ブース全体のデザイン、ブース内で掲示するコンテンツ、動画やプレゼンテーション、パンフレットやノベルティなど、展示会では多岐に渡ってデザイン制作をしなければいけません。しかし、それぞれのコンテンツが素晴らしい内容・デザインだとしても、スタッフの役割や来場者への接客の導線が上手く行かなければ、コンテンツの十分な魅力が伝わりません。
今回はブースを活かし、展示会を成功させるオペレーション設計について紹介します。
目次
必要人員の算出と役割分担
まず、目標の名刺獲得数、商談獲得数に対して、ブース内の接客時間やノベルティの配布数を決めます。接客時間やノベルティの配布数に応じて、必要な人員を割り出し、スタッフの合スケジュールを抑えておきます。
展示会には必要な役割が3種類あります。
①ブース内デモ案内
ブース内のデモの実演やパネルの説明に集中し、商談獲得をする
インサイドセールスなど商材説明が可能な社員が行う
②ブース外呼び込み
通路からノベルティ・パンフレットを配布し、ブース内へ呼び込む
コンパニオンや協力スタッフが行う
③ブース運営
ノベルティ・パンフフレットの補充、名刺・ヒアリングシートを回収する
マーケティングなど展示会準備や統括する社員が行う
各スタッフのシフトを組んでおきます。展示会中は1日中立ちっぱなしの状態で、3～4日間続きます。足の疲労はかなりのものになるため、お昼休憩以外にもこまめに短い休憩を入れておきます。
呼び込みからブースへの誘導
①呼び込み
ブースの前を通る来場者に声をかけ、ノベルティと引き換えに名刺を獲得します。この際に声かけは、製品・サービス紹介と対象顧客かどうかを判断する質問です。ノベルティを渡しながら来場者に足を止めてもらい、製品・サービスを一言で紹介し、即座に質問をします。
来場者の回答が対象顧客ではなかったら、バーコードリーダーで名刺データを取ります。対象顧客の場合、製品・サービスに関する強みを説明しながら、デモやパネルでの案内を提案しながらブースへ誘導します。この際に、さらに対象顧客かどうかを判断する質問を2～3つしても良いでしょう。
②デモ・パネル説明
ブース内へ誘導したら、来場者をデモ案内スタッフに案内します。この際に、呼び込みスタッフはブース案内スタッフへ、来場者の簡単な紹介とデモ・パネル説明の依頼をします。このコミュニケーションがあれば、来場者も安心してデモ・パネル説明を受けられるでしょう。
デモ・パネル説明時にはスタッフが来場者と名刺交換をします。名刺交換したスタッフが展示会後のフォローを行うことで、その後がつながりやすくなります。そして、ヒアリングシートを使いながら、デモやパネルの説明を行います。その後の商談の提案を行い、クロージングをします。
③立ち位置
全体の会場図を見ながら、会場の入り口からのブース位置を確認し、人の流れを予測し読み込みスタッフの立ち位置を決めます。また、通路からブース、ブース内の導線を意識し、デモ案内スタッフの立ち位置を決めます。
展示会中の名刺管理／商談管理
展示会後のフォローをスピーディかつスムーズに行うためには、展示会中の名刺管理と商談管理が重要です。
①名刺管理
ブース前を通る来場者の名刺獲得はバーコードリーダーが便利です。多くの展示会でバーコードリーダーが用意されているので、積極的に活用しましょう。その日に獲得した名刺情報はその日にはデータで取得ができます。熱量が高くなく名刺情報の獲得だけに終わった対象顧客に対しても、お礼メールとともに商談提案が可能です。
ブース内のデモ・パネル説明で獲得した名刺には、あらかじめ名刺スキャナーを用意しておきます。その日の獲得した名刺をスキャナーで読み込み、データ化しておきます。商談管理とともにスムーズにアポイント調整日の連絡ができます。
②商談管理
また、ヒアリングシートの情報も集計し、商談日の調整を行います。この際に、ヒアリングシートでの優先順位付けを図れるように設問項目を設定しておきます。また、商談日程に関しても、セールスの予定をあらかじめ確保しておき、展示会から近い日程でスムーズに商談日を埋めるようにしておくと良いでしょう。
対象顧客かどうか判断するヒアリング設計
来場者への呼び込みや、デモ・パネル説明の際に使うヒアリングシートで、対象顧客であるかどうか判断していきます。呼び込みでは数秒～数十秒、デモ・パネル説明は数分～数十分と限られた時間のなかで、製品・サービスの紹介をしながらヒアリングをしなければいけません。
呼び込み時は口頭でのヒアリング、そして、デモ・パネル説明はヒアリングシートを活用しなら行っていきます。事前準備にてヒアリング項目を設計し、質問の回答に対しての分岐点を設定し、それぞれの対応方法を明確にしておきます。
展示会中はそのヒアリング設計で多くの商談・名刺を獲得しながら、改善しながら精度を挙げていきます。
まとめ
・展示会に必要な役割は①ブース内デモ案内 ②ブース外呼び込み ③ブース運営の3つ
・呼び込み係はブースの前を通る来場者に声をかけ、ノベルティと引き換えに名刺を獲得する。ノベルティを渡しながら来場者に足を止めてもらい、製品・サービスを一言で紹介し、即座に質問をする
・デモ・パネル説明ではヒアリングシートを使いながら、デモやパネルの説明を行い、その後の商談の提案を行いクロージングする
・対象顧客であるかどうかヒアリング項目を事前に設計しておく。質問の回答に対しての分岐点を設定、それぞれの対応方法を明確にする
