品やサービスの購買意欲が高まるように、メールで顧客を動かすことができるのです。
ビジネスメールが盛んに利用されている現代だからこそ、メールマーケティングの需要は高まってきています。
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まとめ
今回の記事では、ビジネスメールの正しい書き方や注意点についてまとめました。ビジネスメールの書き方を間違えると、相手に失礼になってしまったり、その後の関係に悪影響を及ぼすことになります。
ビジネスメールの正しい書き方を身につけ、送信前のチェックを入念に行っていくことは非常に重要です。
