感染症対策のためにリモートワークが流行し、同時に仕事をする中でのデータ共有をどのような形で効率的に行うかに課題を感じている企業も多くいます。そこでおすすめなのがGoogle Drive（グーグルドライブ）です。Google Drive（グーグルドライブ）は、無料プランから用意されている各ファイルを共有できるドライブシステムのことで、多くの企業が積極的に活用しています。
そこで本記事では、Google Drive（グーグルドライブ）の概要やドライブを利用する際のポイントを解説します。また、共有ドライブを利用するメリットや、オフラインで共有できるファイルについても解説しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
Google Drive（グーグルドライブ）とは？
Google Drive（グーグルドライブ）とは、Googleが提供しているオンラインのファイル共有サービスのことです。個人、組織問わず利用することができ、誰かに共有をしなくとも、ファイルをオンライン上にまとめたい場合にも役立ちます。
Google Drive（グーグルドライブ）は、特定の個人のメールアドレスに権限を与えることでファイルの共有ができるようになります。また、組織間で都度メールアドレスに権限を与えることが無駄に感じる場合は、ファイル自体を誰でも閲覧できるようにする仕組みも存在します。
なお、誰でも閲覧できると言っても、ファイルのリンク（URL）を知らないユーザーはアクセスできないので、外部に情報が漏れてしまう危険性もありません。
無料から利用できるので、ドライブやストレージサービスを利用したい方は、まず検討するべきサービスの1つと言えるでしょう。
共有ドライブとは？
共有ドライブとは、Google Drive（グーグルドライブ）の機能の1つのことで、主に組織や企業、団体でファイルを共有したい場合に有用です。ファイルを作成した人間がファイルの「管理者」となり、メンバーに対して5段階のアクセス権限を与えられます。
共有ドライブは個人のGoogleアカウントでは利用が制限されるため、企業アカウントで利用することが大切です。なお、管理者が与えられる5段階の権限は以下のとおりです。
・ 管理者：ファイルやメンバー、ドライブの各種設定を行える最も高い権限。GoogleGroupを利用する場合は、ファイルの作成者のみが管理者となる。
・ コンテンツ管理者：ファイル操作のみを行える権限。ドライブの設定やメンバーの操作は行えない。
・ 投稿者：ファイルの編集や投稿ができる。ただし、削除や移動は行えない。
・ 閲覧者（コメント可）：ファイルに対してコメントができる閲覧者。
・ 閲覧者：ファイルの閲覧のみができる権限。
組織の中でも個人によって役職や権限は異なるはずなので、それらに併せて上記の権限を割り当てましょう。なお、一度設定した権限であっても、都合が悪い場合は後から変更することも可能です。
共有ドライブを使えるケースとは
先ほども少し触れたように、共有ドライブは誰でも使えるわけではありません。まず、個人のGoogleアカウントでは、ドライブの左側メニューに共有ドライブは存在しません。共有ドライブを利用できるケースは、GoogleWorkspaceで以下のプランを契約している場合のみです。
・ Business Standard
・ Business Plus
・ Enterprise
これらはGoogleWorkspaceの有料プランであるため、共有ドライブの利用には多少のランニングコストがかかります。また、GoogleWorkspaceの中でも、Business Starterは共有ドライブを利用できません。とはいえ、共有ドライブによって日々の業務を効率化したり、テレワークを進めやすくなったりするのであれば、非常に安い投資と言えるのではないでしょうか。
共有ドライブとマイドライブの違い
Google Drive（グーグルドライブ）の中でも、共有ドライブとマイドライブは機能が明確に異なります。まず、マイドライブの場合はファイル権限が個人にありますが、共有ドライブの場合は組織になります。加えて、マイドライブの場合はGoogleマップを除いてすべてのファイル形式をアップロードできますが、組織の場合はGoogleマップを含めたすべてのファイルをアップロード可能です。
また、マイドライブはファイルのアップロード数に制限がないものの、組織の場合は400,000ファイルまでと制限があります。さらに、組織の場合はフォルダのネスト数も20までと制限があるので、特に人数が多い組織の場合はファイル数に注意が必要です。
小規模チームではマイドライブで十分
共有ドライブを利用するためにはGoogleWorkspaceの有料プランに申しこむ必要があり、ランニングコストがかかります。また、マイドライブであってもファイルの共有ができないわけではなく、権限を与えることによって共有ドライブと同様に共有可能です。
