社内の業務の流れや、システムにおける処理の流れなどは、「フローチャート」と呼ばれる図式でまとめられていることがあります。そして、ビジネスの現場やシステム開発現場などでは、このフローチャートが重要な存在となります。
しかし、その種類や使われている記号について詳しく知らない人も多くいるでしょう。本記事では、フローチャートの概要や書き方、種類、記号の使い方などについて解説します。フローチャートを業務で見たり書いたりする機会がある人は、ぜひ本記事を参考にしてみて下さい。
目次
フローチャート（フロー図）とは？
フローチャート（フロー図）とは、業務の流れやさまざまな処理の流れを図にまとめて、視覚的に分かりやすく明記した図のことを言います。フローチャートには、行われる処理や分岐条件などによって、共通の決まった記号（図形）が使われています。
これにより、フローチャートの見方が分かる人であれば、それを見ただけで誰でも業務や処理の流れを簡単に把握できます。フローチャートを使えば、単純な業務の手順から複雑なシステムまで、様々なレベルの情報を表現できます。また、修正や改善が簡単で、複数の人々が協力して作成や解析を行うことも可能です。
フローチャートに関する歴史
フローチャートは、1920年代にアメリカの生産技術者であるギルブレス夫妻によって開発された「フロープロセスチャート」が起源であると言われています。フロープロセスチャートは、1921年にアメリカ機械学会（ASME）で紹介されました。
1930年代には「作業の簡素化」を提唱していた工業技術者のアーラン・H・モジェンセンが、フロープロセスチャートを自社の業務効率化をテーマとした会議のプレゼンで使用しました。
1940年代になると、Standard Register Industrial社の取締役であるベン・S・グラハムがフロープロセス図を情報処理に採用し、1947年には、アメリカ機械学会が、このフロープロセスチャートのための記号システムを採用しはじめました。
1940年代後半からは、フローチャートがプログラミングの世界で人気のツールとなってきています。以降、プログラミングやさまざまな業種の業務プロセス構築の場面でフローチャートが使われるようになりました。
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フローチャートの役割や目的とは？
フローチャートには、下記のような役割や目的があります。
● プロセスの可視化
● プロセスの共有
● 問題の特定と改善
● システムの設計
フローチャートを作ることで、業務や作業の流れを視覚的に把握できます。そのため、業務や作業の流れを確認したい場合は、フローチャートを見ればすぐに確認できます。
また、業務の関係者間で業務フローを共有できるため、関係者間の意思疎通もスムーズになります。現在の業務の問題点を特定する場合も、フローチャートを分析することで特定のステップや手順での遅延やエラーを明らかにすることが可能です。フローチャートを活用すれば、迅速に問題点を発見して改善策を検討することができるのです。
システム開発の分野では、エンジニアやプログラマーがシステムのロジックの流れを理解するのに役立つでしょう。
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フローチャートで使う記号
フローチャートでは、主に下記の記号が使われます。
● 処理記号：具体的な処理を示す（長方形）
● 開始/終了記号：処理の開始/終了を示す（楕円形）
● 書類記号：帳票などのドキュメントを示す
● 判断記号：条件分岐の場合の判断を示す（ひし形）
● 結合子記号：個別の要素の結合を示す（円形）
● ページ外結合子記号：複数ページの結合を示す
● 入出力記号：データの出入りを示す（平行四辺形）
● 矢印・線：要素同士をつなぎフローを示す
このような記号を組み合わせることで、一連の処理の流れを視覚的に分かりやすく表現できます。上記以外にも、「コメント」「手動操作」「遅延」など、数多くの記号が存在します。
処理記号：具体的な処理を示す（長方形）
長方形の記号は処理記号と呼ばれ、処理する内容を表す記号です。処理とは、具体的な作業や行動、動作のことを指し、分岐せずにそのまま通過するステップとなります。
ひとつの処理記号に複数の内容を記載すると分かりづらくなるため、ひとつの処理記号にはひとつの処理内容を記載します。
開始/終了記号：処理の開始/終了を示す（楕円形）
楕円形の記号は、開始/終了記号で、フローチャートの最初と最後に配置します。端子と呼ばれるこのボックスには、通常「開始」と「終了」を記載します。
書類記号：帳票などのドキュメントを示す
長方形の下部のみを波線にした記号は書類記号で、帳票などのドキュメントを示します。人間が読める媒体上のデータを表し、処理が進行すると同時に形成されるため処理記号の上に重ねるように配置します。複数書類となる場合は、書類記号を重ねて表示する「複数書類記号」を使用します。
判断記号：条件分岐の場合の判断を示す（ひし形）
