ICTとは、情報処理・通信技術の総称を指す用語で、近年においてその進化は目覚ましいものになっています。多くの分野でICTの活用が進んでおり、ICTに基づいた商品やサービスも増えてきているほどです。
本記事では、ICTの概要や必要性が高まっている理由、活用するメリット、企業がICTを上手く活用する方法などについて解説します。
目次
ICTとは？
ビジネスに携わっている人であれば聞いたことがあるかもしれませんが、「なんとなく言葉は知っているけれど、説明は難しい」という方は多いのではないでしょうか？まずは、ICTの意味と概要を解説します。
情報処理・通信技術の総称を指す用語
ICTとは「Information and Communication Technology」の頭文字をとったもので、情報処理・通信技術の総称を指す用語です。インターネットやアプリケーション、SNSなど、情報通信機器を用いて行うコミュニケーションを実現する技術のことです。
現代ではインターネットが普及し、日常生活でも当たり前のように活用するようになりました。そうしてデジタル化が進む中、インターネットを利用した人と人とのコミュニケーションや、人とモノを結ぶコミュニケーションも重要視されるようになってきました。情報処理だけではなく、技術を活用した情報や知識の共有も重要視されるようになってきたのです。
ICTという言葉だけを聞くと「難しそう」と感じるかもしれませんが、その内容を知らないだけで、すでに私たちも活用しています。身近な例を挙げてみると以下のようなものがあります。
● LINEで友人にメッセージを送る
● 会社の上司にメールで報告を送る
● 社内の情報共有にアプリケーションを利用する
● 自分の撮影した写真をSNSにアップして他の人に見てもらう
● オンラインツールを活用してWeb会議を行う
このように、すでに世の中では多くの人がその技術に触れ、日常生活で活用しているのです。
「IT」や「IoT」との違い
ICTと一緒に「IT」や「IoT」という言葉をよく耳にしますが、3つはそれぞれ違う特性を持っています。
まずITは、「Information Technology」の頭文字をとったもので、パソコンやスマホ、アプリケーション、OA機器などの通信技術全般を指し、ICTより広い範囲を含んでいます。つまり、ITは「通信技術そのもの」であり、ICTはその中でも「コミュニケーションなどに使われる情報技術」を指します。ICTはITの中に含まれる技術であるため、これらの言葉を同義で使用する例も多く見られます。
次に、IoTは「Internet of Things」の頭文字をとったもので、「モノのインターネット」という意味があります。「モノ」とは、車や機械、家電製品などあらゆるモノを指し、IoTはこれらをインターネットと接続することを意味します。例えば、最近話題の「スマート家電」はこのIoT技術を活用しています。スマホのアプリと冷蔵庫を連携させていつでもスマホから食材のチェックができたり、スマホのアプリとエアコンを連携させて外出先からでもエアコンのON/OFFを切り替えられたりなど、さまざまなモノをインターネットとつなぐことで生活の利便性を向上させています。
ICTの必要性が高まっている理由
近年の著しいデジタル化に伴い、ICTの必要性も非常に高まっています。ここからは、その理由について解説します。
生産性や効率性の向上
業務の生産性や効率性を向上させるため、ICTの導入を進めている企業が非常に増えています。
例えばデータ入力の場合、データをただ入力するだけという単純作業を、複数人の手によってアナログな方法で行うと、時間的コストがかかり、生産性が下がる可能性があります。ヒューマンエラーが発生することもあるでしょう。
しかしICTを活用すれば、工数の削減やコミュニケーションの円滑化を図ることができ、社内全体の時間的コストの削減につながります。
労働人口の減少
ICTの必要性が高まっている理由として、「労働人口の減少」という日本の社会問題も挙げられます。現在の日本は少子高齢化と労働人口の低下が進んでおり、企業の人手不足が深刻化しています。人手が欲しくても増えないので、企業としては人手が無くても業務をスムーズに進められる仕組みをつくる必要があります。この課題を解決する方法として、ICTの活用が注目されているのです。
