初めての展示会出展が決まり、企画立案から社内稟議をクリアし、いよいよ準備段階へと進む際、最も重要となるのがパートナー選びです。特に、展示ブースの施工に携わる装飾業者は、準備段階から展示会当日まで二人三脚で伴走してくれる、まさに成功の鍵を握るパートナーと言えます。展示ブースは、来場者の第一印象を決定づける重要な要素であり、そのデザインや機能性は、出展の成果に直結します。
この記事では、展示ブースの施工がどのように進められるのか、その一般的な流れと、数あるブース装飾業者の中から自社に最適なパートナーを見つけるための選定ポイントを詳しく解説します。効果的なブース施工を実現し、展示会で最大限の成果を上げるための一助となれば幸いです。
企画立案の段階からしっかりと準備を進めたい方は、こちらの関連記事も併せてご参照ください。
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目次
展示ブースの施工を検討する2つのケース
展示ブースの施工を検討する際には、主に2つのアプローチがあります。一つは、展示会ブース 施工の専門業者に依頼する方法、もう一つは、展示会主催企業が提供するパッケージブースを利用する方法です。どちらの方法を選択するかは、予算、デザインの希望、そして展示会での目標達成度によって異なります。
①専門業者に依頼するケース
このケースでは、ブースのデザインから実際の施工までを一貫して、または部分的に専門業者に依頼します。デザイン性の高い、オリジナリティあふれるブースを求める場合は、デザイン会社と連携するか、デザイン能力のある展示会ブース 施工業者を選定します。費用を抑えたい場合は、自社でデザインを行い、施工のみを外部に委託するという方法もあります。
さらに、マーケティング戦略全体を視野に入れ、コンセプト設計からブースデザイン、施工までをトータルでサポートする企画会社に依頼するケースや、広告代理店が提携する展示会ブース 施工業者と協力してプロジェクトを進めるケースも一般的です。
②パッケージブースを利用するケース
展示会主催企業がパッケージブースを用意しているケースです。このタイプのブースは、一般的に1小間よりも小さなサイズ、あるいは1～2小間のサイズで提供されることが多く、基本的な電気工事や、机と椅子といった受付セットが標準で含まれている、シンプルな展示空間となります。
このオプションの最大のメリットは、展示会ブース 施工のコストを抑えられる点です。必要な展示物、例えば企業紹介のパネル、製品デモ用のモニター、PCなどを自社で用意できれば、最小限の投資で展示会への参加が可能になります。しかし、デザインの自由度が限られるため、他の出展社との差別化を図ることが難しくなりがちです。そのため、集客や自社製品・サービスへの関心を高めるためには、展示物の内容やプレゼンテーション方法、あるいはブース内でのコミュニケーション戦略といった、展示会ブース 施工以外の部分で工夫を凝らすことが重要となります。ブース装飾におけるオリジナリティを追求したい場合は、専門業者への依頼を検討する方が良いでしょう。
展示ブースの施工の流れ
専門業者に展示ブースの施工を依頼する場合、一般的には以下の流れで進めていきます。スムーズな展示会ブース 施工を実現するためには、各工程を理解し、業者との連携を密に取ることが重要です。
①ブースコンセプト
まず、展示会出展の目的やターゲット層を明確にし、それらに基づいたブースコンセプトを策定します。コンセプトが固まっていれば、それを土台に次のステップへ進みます。コンセプトが未定の場合は、出展目標を再確認し、どのようなメッセージを伝えたいのか、どのような顧客層にアプローチしたいのかを具体的に検討します。この段階で、ブースのデザインや展示内容の方向性もある程度見定めておくと、後の工程がスムーズに進みます。効果的な展示会ブース 施工は、このコンセプト策定から始まります。
②デザイン・見積り依頼
策定したブースコンセプトを基に、複数のブース装飾業者へデザイン案と見積りの依頼を行います。この際、単にデザインや金額だけでなく、業者の実績や得意分野も考慮して選定することが望ましいです。詳細な情報を共有することで、より精度の高い見積もりとデザイン案を引き出すことができます。依頼時には、以下の情報を具体的に伝えることが推奨されます。
●出展する展示会: 展示会名、開催日、開催場所、そして最も重要な装飾規定（ブースの高さ制限、構造上の制限など）
●ブースの仕様: ブースサイズ（小間数）、開放面数（壁の数）
●出展製品・プロダクト: 製品・プロダクトの概要、ウェブサイトURL、パンフレットなど
●ブースコンセプト: 出展目的、ターゲット、コンセプト、テーマ
●展示内容の希望: モニター設置、PC用カウンター、展示パネルスペースなど、具体的な要望
●付帯設備の希望: ストックヤード、受付・商談スペースの設置など
