ビジネスパーソンは「リマインド」という用語をすでに使っているかもしれません。リマインドとは、英語の動詞remind由来のビジネス用語で「思い出させる」という意味があります。日本語でいえば「念押し」「再確認」と訳せるでしょう。
顧客や社員どうしで必要事項を再確認するのがリマインドの目的であり、マーケティング活動の一つ、インタラクティブ（双方向）マーケティングとして捉えられます。
今回はまず、リマインドの意味をマーケティングの視点で解説します。続いてリマインドの使い方やリマインドメールの例文、活用する際の注意点なども説明します。
本記事を読めば、ビジネスを発展させるための示唆を得られるでしょう。
目次
リマインドとは？マーケティングとつながる
リマインドとは、会議や商談の日程を取引先に再確認したり、提出や連絡を依頼したりすることを指します。媒体は電話またはメールです。
リマインドを行う際に気を付けるべきは、自社の事情を優先して顧客に「念押し」「催促」するイメージで対応すれば、リマインドはマイナスとなってしまう点です。相手に圧力をかけるような態度や言葉は避けなくてはなりません。
リマインドで顧客との関係にひびが入り、あるいは社内における確認ですれ違いが生じた場合、業績や業務に悪い影響を与えます。
そこで、必要なのがインタラクティブマーケティングの視点です。リマインドを単なる事務手続きと捉えるのではなく「たった1つのやり取りがマーケティング全体に影響を与える」と認識するのです。
1件の商談についても日程調整、資料準備、商談、事後折衝など、諸々のTo Doを重視します。一連の流れにある細かなやり取りを大切にする姿勢が、質の高いコミュニケーションにつながります。
リマインドはTo Doの1つです。相手の目線に立った丁寧なやり取りを積み重ねることで、インタラクティブマーケティングが可能になるのです。この視点に立てば「念押し」「催促」という意識すらなくなるでしょう。
関連記事：マーケティングコミュニケーションとは？よくある課題や手法についてもご紹介！
リマインドと「催促」や「アラート」の相違点
リマインドと似たような意味合いの言葉に「催促」と「アラート」があります。どれも相手に思い出させるという目的で使用される言葉としては共通していますが、細かいニュアンスに相違点があります。
● リマインドのニュアンス
● 催促のニュアンス
● アラートのニュアンス
リマインドのニュアンス
リマインドは相手に思い出させることを目的に電話やメールなどで再通知を行うことです。あくまで相手の心証を害することなく、やんわりとインタラクティブな視点から行います。
例えば「5日に約束していますが、覚えていらっしゃいますでしょうか」というように「相手に尋ねる」「再確認して合意を得る」といった感覚です。
催促のニュアンス
一方催促は、約束ごとや取り決めなどを相手に対して早く実行するように一方的に要求することです。ニュアンスとしてはリマインドよりも強めで一方通行となりがちです。
たとえば「支払い期限が過ぎていますので早急に振り込んでください」というように「約束ごとや取り決めを守るように強めに促す」といった感覚です。
アラートのニュアンス
そしてアラートは「警告」や「注意喚起」、「警戒態勢を取らせる」といった意味合いとなり、緊急性を表す言葉です。危険な状況や切羽詰まった状況下で使用され、相手の感情は考慮されません。
たとえば「熱中症警戒アラート」「津波警報」「緊急地震速報」などのように「必ず行ってください」といった半強制的な感覚です。
リマインドの必要性と使う際のポイント
ビジネスシーンの事例を解説する前に、リマインドが必要な理由とリマインドを使う際の重要な視点を説明します。まず、リマインドの必要性は次のとおりです。
● ミスや落ちがなく、業務を円滑＆確実に進められる
● 将来的な業績アップにつながる
● 取引先との関係性が良好に保たれる
ビジネスシーンでは業務を確実に進めたり業績向上につなげたりするだけでなく、会社どうし、社員どうしの信頼関係を保つためにもリマインドが使われます。重要度の高い案件ほどリマインドを行う必要があるのです。