例えば、ICTを活用して、AIなどを用いたサービスやシステムを使えば、一部の業務を自動化できるようになります。少人数であっても、業務をスムーズに進められる体制を構築できるのです。
テレワークの導入
新型コロナウイルスの影響や働き方改革に伴うテレワークにおいても、ICTの活用が必要とされています。
リモート環境でのコミュニケーション方法や業務の進行方法などについて、企業としての働き方を見直したうえで、適切な体制を整えなければなりません。
そこで有効なのが、ICT技術を利用したチャットツールやオンライン会議ツールです。これらを活用することで、チーム内でのやり取りがスムーズになり、テレワークであってもコミュニケーションの活性化が期待できます。テレワークの環境構築には、ICTの導入が不可欠だと言えるでしょう。
ICTを活用する6つのメリット
今後ますます発展が期待されるICTは、活用することでさまざまなメリットがもたらされます。ここからは、ICTを活用する6つのメリットについて解説します。
● 業務の効率化
● 新たなビジネスチャンス
● 多様な働き方が可能になる
● コミュニケーションの活発化
● 迅速な意思決定
● マーケティングへの活用
業務の効率化
ICTを活用することで業務の効率化を図れます。例えば、今まで手作業で行っていた業務や計算が必要な事務など、作業的なものはICTで自動化すれば効率化を図ることができます。また、人間が行う作業には、どうしてもヒューマンエラーやケアレスミスが発生する可能性がありますが、業務の自動化によってそのような人的ミスも防止することできます。
さらに、面倒な作業的業務が減ることで、メインの業務に集中できたり、別の新しい業務に取り組むチャンスができたりと、従業員1人1人の生産性も向上する可能性があります。
ICTによって働きやすい環境を整えることで、業務をよりスムーズかつ生産的に行えるようになるのです。
新たなビジネスチャンス
ICTは、インターネットやアプリケーション、SNSなど、情報通信機器を用いて行うコミュニケーションを実現することができるため、国内外を問わず多くの顧客と関わることが可能となり、新たなビジネスチャンスをつくることができるでしょう。例えば、SNSを活用することで、今まで関わったことのない客層や地域へのアプローチも可能になります。こうした取り組みにより、企業のさらなる発展を図ることができるでしょう。
多様な働き方が可能になる
近年では、新型コロナウイルスの影響や働き方改革に伴い、テレワークなどの多様な働き方が広がっています。従業員の働きやすい環境づくりや、ワークライフバランスを考えたとき、多様な働き方に対応していくことは企業にとっては重要事項です。
ICTを活用すれば、今まで会社に通勤して行っていた業務も、場所を問わず実施できるようになったり、社内のメンバーと打合せをしながらオンライン上で作業を進めることができたりなど、さまざまな働き方に対応することができます。
コミュニケーションの活発化
ICTの活用は、コミュニケーションの活発化にもつながります。スマホを利用すれば、テレワーク環境や外出先でも、電話やメールでコミュニケーションが取れるようになります。
テレワークを取り入れている企業では、対面する機会が少なくなり、従業員同士のコミュニケーションに不安を感じてしまうこともあるかもしれません。しかし、チャットツールやオンライン会議ツールなどを使えば、オンライン上で簡単にコミュニケーションを取ることができます。リアルタイムに複数人と情報共有もでき、離れた場所にいる相手とも時間や場所の制約を超えた円滑なコミュニケーションを実現できます。
迅速な意思決定
ICTの活用は、迅速な意思決定にもつながります。会議で重要な決定をしなければならないとき、決裁者が参加できなければその場での意思決定は難しく、次のアクションもスピーディーに行えません。しかし、オンラインのツールなどを利用すれば、決裁者は遠隔でも会議に参加でき、スムーズな意思決定が可能になります。
マーケティングへの活用
ICTはマーケティング戦略にも活用することができるでしょう。