●予算感: 大まかな予算、上限金額など
これらの情報に加え、必要であれば業者と面談を行い、自社の要望を正確に理解してもらうことが、満足のいく展示会ブース 施工につながります。
③見積り・デザイン確認
複数の業者から提出された見積りとデザイン案を比較検討します。各見積もり項目を詳細に確認し、価格差が生じている理由を明確にすることが重要です。ブース装飾業者の見積もりには、一般的に以下のような項目が含まれます。
●ブースデザイン企画・設計費
●床工事費: パンチカーペット、床パネルなどの施工
●什器・造作費: 壁、柱、展示台、アーチなどの製作・設置
●サイン・グラフィック費: 壁面装飾、パネルのデザイン・出力
●電気工事費: 分電盤工事、照明・コンセント設置
●リース備品費: モニター、音響機器、カタログスタンドなど
●設営・撤去・運搬費
デザインについては、出展目的やコンセプトに合致しているか、製品・サービスが効果的に伝わるか、といった視点で評価します。これらの確認を経て、最適なブース装飾業者を決定します。
③展示物の制作
業者決定後、最終的な金額調整を行い、本格的な制作へと移行します。制作過程で、設置パネルの増減やディスプレイの位置変更など、細かな調整が発生することがあります。その都度、業者と連携し、見積もりを適宜見直しながら進めます。自社でデザインデータを作成する場合は、指定されたフォーマットで入稿し、業者のパース図に反映してもらうことで、完成イメージを随時確認することができます。
④展示会主催企業への提出書類
展示会出展で悩むのが主催企業へ提出する書類の多さです。スケジュールが多く設定され、漏れやすいのが事実です。ブース装飾業者の登録については業者みずから申請することも可能な場合があるので、その際は積極的に依頼をします。
また、当日の入館証や車両通行証もブース装飾業者の分を手配する必要がある展示会もあるので、忘れないように手配をしましょう。
⑤展示物の搬入および施工
すべての準備が完了したら、いよいよ当日を迎えます。ブースの搬入および施工は、開催日の2日前～前日に行われます。
また、ブースの確認および引き渡しは開催日前日までに行われます。いつ立ち合いが必要なのか事前にブース装飾業者と確認をしておきます。施工中にトラブルやイレギュラーが発生した場合もスムーズに対応できるよう、前日は現場に駐在することがおすすめです。
⑥展示会の会期中および搬出
展示会会期中は、ブース装飾業者が常駐しない場合もあります。万が一、ブースに不具合が生じた場合に迅速に対応できるよう、担当者の連絡先を控えておきましょう。展示会終了後には、速やかにブースの解体・搬出作業が行われます。パネルなどの資材を持ち帰る場合は、梱包の依頼なども検討すると良いでしょう。
ブース装飾業者の選定ポイント
ブースの施工を依頼した装飾業者とは、展示会当日まで3か月もの間コミュニケーションを取り続けます。タスクが非常に多い展示会ではスムーズな準備が重要になります。
また、展示会の成功は当日ではなく、ブースデザインとコミュニケーション設計の準備段階で決まるため、展示会を成功させるためにパートナーとなるブース装飾業者は非常に重要です。業者選びに重要なポイントを下記に紹介します。
①予算
✓予算内で希望に近い内容でできているか
✓明確で分かりやすい見積りになっているか
②ブースデザイン
✓出展目的やコンセプトにあったデザインとなっているか
✓企業や製品・サービスのブランディングに適切か
③製品・サービス
✓ブースを一目見ただけで製品・サービスが即座に理解できるか
✓キャッチコピーはわかりやすく、来場者のニーズに沿っているか
✓来場者が必要としている情報を伝えられるか
④提案
✓希望をくみ取った提案ができているか
✓パース図とあわせて、デザインの根拠を説明しているか
✓デザイン以外にも提案ができているか
✓要望に対して、プラスアルファの提案ができているか
⑤対応
✓質問に対して、早急に回答があるか
✓要望に対して、柔軟に対応してくれるか
まとめ
・展示ブースの施工には専門業者に依頼するケースと、展示会主催企業が用意するパッケージブースを利用するケースの2つある
・ブースコンセプトをもとに、複数のブース装飾業者へデザインと見積り依頼を行う。複数の業者から見積りを取ることで、相場を知ることができる
・見積りとともに提案されたデザインについて、出展目的やコンセプトに沿ったデザインとなっているか、製品・サービスが来場者に伝えられているかといった視点で確認し、ブース装飾業者を決定していく
・展示会の成功は当日ではなく、ブースデザインとコミュニケーション設計の準備段階で決まる。展示会を成功させるためにパートナーとなるブース装飾業者選びは非常に重要
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