リマインドを行う際には、お互いに多忙だからこそタイミングやテキストの長さには注意を要します。相手に時間をとらせず、スマートに済ませたほうが賢明です。
しかし、しっかり確認しなければ目的を果たしたとはいえません。また簡潔にリマインドメールを送ったとしても、相手に「冷たい印象」をもたれてしまっては逆効果でしょう。
このようにリマインドを使う際は、リマインドが相手の心証をよくも悪くもする点を念頭におく必要があります。たった1つのやり取りが、企業や商品・サービスのイメージ（ブランディング）にまで影響を与えるのです。
関連記事：ブランディングの本当の意味を知る！正確に把握して始めよう！
リマインドが必要な3つの場面
ここでは、リマインドが必要な3つの場面をピックアップします。メールで確認する場面を主に想定してください。
● 会議や商談が近づいてきたとき
● 書類提出の期日が迫ってきたとき
● 会議や商談などの出欠を確認したいとき
それぞれの活用の仕方と、活用の際に気をつけたい点を解説します。
重要な会議や商談に関するリマインド
1つめは、取引先との重要な会議や商談を再確認する場面です。昨今はパソコンやスマートフォンなどを介して、やり取りに不自由がなくなりましたが、そこはやはり人間どうしです。ときに連絡もれや食い違いなどが生じることもあるでしょう。
リマインドメールを送るタイミングは、予定日よりも3日ほど前を目安にしましょう。万が一予定もれがあった場合、日程の調整がしやすいためです。
書類の提出期限に関するリマインド
2つめは、書類や資料の提出期限が近づいている段階で、未提出者（社）へ提出を促すリマインドメールです。一斉にメールを送る場合でも「すでに提出してくださった方（社）には再度ご連絡となります、改めてお詫び申し上げます」など、一言入れましょう。
提出期限に関するリマインドは、確認というより「催促」にあたるため、メール作成には細心の注意が必要です。上司や先輩社員に一読してもらいましょう。
出欠を確認するためのリマインド
3つめは、イベントや食事会などの出欠確認のリマインドメールです。取引先によっては対応する人と出席する人が異なるケースもあります。
よくあるのが、対応する人と出席する人がお互いに「○○さんが連絡してくれただろう」と思い込んでいるような場合です。当日参加したのに、出席名簿になかった…となれば取引先に恥をかかせてしまいます。
出欠の返事をもらっていない場合は、予定日の3日ほど前に送るなど、相手が対応しやすいタイミングにしましょう。
関連記事：チーミングの意味とは？チームが機能するために必要なこと
リマインドをする方法
リマインドを行う方法としては以下が挙げられます。
● メール
● 電話
● チャット
● 口頭
● リマインダー
メール
リマインドで使用される媒体として、現在ポピュラーなのがメールです。インターネット普及後、電話に取って代わり重要な連絡手段として必要不可欠な媒体となりました。
メールは電話と違い相手の都合に左右されないため、非常に使い勝手がよくリマインドを行う上でも適しています。
しかしながら、単に相手に問いかけるだけのメールでは失礼にあたりますので、しっかりとビジネスマナーを遵守した文面になるようにメールを作成します。
リマインドメールの文章構成
リマインドメールとしてもっともしっくりくる文章構成は、「挨拶」ではじめて「本題」に入り、最後に「締め」という順番になります。
| 挨拶 | リマインドメール送信者の名前や所属部署を名乗り挨拶を行います。 |
| 本題 | 相手に思い出させたい内容の文章を記載します。予定が変わったり、相手の都合が悪くなったりしたときのために、調整可能な代替案なども盛り込んでおくと合意が得られやすくなります。 |
| 締め | 「何卒よろしくお願いいたします」といった締めの文章を最後に記載し文章を締めます。 |
リマインドメールの件名