ひし形の記号は判断記号で、フローチャートにおいて複数の選択肢に分かれる場合に使用します。「はい/いいえ」「Yes/No」といった条件分岐、及び判断が必要な場面で使用され、2つ以上の判断処理となる場合に配置します。ボックスには条件を記載し、矢印・線上もしくはその付近に「はい/いいえ」「Yes/No」などを表示します。
結合子記号：個別の要素の結合を示す（円形）
円の記号は結合子記号で、同一フローチャート内において、別の処理にジャンプさせる場合に使用します。
フローチャートが複雑になってきたり、長くなったりして分かりづらくなってきた場合に、それまで表示させているフローチャートから切り離すことができるため、見やすさの観点から有効活用できます。
ページ外結合子記号：複数ページの結合を示す
野球のホームベースの形をした記号はページ外結合子記号で、複数ページの結合を示します。
フローチャートが複雑になってきたり、長くなったりして複数ページに及ぶ場合に、フローチャートが連続していることを示します。記号内には通常ページ番号を記載しますが、ファイル名や参照先情報などを記載することもあります。
入出力記号：データの出入りを示す（平行四辺形）
平行四辺形の記号は入出力記号で、データの出入りを示します。入力として外部データを受け取る、外部へデータを出力する場合に使用します。
主にデータベースとファイルを分けて表示する場合に配置し、記号の中にはデータの内容を記載します。通常、フローチャートの最初の方で使用されれば入力、最後の方で使用されれば出力と受け取れます。
矢印・線：要素同士をつなぎフローを示す
矢印・線は処理記号や判断記号など、要素同士をつなぎ、流れの向きを指し示すときに使用します。流れの向きが明確で時系列で進むときには矢印を使用し、同時進行する場合などは線を使用します。矢印・線は交差させたり斜めにしたりせず、なるべく見やすいように要素同士をシンプルにつなぎます。
フローチャートの種類
フローチャートには、主に下記の種類があります。
● 意思決定フロー
● ロジックフロー
● システムフロー
● 製品フロー
● プロセスフロー
それぞれのフローについて順番に解説します。
意思決定フロー
意思決定フローとは、「デシジョンツリー」とも呼ばれ、ビジネスの意思決定やクレーム対応時の判断などの場面において、状況に応じた行動のもととなる「意思」を決定していく際に利用するフローのことです。
発生した問題において、どんな対処方法が存在し、それらを選択した場合にどのような結果となるのかを明確にしたい場合に、意思決定フローが役立ちます。
意思決定フローの特徴は、各判断記号において「はい」か「いいえ」の2択で分岐することが多い点です。そして「いいえ」に分岐する場合は、不足しているものを補うための行動（調査や整理など）を行います。
ロジックフロー
ロジックフローとは、ソフトウェアなどのITに関するシステムの処理の流れを図式化したもののことを言います。
たとえば、ある開発プロジェクトチームで新たにプログラマーを採用し、採用したプログラマーにシステムのコーディングを行ってもらいたい場合、ロジックフローがあれば、彼らにスムーズに作業をしてもらえます。
逆に、ロジックフローがなければ、開発作業自体が行えなくなってしまうでしょう。そのため、ロジックフローはITの開発現場では欠かせないフローとなっています。
システムフロー
システムフローとは、システム全体の動作とデータの流れを表現し、情報システムやビジネスプロセスの設計や分析を行う場合に使うフローのことです。ロジックフローと似ていますが、主に下記の用途や側面があります。
● システム全体の動作やデータの流れを表現するためのフロー
● 主に情報システムやビジネスプロセスの設計・分析に使用される
● システム内の各プロセスや機能などの要素を表現し、それらの間のデータの流れを示す
システムフローは、システムの全体像を把握して、改善や効率化を図るのに役立ちます。システムフローは、ロジックフローよりももう一段階大まかなフローと言えます。
製品フロー
製品フローとは、製造業などの分野で、原材料の調達から出荷までの流れを示したフローのことを言います。製品フローには、主に下記の5つのステップが含まれます。
1. 調達
2. 生産
3. 品質管理
4. 在庫管理
5. 配送/出荷
製品フローを明確にしておくことは、製造業の効率性を高めたり、顧客満足度を向上させたりするのに役立ちます。そして、効率的な製品フローは、生産と供給全体の管理を改善し、コスト削減や生産性向上につながります。
プロセスフロー
プロセスフローとは、会社などの組織において、ある目的を達成するためにどのような段階を踏んで進んでいけばいいかを整理したフローのことを言います。
たとえば、会社で出張旅費を申請する際の、社員が申請した内容を上長が確認して「可決or否決」を決定するフローや、可決・否決それぞれの処理を行った後に、さらにどのような処理が行われるのかを定めているフローなどがあります。
