展示会の本番に向けて、企画立案にはじまり、ブースデザインやパネル・ノベルティ・パンフレットの制作、オペレーションの設計など多岐にわたるタスクを数か月かけて準備してきました。展示会の前日から当日にかけては準備してきたブースや制作物を完成させ、そして、目標達成に向けて、スタッフ一丸で取り組んでいきます。
今回は展示会を成功させるための前日と当日の流れについて紹介します。
目次
展示会の前日までに行うこと
展示会の前日までに、展示会で使用するものをリスト化し、当日に漏れなく用意できるよう準備と確認を行います。
①パネルやノベルティ、パンフレットなどの納品日の確認
制作会社から直接会場へ納品するように手配したものに関して、納品物が前日までに届くか確認を行います。パネルやノベルティ、パンフレットなど展示会で使用するものが必ず届くように手配をします。
②会社から送付するもの、会場に直接持ち込むものを用意
会社から送付するものがあれば、梱包して前日までに届くように手配いたします。また、直接会場に持っていくものがあれば、一緒に準備するようにすると良いでしょう。どこになにがあるのか、また、足りないものがないか確認することができます。
自社で用意したほうが良いものの一例を下記に挙げておきます。
✓デモ用のノートパソコン・液晶モニタ
✓Wifiルーター
✓名刺スキャナー・バーコードリーダー用のデバイス
✓電源タップ（延長コード）
✓太字のマジック、ボールペン、ホチキス、カッター、はさみ、付箋
✓A4用紙、クリアファイル、封筒、バインダー
✓セロハンテープ、ガムテープ、両面テープ
✓粘着用カーペットクリーナー(コロコロ)、ゴミ袋
✓消毒用アルコール、除菌ウェットティッシュ
展示会の前日に行うこと
多くの展示会では、ブースの施工は前々日から前日に行われます。ブースを装飾業者に依頼している場合には、ブースの引き渡しのための立ち合いが必要になり、自社で装飾する場合には自分たちで設営を行います。
①ブースの立ち合い
ブースの搬入には基本的に立ち合いが必要になります。事前にいつから立ち合いが可能か、また、いつまでに立ち会わなければならないのか確認しておきます。
立ち合いの際には、ブースがイメージ通りの完成か、依頼したものに漏れがないか、デザインが入稿したものと同じか、確認します。また、ディスプレイやマイク・スピーカーなどの機材をリースした際には、PCとの接続や音量が問題ないか、このタイミングでテストを行います。
そして、業者から注意事項や機材の操作説明を受け、問題なければ引き渡しが完了です。
②ブースの設営
装飾業者からの引き渡しが完了した後、あるいは、自分たちで設営を行う場合には、事務局が指定した時間までに作業を完了させなければいけません。
✓パネルやパンフレットを設置する
✓デモ用のPCやディスプレイなどの機材が問題なく動くか確認する
✓パンフレットやノベルティの保管場所を決め、保管する
✓その他、展示会に使うものが揃っているか確認する
③会場全体の確認
ブースの設営が完了したら、会場内を確認します。来場者がどこから入場し、どのようにブースを通るのかシミュレーションをし、スタッフの配置場所を確認します。また、事務局やセミナー会場、休憩場所やトイレなど会場全体も確認しておきます。
展示会の当日にすること
前日までに展示会に必要なものの準備を完了させ、いよいよ当日を迎えます。展示会の会期中はより多くの名刺獲得・商談獲得ができるように、来場者の接客とブースの運営に集中します。毎日、開始前と終了後にミーティングを行い、その日の改善点を翌日に反映するようにします。
①開始前ミーティング・準備
スタッフは会場が出展社の開場時間までに集合し、ミーティングを行います。初日はあらかじめ決めておいたオペレーションを確認し、2日目以降は改善点を共有していくと良いでしょう。ミーティングが終わったら、来場者の開場時間までにそれぞれの担当で必要な準備をしたり、来場者の声かけからブースへの誘導、ブース内での接客から商談獲得まで一連の流れをリハーサルします。
②来場者への声かけ・ブース内接客
展示会が開催されている間は、来場者への声かけやブース内での接客に集中します。来場者が集中するとき、集中しないときの波があるので、多くの名刺や商談が獲得できるように十何に対応していきます。展示会中は3~4日の間、1日中立ちっぱなしになります。定期的に休憩を行うことも重要です。また、ノベルティやパンフレットが切れないように補充を随時行います。
③終了後ミーティング
その日の展示会が終了したら、ミーティングを必ず行います。名刺獲得や商談獲得数の集計を素早く行い、ミーティングで目標に対する進捗状況を共有します。また、改善点を共有し、次の日から反映していくようにします。
④展示会の終了後・撤退
展示会の全日程が終了した後は、素早く撤退作業を行います。装飾業者がブースの解体を始めます。まず、バーコードリーダーなど主催企業や装飾業者から借りた備品は先に返却します。
それと同時に展示していたパネル、余ったパンフレットやノベルティを梱包し、会社へ送付します。名刺やアンケートは個人情報となるので、十分に取り扱いを注意しましょう。
また、この時に出たごみの処理方法についても事前に確認をし、どのように対応するのか決めておきます。多くの場合、自分たちでの処理になるので注意が必要です。
まとめ
・展示会の前日までに、展示会で使用するものをリスト化し、当日に漏れなく用意できるよう準備と確認を行う
・前々日から前日にブースの施工が行われる。ブースを装飾業者に依頼している場合には、ブースの引き渡しのための立ち合いが必要になり、自社で装飾する場合には自分たちで設営を行う
・展示会の会期中はより多くの名刺獲得・商談獲得ができるように、来場者の接客とブースの運営に集中し、毎日、開始前と終了後にミーティングを行い、その日の改善点を翌日に反映する
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