件名には具体的な内容を入れ、リマインドメールであることがひと目で分かるようにします。そして文章表現に気をつけ「どうなっているのでしょうか」などのように、催促メールのニュアンスにならないように注意します。
例えば「5日のイベントに関するご確認」「5日に〇〇駅での待ち合わせの件につきまして」など、やんわりとした表現で具体的な日時や内容などが端的に分かるような件名にします。
リマインドメールの内容
リマインドメールの本文は、ビジネスフレームワークのひとつである「5W1H」を用いて作成すると相手に分かりやすく伝えられます。
| 5W1H | |
| When | いつ |
| Where | どこで |
| Who | だれが |
| What | なにを |
| Why | なぜ |
| How | どのように |
この6つの項目を記載することで伝えたい情報が明確になり、相手に過不足なく内容を伝えられます。5W1Hを利用するメリットとしては、伝えたい内容を過不足なく相手に伝えられるだけでなく「催促」のニュアンスも抑えられます。
このフレームワークに従って文章を作成するだけで「どうなっているのでしょうか」など、感情的なニュアンスの文面が入る余地がなくなります。こういったメリットもありますので、リマインドメールを送る際には積極的に「5W1H」を活用することをおすすめします。
電話
リマインドを電話で行うことを「リマインドコール」といいます。メールで文章を作成するのが煩わしいと感じる人などはよく電話を利用します。
リマインドコールは相手の反応を直で感じ取れますが、電話を掛けるタイミングが悪かったり、回数が多かったりすると相手に不快感を与えてしまうこともあります。
また「わざわざ電話でなくてもメール一通よこせば済むのに」とネガティブな印象を持たれてしまうこともあり、使い所を間違わないよう配慮が必要となります。リマインドコールが実際によく利用されるのは、営業活動やマーケティング活動などにおいてです。
たとえば、セミナーやイベントの参加予定者に電話で出欠を再確認する、講演中紹介したバックエンドの商品やサービスの案内を再通知する、といったケースが挙げられます。
ユーザーへのコミュケーション維持や商品やサービスのアプローチといった目的で利用される方法がリマインドコールなのです。
チャット
メールよりも手軽な連絡手段として、チャットもよく利用されるようになってきました。同じコミュニティ内では情報も共有できることから、企業では従業員同士の連絡手段として活用しているところもあります。
こういったチャットを利用してリマインドを行うことも可能です。またチャットには「ピン留め」という便利な機能も備わっていますので、こういった機能を利用してリマインドメッセージを常時見えるようにしておくこともできます。
使い方次第では非常に使い勝手のよい媒体です。チャットでリマインドを行う場合も、メール同様に「名前」「期日」「時間」「本文」といった最低限の情報を記載しておきます。
口頭
通常の会話と同じく口頭で直接相手にリマインドを行います。人と人との約束や仕事場での作業に関係することなど、通常企業内では日常的に口頭によるリマインドが行われているはずです。
もっとも当たり前に普段意識せず、何気なく行っているのが口頭でのリマインドなのです。口頭でのリマインドは口約束と一緒で、記録が残らず相手にすぐ忘れられてしまう可能性が高いので、重要なリマインドの場合は記録に残る媒体も合わせて通達しておくとよいでしょう。
リマインダー
リマインダーを使用してのリマインドは自分に対して行うものですが、非常に便利な機能なので、覚えておいて損はありません。リマインダーとはタスクやスケジュールを忘れないように通知してくれる機能のことを指します。
スケジュール管理ソフトウェアやカレンダーアプリケーションなどに備わっている場合が多く、チャットなどにも標準搭載されています。予め指定した日時やタイミングにリマインドを設定しておけば、そのタイミングで通知が届きます。物忘れが多い人にはぜひ上手に活用してもらいたい機能のひとつです。
リマインドメールを作成する際の留意点