プロセスフローを作っておくと、社内業務の流れが明確になるだけでなく、判断に迷った場合に見返して確認するのにも役立ちます。特に「まれにしか行わない業務」などは、後でフローを確認したい場合もあるため、プロセスフローを作成して残しておくのがおすすめです。
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その他の代表的なフローチャートの種類
ここまで主なフローチャートを紹介してきましたが、他にも下記のようなフローチャートがあります。
● スイムレーンフローチャート：複数の立場にまたがる業務フローをまとめたもの
● ワークフローフローチャート: 一般的な社内業務の流れをまとめたフロー
● イベント駆動型プロセスチェーン (EPC) フローチャート：業務プロセスをグラフィカルに可視化するためのフローチャート
● 仕様記述言語 (SDL) フローチャート： 通信システムやコンピュータネットワーク、制御システムなどの仕様記述に使われるフロー
● プロセスフロー図 (PFD）（別名プロセスフローチャート）： 工場における機器の構成要素同士の関係を示したフロー
● ビジネスプロセスモデリング表記法 (BPMN 2.0)： 計画された業務プロセスの全体像を可視化するもの
フローチャートは、「どんな流れを整理・把握したいか」によって最適解が異なるため、それぞれの問題解決に合ったフローチャートを作成できるとよいでしょう。
フローチャートを作成するステップ
フローチャートは、処理の流れを把握するのに役立つツールですが、実際に見るのと、フローチャート自体を作るのとでは異なる視点が必要です。フローチャートを「作る」ときには、以下のステップで進めることが大切です。
1. 目的の決定
2. 関係する人の洗い出し
3. 関係する人のタスクの洗い出し
4. 各タスクの時系列による並べ替え
5. フローチャートの仮運用と改善
はじめに、フローチャートの目的を明確にすることで、作成時の過不足や手戻りが少なくなり、効率的にフローチャートを作成できます。目的を決定したら、フローの中で誰が関係するのかを洗い出します。
そして、洗い出した人にどのような処理をしてもらう必要があるかもフローに盛り込まなければならないため、関係する人のタスクも洗い出します。
関係する人・タスクが洗い出せたら、それらを時系列に並べ替えてみましょう。ここまで作成できれば、後は流れを作成し、条件分岐などを加えればフローチャートができあがります。
その際には、できるだけフローで使う線は交差しないようにタスクを配置すると、見やすいフローチャートにすることができます。
最後に、できあがったフローチャートを基に実際に仮運用を行ってみて、問題がないかどうかを確認します。もし問題があれば、見直しと改善を図りましょう。
上記のようなプロセスを踏むことで、有用なフローチャートを作成できます。
フローチャートの書き方
以下では具体的なフローチャートの書き方について解説します。
フローチャートは3つの基本構造から成り立っており、フローチャートを正しく作成するためにはこちらも理解する必要があります。以下ではその3つの基本構造についても解説します。
さらに、フローチャートはエクセルでも作成できるため、エクセルを活用したフローチャートの書き方についても解説します。
● フローチャートの3つの基本構造
● フローチャートの基本ルールを確認
● フローチャートの書き方
● エクセルを使ったフローチャートの書き方
フローチャートの3つの基本構造
フローチャートは、以下の3つの基本構造が組み合わさって成り立っています。
● 順次構造：記述されている順番通りに処理をしていく
● 分岐構造：条件により処理内容が分かれる
● 反復構造：条件をクリアするまで処理を繰り返す
これらの基本的な仕組みを理解しておくことにより、作成も読解も非常に簡単に行えるようになります。
フローチャートの基本ルールを確認
フローチャートを書く際には、フローチャートの基本ルールもしっかり理解しておきましょう。基本ルールとして特に理解しておきたいのは、主に以下の項目です。
● フローチャートを作成するときは基本的に「上から下へ」、また「左から右へ」要素を配置する
● 上述の流れに逆らい逆行するときは矢印を用いる
● 矢印・線は斜めにしたり交差したりしないように配置する
● 矢印は一方向にのみ示すことができる
● ボックス（記号）の大きさは統一する
● ボックスとボックスは一定間隔をあける
● ボックスの形はそれぞれ意味が決められているため、違う図形を使用しない
● フローチャートを読むときも上述の流れで読むことが大前提
フローチャートは基本的に「上から下へ」、また「左から右へ」作成、及び読解することが大前提となっています。
またフローチャートに使用するボックス（記号）は、「JIS＝日本工業規格」によってそれぞれ意味が決められているため、適当な図形を使用することはできません。
フローチャートの書き方
フローチャートは以下の手順で書いていきます。
1. プロジェクトスコープの決定
2. 各タスクを時系列で配置していく
3. 配置したタスクの種類を分け記号別に整理する
4. フローチャートを作成する