例えば、ECサイトを運営している場合、ICTを利用してサイトに訪問したユーザーの行動に関するデータを取得したり、商品の売れ行きや購入しているユーザー層のデータを取得したりすることで、マーケティング施策の改善に活かすことができます。
日常的に行っている業務だけでなく、マーケティングにもICTを導入すると、売上アップや集客力向上も狙えるのです。
関連記事：マーケティングにおけるAI活用〜具体的なツールや導入のポイント
ICTを利用する際の注意点
さまざまな利点があるICTですが、利用する際にはいくつか注意しておくべき点もあります。利用する上での3つの注意点について解説します。
● 導入にあたってコストがかかる
● ICTを使いこなせない人もいる
● セキュリティに関して対応が必要
導入にあたってコストがかかる
ICTを利用する際、導入にあたってコストがかかることは理解しておく必要があります。
例えば、企業への導入となると、入力業務などを行うためのデジタル端末の購入費用、基幹システムなどを導入するシステムの費用など、金銭的コストはもちろんかかりますし、導入した技術を理解するための時間や従業員への研修・サポートといった、時間的コストもかかるようになるでしょう。
しかし、金銭的・時間的コストがかかるものの、うまく活用できれば、業務の効率化や生産性の向上を図ることがきるのがICTです。事前に「どのくらいの費用がかかるのか」を把握し、費用対効果を考えてから導入を検討すると良いでしょう。
ICTを使いこなせない人もいる
企業に導入するとなると、ICTを上手く使いこなせない人へのフォローも必要となります。ICTは導入することではなく、それらを上手く使いこなして業務の効率化や生産性の向上に活かすことが目的です。そのため、業務に携わる人全員がきちんと利用できるようにする必要があります。しかし、企業の中にはインターネットがあまり得意ではなく、導入したもののあまり使いこなせない場合もあるでしょう。
「使える人だけ使えれば良い」という考えではなく、使い方を覚えたり、上手く使いこなせるようになったりするまで、しっかりとサポートや研修を行っていくことが大切です。
そのような体制の構築によって、担当者の負担が増えてしまうのは懸念点ですが、社内全体が使いこなせるようになれば前述したメリットを得ることができるので、しっかりとサポートや研修を行っていきましょう。
セキュリティに関して対応が必要
ICTを利用するためには、インターネット環境の手配が必要となり、それに伴ってセキュリティに関しての対応も必要となります。インターネットにつないだのは良いものの、セキュリティ面を対応していないと、機密データが流出したり、サイバー攻撃を受けて大きな損害を出してしまったりする可能性があります。ICTを利用する際には、セキュリティに関する対応も徹底しておきましょう。企業に導入する場合、セキュリティ意識を高めるための従業員への講習の実施や、データ取扱時の規則決めなども行っておくと良いでしょう。
企業がICTを上手く活用する方法
ICTを導入することは、企業の発展に非常に大きな影響を与えます。しかし上手く使いこなせなければ、その効果を最大限発揮できません。ここからは、企業がICTを上手く活用する方法について解説します。
社内全体でのITリテラシーの強化
前項の「4.2 ICTを使いこなせない人もいる」でも記載しましたが、企業に導入していくとなると業務に携わる人全員がきちんと利用できるようにする必要があります。使い方を覚えたり、使いこなせるようになったりするまで、しっかりとサポートや研修を行ってITリテラシーの強化を図っていきましょう。
関連記事：リテラシーとは？ITリテラシーの意味も含め解説します
ICTの導入が目的にならないようにする
ICTの導入が目的になってしまわないように注意が必要です。ICTは、導入することではなく、業務効率化や業務上の課題解決が目的です。導入したのは良いものの、それが目的となってしまい、抱えていた課題が解決していなければ何の意味もありません。「どのような業務を効率化したいのか」を事前に定め、目的に沿ったツールを選ぶようにしましょう。
従業員の意見を聞いて改善を行う
企業に導入を行った場合、従業員の意見を聞いて改善を行っていくことも大切です。どれほど高性能なものを取り入れても、現場の状況に合っていなかったり、使い勝手の悪いもので効率が上がらなかったりすると、意味が無くなってしまいます。