リマインドメールの基本は分かりやすさです。長文は多忙な相手に負担となってしまいます。また、前章で紹介したように、メールを出すタイミングにも配慮しましょう。
本章では、メール作成の流れ（件名・あいさつ・本文・締め）にそって、気をつけたい点を解説します。
件名はひと目で分かるように
件名はメールを開いたときに、ぱっと見て分かるような書き方にしましょう。理想は「件名＝用件」です。
たとえば、会議に関する情報をリマインドする場合は「〇月〇日〇〇会議についてのご案内」と書けば、相手は即座に開いてくれるでしょう。
あいさつでさりげなくアピール
件名と同じように、あいさつも長すぎないように努めます。「いつもお世話になっております。〇〇会社の〇〇と申します。」だけでも構いません。
アピールというほどでもありませんが、この2文を加えるほうが取引先に対して丁寧な印象を与えるでしょう。まずは「どこの誰か」と名乗るのが最低限のマナーです。相手からプラスの評価をもらえる可能性もあります。
何気ない言葉や姿勢が、取引するうえでは重要なのです。
本文は簡潔に分かりやすく
とにかく分かりやすい文章を作成しましょう。多忙な中でも、即座に確認できるよう読みやすさと見やすさを念頭におきます。
特に次の点を確認しましょう。
● 誤字脱字や落ちはないか
● 改行や段落づけなどが適切で読みやすいか
● 念押しや催促などの印象を与えないか
まず、誤字脱字がないように読み返してチェックしましょう。場所や時間などが抜け落ちていないかも確かめます。
文字がぎっしり詰まった文面を見ると、それだけで相手にストレスを与えます。適度に改行を行って、見やすさにも留意しましょう。
全体を読み返して、高圧的ではないか、上から目線ではないかなども入念にチェックします。社内部署で読み合わせるなどして、文章表現を和らげるようにしましょう。
締めまで心配りを
締めの言葉は、たとえば「何卒よろしくお願いいたします」「質問などございましたらお気軽にご連絡ください」などを添えると丁寧です。
また、送信元を明らかにして、何かあれば先方が連絡しやすいように、下記のような内容をメールの文末に入れましょう。
● 会社名
● 部署名
● 担当者名
● 電話番号（営業時間）
● メールアドレス
関連記事：開封率アップにつなげる！メルマガ件名の作成テクニック・コツとは？
リマインドメールの例文を紹介
前章ではメールの流れにそって重要なポイントを解説しました。ここではポイントをもとに3つのシーンをイメージした例文を紹介します。
● 重要な会議や商談のリマインドメール
● 提出期限を伝えるリマインドメール
● 出欠確認のリマインドメール
重要な会議や商談のリマインドメール
【挨拶】
平素より大変お世話になっております。〇〇社の△△です。
来週の会議につきまして、本日あらためてご連絡いたしました。
【本文】
日時:〇月〇日（〇曜日）午後〇時～午後〇時
場所:弊社「○○株式会社○○支店」〇階第1会議室
内容：1.現サービスの現状と課題報告
2.新サービス導入に関する概要説明
3.質疑応答
【締め】
当日は、本社より私と〇〇課課長□□が出席いたします。
ご多忙中とは存じますが、当日はどうぞよろしくお願いいたします。
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
受付時間や終わりの時刻などの記載は会社にもよりますが「どのような情報があれば分かりやすいか」と相手目線で作成しましょう。ただし、冗長にならないように注意します。
提出期限を伝えるリマインドメール
【挨拶】
いつも大変お世話になっております。〇〇社の〇〇です。
【本文】
平素より弊社のSNSマーケティングサービスをご利用いただき心より感謝申し上げます。つきましてはサービス内容に関するアンケートの提出（期日〇月〇日）が迫ってまいりましたので、本日ご連絡いたしました。
アンケートに関するご質問やご不明点などございませんでしょうか。また、行き違いの場合は、どうぞご容赦ください。