5. 作成したフローチャートを改善する
1.プロジェクトスコープの決定
プロジェクトのスコープとは、プロジェクト完了までの必要な作業範囲のことで、これには時間やタスク、リソースなどあらゆるものが含まれます。
まずはこういった全体的な作業内容の見直しや、必要な経営資源の把握などを行い、プロジェクトスコープを決定していきます。
2.各タスクを時系列で配置していく
全体的な作業内容を確認し、分割した各タスクを時系列に沿って配置していきます。
3.配置したタスクの種類を分け記号別に整理する
分割し時系列に配置した各タスクに対して、それぞれフローチャートのボックス（記号）を割り当てていきます。
4.フローチャートを作成する
矢印や線で各ボックス（記号）結びつけていき、フローチャートを書いていきます。フローチャートは手書きで書くことはもちろん、ツールやアプリケーションなどを使用してもよいでしょう。
5.作成したフローチャートを改善する
作成し終わったフローチャートは、そのまま実戦投入せず、一度複数人で共有し、問題点やボトルネックとなっている部分がないかを確認していきます。
エクセルを使ったフローチャートの書き方
フローチャートは、エクセルに用意されているフローチャート用の図形を使って簡単に書くこともできます。
1.まずはエクセルを開き「挿入」タブから「図」をクリックします
2.さらにドロップダウンメニューから「図形」をクリックします
3. すると「フローチャート」と表示された枠が出てきます
4. その枠内にフローチャートに使用する図形が羅列されていますので、図形を選択しクリックします
5. そのままシート上のどこかをクリックするとその場所に選択した図形が貼り付けられます
6. 貼り付けられた画像はドラッグアンドドロップで簡単に拡大縮小ができるので、適切な大きさに設定し配置します
7. この作業を繰り返して図形を貼り付けていき、適切に配置していきます
8. 最後に「線」の枠内より「矢印」及び「線」を選択し、ボックス（記号）同士をつないでいきます
ワードを使ったフローチャートの書き方
1.ワードを開きフローチャートを作成したい文書を開きます。
上部メニューから「挿入」タブをクリックします。
2.「図形」をクリックすると、四角形、楕円形、矢印など、さまざまな図形の一覧が表示されます。
3.「フローチャート」カテゴリーから、プロセスや決定、データなどの図形を選択できます。
選んだ図形をクリックし、文書内の適切な位置にドラッグして配置します。
必要に応じて、複数の図形を挿入してフローチャートを構成します。
4.図形の選択が完了したらテキストを入れていきます。右クリックして「テキストの編集」を選びます。これで図形内にテキストを入力できます。
5.図形の大きさや矢印の長さ、向きなどを調整して、フローチャートの見栄えを整えます。
6.必要に応じて、図形や矢印の色を変更することも可能です。
7.最後にレイアウトの調整をして見栄えを調整すれば完了です。
この手順で、ワードを使って簡単にフローチャートを作成できます。
パワーポイントを使ったフローチャートの書き方
1.パワーポイントを開き新しいプレゼンテーションを作成します。
上部メニューから「挿入」タブをクリックします。
2.「図形」をクリックすると、四角形、楕円形、矢印など、さまざまな図形の一覧が表示されます。
3.「フローチャート」カテゴリーから、プロセス、決定、データなどの図形を選択できます。
選んだ図形をクリックし、スライド上の適切な位置にドラッグして配置します。
4.図の選択や挿入が完了したらテキストの追加をします。
図形を選択し右クリックして「テキストの編集」を選び図形内にテキストを入力します。
5.矢印の追加やレイアウトの調整をすればフローチャートは完成です。
パワーポイントを使って効果的なフローチャートを作成できます。
フローチャートを使うべき場面
フローチャートは、下記のような場面で使うと有用です。
● 業務の流れを記録しておきたいとき
● 複雑なプロセスやアイデアを整理したいとき
● チームへタスクを効率的に割り当てたいとき
● スムーズに決断したいとき
● 業務の問題点を発見したいとき
● 業務の平準化をしたいとき
● 進捗確認をしたいとき
これらのような場面は、日常業務の中でも多々あるのではないでしょうか。
そのため、フローチャートはさまざまな場面で便利に使えると言えます。もし、日常業務の中で上記のような場面に出会った場合、フローチャートを作成してみるとスムーズに問題が解決することもあるかもしれません。
まとめ
本記事では、フローチャートの概要や書き方、種類、記号の使い方について解説しました。
情報の整理や問題解決、処理の効率化や業務の平準化など、フローチャートにはさまざまな用途があります。
そして、フローチャートは見て確認するだけでなく、場面に適したフローチャートを採用して自分で作成してみることでより理解が深まるため、何かの問題に直面したときは自分で書いてみることもおすすめです。
ぜひ本記事の内容も参考にしながら、役立つフローチャートを書いてみましょう。