実際に利用している従業員の意見を聞く、定期的にフィードバックをもらう、など、随時改善を目指しましょう。
ICTツールを使い分ける
企業でICTを活用する際は、業務の用途ごとにツールを使い分けましょう。例えば、テレワークにおける従業員の出勤状況を確認する場合は、クラウド型勤怠管理ツールや、バーチャルオフィスなどが適しています。契約書作成の場合には、電子署名ツールやチャットツールなどを用いることで、効率化につながるでしょう。
企業向けの低コストなICTツールやICT導入補助金を活用する
「費用的に厳しいため導入に悩んでいる」という企業は、低コストなICTツールも多数存在するので、利用しやすいものから取り入れてみるのも良いでしょう。無料トライアル期間を設けているものも多いので、その場合はまず使い勝手をチェックし、「自社で十分に活用できる」と確信を得てから導入を進めることができます。
また、政府の「IT導入補助金」など、企業がICT活用を始める際に利用できる補助金もあります。補助金の交付を受けられれば、コストを抑えながらICTの導入を進めることができるでしょう。
関連記事：IT導入補助金とは！流れやスケジュール・補助対象・申請方法を解説！
ICTを企業で導入する際のステップ
実際に企業がICTを導入する際は、どのような手順で行えばいいのでしょうか？ここからはそのステップについて解説します。
導入の計画と目的を決める
まずは、計画と目的を設定しましょう。ただ導入すれば良いわけではなく、企業の課題や悩みに合ったツールを選択しなければなりません。「どのような課題を解決したいのか」を明確にし、それを踏まえて計画と目的を決めることが重要です。従業員にも意見をもらい、具体的な課題や悩みを挙げた上で検討していきましょう。
業務フローのチェック
課題のある業務が具体的に把握できたら、その業務が現在どのように行われているのか、フローをチェックしましょう。このチェックを行う作業も、どのようなツールを利用すべきかの判断材料になります。課題が発生している要因の深堀や、本当に導入をしていく必要があるのかなど、さまざまな視点からチェックしていきましょう。
導入した後の体制を想定しておく
計画や目的が定まったら、導入した後の体制を想定しておくことも大切です。以下のような点をあらかじめ設定しておくことで、スムーズに進めていくことができます。
● 導入にあたってのルール
● 業務の割り振り
● 研修やサポートの実施内容
● 日程決め
社内への情報共有や研修を実施する
導入後の体制が定まったら、事前に社内に情報共有し、研修を行っていきましょう。今までの働き方とは大きく変わる可能性もあるので、全ての従業員がしっかりと対応できるようにし、負担を感じることのないようにする必要があります。
今までの働き方と変わることに対して、あまり良く思わない従業員もいるかもしれません。その場合は、なぜICTが有効なのかをしっかりと説明し、理解をしてもらった上で導入を受け入れてもらうようにしましょう。
効果測定・改善を行う
導入後は、必ず導入後の状況について検証を行い、必要があれば改善をしていきましょう。コストをかけて導入を進めても、あまり効率化が行われていない、使い勝手が悪いなど効果を発揮できていなければ、意味がありません。課題がきちんと改善されているかを効果測定し、思うような効果が出ていなければ改善の必要があります。
実際に使っている人から意見を聞くことも非常に大切です。業務の効率化が進んでいるかデータを確認し、状況の検証を行っていきましょう。
ICTの活用事例
ICTはすでに生活の中で活用されており、ニュースなどでも取り挙げられています。ここからは、具体的な活用事例について分野別に解説します。
教育分野
日本国内では、ICTを使った教育が広く導入され始めています。例えば、パソコンやタブレットなどの機器を利用して、デジタルで作成された教科書を使ったり、画像や動画を使った解説をしたりなど、さまざまな形で授業に取り入れられています。従来の授業は、教師が一方的に説明し、生徒は授業を受けてノートに書き写す流れが一般的でしたが、ICTを取り入れることで受け身な授業が少なくなり、生徒自身が能動的に授業に参加できるようになってきました。この能動的な教育は「アクティブラーニング」と呼ばれ、学習能力の向上が見込めると、注目されている取り組みでもあります。