【締め】
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご協力何卒よろしくお願いいたします。
・・・・・・・・・・・・・・
アンケート提出の”催促”ですが、相手の立場になり「自分が〇〇といわれたら嫌味に聞こえそう」と思う言葉を使わないようにします。また、必ず連絡先を入れましょう。
出欠確認のリマインドメール
【挨拶】
いつも大変お世話になっております。〇〇社の〇〇と申します。
【本文】
先日ご案内しました食事会について改めてご連絡いたします。
日時:〇月〇日（〇曜日）午後〇時～午後〇時
会場:料亭「〇〇」
予約者名:〇〇課〇〇様 〇〇課〇〇様
参加費:〇円
参加人数:〇人参加予定（〇月〇日現在）
当日の連絡先:○○○-○○○○-○○○○（担当者〇〇の携帯）
【締め】
なお、都合が悪くなり当日出席できない場合は、お早めに〇〇までご連絡くださるようお願いいたします。（〇〇メール：○○○）
では、当日はどうぞよろしくお願いいたします。
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
先方は、会場の場所が分からないかもしれません。「知っているだろう」と思っても必ず、予想される利用交通機関や会場までの道のりを添付しましょう。
関連記事：ビジネスメールの正しい書き方とは？短時間でマスターできる基本を解説！
リマインドメールへ返信する場合の留意点
取引先からリマインドメールを受ける場合があります。返信する際は、次のような文を添えます。
● お忙しい中、ご連絡くださりありがとうございます。
● ご連絡していただきありがとうございます。お手数をおかけして申し訳ございません。
● ご多忙のところ、ご連絡ありがとうございます。お会いできますこと、楽しみにしております。
感謝の気持ちを忘れずに次の項目を意識して返信しましょう。
● なるべく早く返信
● どのようなメールにも必ず返信
● ビジネスマナーに配慮して
なるべく早く返信
受けたリマインドメールは、早めに返信します。リマインドメールの返信を待つ相手の気持ちを分かっていれば、すぐに返信は行えると思います。忙しい中でメールの対応をするのは大変かもしれませんが、「読んだ後にすぐ返信」を心がけましょう。
リマインドメールに対する感謝の気持ちを添えれば、なお良いでしょう。さりげない気遣いが信頼関係づくりにつながります。
どのようなメールにも必ず返信
リマインドメールだけでなく、基本的にすべてのメールに返信する姿勢が大切です。予定がまだ分からない、出欠の確認がとりにくいなどの理由で返信が遅れそうな場合は、その旨とおよその日程を伝えます。
返信が遅れた場合は、謝罪の言葉を添えて返信しましょう。遅れても平気で、一切言及しないのは相手に不信感を抱かせます。
ビジネスマナーに配慮して
リマインドメールは、基本的なビジネスマナーです。リマインドメールは要求したり、催促したりするものではなく、早めの確認や対応で自社と他社との関係を円滑に保つ目的があります。
お互いに良好な関係を保ちながら、最終的に双方の業績向上に努める姿勢が大切です。リマインドメールは業務が滞る事態を避け、スムーズなビジネスを展開するために欠かせません。
マナーを守ることが、地道なマーケティング戦略の一つといえるのです。
関連記事：推敲の意味とは？その由来や英語的な表現、類義語を徹底解説します！
まとめ
リマインドの概要や必要性、リマインドを使う場面や事例などを例文つきで解説しました。ビジネスシーンでは、ごく基本的なメールのやり取りであるリマインドメールですが、今回の記事で、リマインドの意味や活用の視点を確認できたことでしょう。ビジネスを成功させたい場合は、当たり前に見えるものに意味や価値を見出す必要があります。
大がかりなマーケティング活動ではなくても、リマインドメールのようなやり取りもマーケティング戦略の一つだと位置づけられます。
自社の発展を確実に進めたい場合「リマインドは有効活用できる」と覚えておきましょう。