そのため、中規模〜大規模チームでない限り、マイドライブで十分機能します。ランニングコストをできる限り抑えたい小規模チームの方や、共有する人数が少ない場合はマイドライブで運用してみましょう。
共有ドライブの共有方法
共有ドライブは、ファイルのオーナーが共有方法を設定する仕組みとなっています。それは、最初に管理者権限を保有しているのはオーナーのみのためです。共有ドライブで設定するべきことは、主に2つ挙げられます。1つ目は、組織の人間をドライブに招待することです。招待する際は個人ごとに権限を設定し、都合が悪い場合は後から権限を変更しましょう。
2つ目は、ファイル自体を組織に共有することです。組織の人間はファイルのURLがなければファイルにアクセスできないので、共有ドライブのリンクを組織に共有します。これにより、各個人は共有ドライブにアクセスしたり、権限に応じて業務を実行できたりするようになります。
Google Drive（グーグルドライブ）の使い方・共有方法については、以下のコラムでも解説していますので、ぜひ併せてご覧ください。
関連記事：Google Drive（グーグルドライブ）の効果的な使い方を解説！これで効率アップ！
共有ドライブを利用するメリット
共有ドライブを利用するメリットは、組織内でファイルを共有できることです。個人のGoogleアカウントのマイドライブで共有を行う場合、個人が仕事から離脱したらファイルの共有ができなくなります。それは、業務を円滑に進める際の大きな支障となるでしょう。
しかし、共有ドライブであればアカウントの権限は組織にあるため、特定の個人が仕事から離脱してもファイルは失われません。
またリモートワークの推進に伴い、組織で集まって仕事をすることが減っている中で、業務に関するデータを簡単にやり取りできることもメリットの一つです。
効率的な業務遂行のために、共有ドライブは欠かせない存在であるとも言えるでしょう。
共有ドライブを利用する上でのポイント
共有ドライブには機能が多く存在するため、様々な点に留意する必要があります。その中でも、特に4つのポイントを意識しましょう。
・ 共有ドライブでAPIを利用する
・ 業務内容ごとにファイルを管理する
・ 不要な共有ドライブのデータは定期的に削除にする
・ 共有可能なユーザー数に気をつける
それぞれ順番に見ていきましょう。
共有ドライブでAPIを利用する
Googleは、共有ドライブに対するAPIを無料で公開しています。APIを活用することで、ファイルをアップロードしたり、共有ドライブの作成・削除など操作を自動化できたりします。
業務内容ごとにファイルを管理する
共有ドライブのファイルは、業務内容ごとに管理しましょう。業務内容ごとにファイルを分けずに、闇雲にデータをドライブ上にアップロードすると共有された側が混乱し、業務を円滑に進めることが難しくなります。
不要な共有ドライブのデータは定期的に削除にする
次に、ゴミ箱にある、不要な共有ドライブのデータは定期的に空にしましょう。共有ドライブにはファイルの容量制限があるため、人数が多い組織ほどデータが溜まりやすくなります。また、共有ドライブの容量は管理者の容量が圧迫されるのではなく、アップロードした個人の容量が圧迫される点に関しても注意が必要です。
定期的に過去にアップロードしたデータを整理し、必要がないものがあった際はそのデータを削除することを心がけましょう。
共有可能なユーザー数に気をつける
共有ドライブは、600ユーザー（グループ）までに定められているため、共有可能なユーザー数に気をつける必要があります。また、人数を無駄に増やしてしまうと管理者の管理業務も煩雑になり、本末転倒になる恐れもあります。
オフラインで利用できる共有ファイル
Google Drive（グーグルドライブ）は、オフラインでも利用できるストレージシステムです。しかし、すべてのファイルをオフラインで利用できるわけではありません。
・ Google関連サービス
・ 写真・PDF
順番に見ていきましょう。
Google関連サービス
Googleドキュメント、GoogleスプレッドシートなどのGoogle関連サービスはオフラインでも共有可能です。ただし、Google Chromeの環境下でないと利用できない点に関しては注意しましょう。
写真・PDF
写真、PDFに関してもオフラインで共有可能です。ただし、パソコン自体がインターネットに接続されていないと、PDFをダウンロードできません。そのため、PDFをアップロードする場合は、事前にPDF自体をパソコンにダウンロードしておく必要があります。
まとめ
本記事では、Google Drive（グーグルドライブ）に関して解説をしてきました。Google Drive（グーグルドライブ）には、個人用のマイドライブと組織用の共有ドライブがあり、それぞれによってできることが異なります。そのため、小規模チームの場合はマイドライブ、中規模〜大規模の場合は共有ドライブを利用する形で問題ないでしょう。
まずは、それぞれのドライブの使い方を理解し、実際にメンバーに権限を与えるとこから始めてみてはいかがでしょうか。
