展示会は出展するにあたり、多額のコストと多くの準備期間を必要とします。マーケティングのどの施策と比較しても、必要なコストとリソースは大きいです。コストとリソースをかけた分のパフォーマンスを最大化するためには、出展コストを見直すことが有効です。
今回は展示会のパフォーマンスを向上するための、出展コストの削減方法を紹介します。
目次
展示会出展にかかるコスト
展示会出展にかかるコストは大きく出展費、制作費、その他に分かれます。出展コストを見直す場合には、それぞれの費用をみながら検討していきます。
出展費
出展料
小間スペース費、電気・水道などの設備費
ブース装飾費用
ブースデザイン・制作費、ディスプレイ等のレンタル費
制作費
動画制作費
パネル制作費
ノベルティ費用
パンフレットなどの制作費用
その他
スタッフの人件費
交通費
宿泊費
集客費用
その他必要経費
関連記事：はじめての展示会出展のための企画立案
出展コストを削減する8つのポイント
展示会の出展コストを削減する方法を8つ紹介します。
①地方自治体や公的機関が主催する展示会に出展
地方自治体や公的機関が主催する展示会に出展すると、出展料を安く抑えることができます。出展料は5万円以下から最大10万円と、通常の展示会の1小間30万～40万円と比較して非常に安価です。
出展料が安価な分、来場者数や出展社数は少なくなります。出展社数が少ない分、来場者にブースに来てもらいやすくなり、ブースで製品・サービスの説明もしっかりとすることができます。
来場者数や出展社数が少なくなりますが、重要なのはターゲット顧客がどれだけ来場するかという点です。過去の開催レポートを見て、ターゲット顧客がどれだけ来場する可能性があるか確認しましょう。
②展示会の助成金や補助金を活用
スタートアップや中小企業であれば、助成金や補助金を活用することができます。展示会の出展料や、ブース装飾費用などが対象となります。下記のように、東京都など都道府県の中小企業支援団体や、商工会議所などで実施されています。
該当する地方自治体のホームページなどに情報が掲載されているかもしれません。インターネットで情報収集を行い、もし該当する助成金や補助金があれば積極的に活用しましょう。
新・展示会等出展支援助成事業
実施団体：東京都中小企業振興公社
対象企業：都内の中小企業
新・展示会等出展支援助成事業 －販路拡大サポート事業－｜東京都中小企業振興公社
小規模事業者持続化補助金
実施団体：日本商工会議所
対象企業：小規模事業者
令和２年度補正予算 日本商工会議所 小規模事業者持続化補助金＜コロナ特別対応型＞ :TOP
助成金や補助金を受けるにあたっては申請規定に従い、書類を準備します。多くの助成金や補助金が開催後に報告書を提出してからお金が振り込まれるので、出展費用は自社で前払いする必要があります。
③早割を使う
展示会の中には、早期の申込で1割～2割程度割引になるものもあります。通年で展示する展示会が決まっている場合には、早めに申し込んでおきましょう。
④商談席のみのシンプルなブースにする
BtoB企業にとって、展示会の目的は商談獲得です。名刺獲得ももちろん重要ですが、展示会のパフォーマンスを最大化するには、商談を1件でも多く獲得することがより重要となります。
その場合には、展示会の装飾ブースをシンプルにし、ブースの中央には商談席を設置します。商談獲得は商談席で対応するスタッフの接客力やモチベーションにかかってきますので、展示会前に運営マニュアルを準備し、商談のシミュレーションを充分に行います。
関連記事：はじめての展示会出展 – ブースを活かすオペレーション
⑤ブース装飾業者のコンペを行う
ブース装飾業者に依頼する際に複数社に問い合わせを行い、コンペを行うことでブース装飾費用を適正な金額に抑えることができます。
ブース装飾業者のなかでも、ブースデザインから施工・撤去まで一気通貫で行える業者や、システム資材やレンタル用品を自社で持っている業者、ブース装飾に必要な部材を保有している業者などは、ブース装飾費用を安価に抑えられる場合があります。
⑥パッケージブースを活用
ブース装飾を安価に抑えるには、パッケージブースもおすすめです。展示会の主催企業が用意していたり、ブース装飾業者が提供しています。
展示会で用意されているパッケージブースは白い壁に社名板、机と椅子とブース出展に最低限必要なものが用意されており、非常に安価な費用でブースが作れます。
また、ブース装飾業者が提供しているパッケージブースは、料金によって複数プランが用意されており壁面の色が選べる場合もあります。パッケージのランクに合わせて内容が変わり、また、必要に応じてオプションを追加していく形になります。
⑦複数の展示会の発注を一括で行う
通年で複数の展示会に出展することがあらかじめ決まっていれば、まとめて発注します。ブース装飾業者によって複数割引が適用される場合があります。また、複数割引以外にも、展示ブースのパネルなどを転用できるメリットがあります。転用する際にもブース装飾業者の倉庫で保管されるので管理もお願いできます。
また、東京と大阪の展示会にそれぞれ出展する場合、移送費が発生しない業者を探すことも費用を抑えるコツです。
⑧パネル製作を内製化
ブース内の製品・サービスを紹介するパネルは自社で作成することで、費用を抑えることができます。パネルの印刷は依頼する企業によって納品日が変わるので余裕をもって入稿しましょう。
展示会出展の正しい費用のかけ方
展示会の出展費用が高くなってしまうのは、展示ブースが他の企業より目立っていないといけない、名刺をとにかく沢山獲得しなければならない、業者から提示されている見積りに合わせなければならないなど、担当者の不安から来るものです。
展示会出展の本来の目的や目標に合っているかどうか、それぞれの費用をみながら適切なコストをかけていくことが重要です。
まとめ
展示会出展にかかるコストは大きく出展費、制作費、その他に分かれ、出展コストを見直す場合には、それぞれの費用をみながら検討する
出展コストを抑えるには、地方自治体や公的機関が主催する展示会に出展したり、スタートアップや中小企業であれば助成金や補助金を活用する
ブース装飾を安価に抑えるには、コンペを行ったり、パッケージブースを活用したり、複数の展示会の発注をまとめて行う
・展示会の出展費用が高くなってしまうのは担当者の不安から来るものであり、展示会出展の本来の目的や目標に合っているかどうか、それぞれの費用をみながら適切なコストをかけていくことが重要
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