医療分野
医療分野では近年、遠隔医療システムの構築を目的としてICTが導入されています。遠隔医療システムによって、距離的な問題から病院に通えない患者にも、診療や医療を提供することが可能になります。例えば、リアルタイムでのオンライン診療や、患者の異常（呼吸不全や不整脈など）のチェック、健康状態を反映した薬の処方が可能になっています。
介護分野
ICTは介護分野でも導入が進められています。日本は少子高齢化が進んでおり、今後はますます高齢者の介護や安否確認の重要度が高まっていきます。家族内においても、親の健康状態を定期的に確認することが求められるようになるでしょう。そんな課題を解決するため、ICTが導入されているのです。
例えば、部屋にWebカメラを設置したり、水道や家電製品にセンサーを設置したりして、無事に生活ができているか確認するなど、高齢者を見守る取り組みが始まっています。
建設・土木分野
建設・土木分野と聞くとまだまだアナログだと思われがちですが、むしろ建設・土木分野ではICTの導入を進めようと国が非常に積極的です。国土交通省が推進を始めた「i-Construction」などの効果もあり、近年ではドローンやAI、VR装置などを活用した施工が取り入れられています。
高層ビルや大型施設の建設においては、人の出入りが難しかったり、危険が伴ったりと、さまざまな面で困難な状況が発生します。そのような場面でドローンやAIを活用すれば、危険な場所に立ち入らずとも正確なデータを取得できますし、VR装置を利用すれば、建物の完成イメージを可視化することも可能になります。作業の効率化はもちろん、安全な作業とコストを抑えた建設が実現できるのです。
関連記事：VRの基礎知識とビジネスシーンにおける活用事例のご紹介
防災分野
防災に関するICTサービスはさまざまな企業が提供しています。災害発生時に被害エリアの携帯電話へ一斉に緊急速報を発信する「緊急速報メール」や、安否確認サービスといった災害情報共有システムなど、緊急性の高い災害時でも活用できるシステムが多く存在します。スマホなどから手軽に利用できるので、災害から身を守るためにぜひ活用しましょう。
農業分野
農業分野では、積極的にICTが活用されるようになりました。「スマート農業」という言葉があるほどで、ICTやロボット技術を活用した新たな時代の農業を創り出しています。
日本の農業の現場では、人手の確保と負担軽減が重要な課題となっています。そこで、日本の農業技術にICTの技術を駆使した「スマート農業」を活用することにより、農作業における省力・軽労化を進め、人手不足への対策や生産性の向上を行っています。
センサーを活用した水位情報の取得や農機の自動走行、農業用ドローンによる農薬散布など、さまざまな面でICTが使われています。また、デバイスで収集したデータをスマホやパソコンなどに送り、効率的に栽培管理する方法を分析するような手法も多く取り入られています。
地方創生分野
人々の働き方が変わったことによりテレワークが普及しているため、都心で働く必要性が薄れ、どこでも働ける環境がつくられるようになりました。これによって、さまざまな人材を地方から採用できるようになります。
今までは地方の人々は都心に働きに出ることが多かったため、地方では人口の減少が課題となっていました。しかし、ICTがこれからさらに活用されるようになると、地方の人口減少も抑えられ、さらには、医療や介護、教育や子育てなど幅広い分野で地方が活性化する可能性があります。
まとめ
本記事では、ICTの概要や必要性が高まっている理由、活用するメリット、企業がICTを上手く活用する方法などについて解説しました。
ICTとは、インターネットやアプリケーション、SNSなど、情報通信機器を用いて行うコミュニケーションを実現する技術のことで、通信でつながっている現代においては必要不可欠な技術となっています。私たちはすでに日常的にその技術を活用しており、今後さらに発展することが予想されます。ぜひ理解を深めて、生活の利便性向上や企業の経営発展のきっかけにしてみてください。
