Googleフォームはさまざまなシーンで広く利用されているGoogleのフォーム作成サービスです。作り方に関する情報も多く発信されており、初心者でも使いやすいことと、無料で使えるツールであることから人気があります。また、見た目でGoogleフォームだとわかりやすい点が特徴だといえるでしょう。この記事では、Googleフォームの作り方を中心に、メリット・デメリット、役立つ機能などを解説します。
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目次
Googleフォームは無料で使えるフォーム作成ツール
Googleフォームは個人の趣味レベルから大企業の業務利用まで、さまざまなユーザーに使われているフォームです。
Googleが提供するWebサービス
Googleフォーム（Google Forms）は世界的な検索エンジンと各種インターネット関連サービスで知られているGoogle社が提供しているWebサービスのひとつです。無料クラウドサービスの一種で、誰でも利用できます。ただし、Googleフォームの利用にはGoogleアカウントが必要です。Googleアカウントの作成・取得にはとくに必要なものはなく、インターネットに接続できる環境があれば、基本情報とメールアドレスの入力でいつでも簡単に作れます。
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手軽に活用できる
Googleフォームは無料である点と簡便な操作方法、わかりやすいユーザーインターフェースで手軽に活用できることから広く普及しています。とくに企業の顧客向け調査や学術調査などのアンケートや各種問い合わせでは、多くのユーザーに活用されており、目にする機会も少なくないといえるでしょう。
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Googleフォームを利用するメリット
Googleフォームがさまざまなシーンで多くのユーザーに利用されている理由として、メリットの多さがあります。
無料で使える
Googleフォームは無料のWebサービスとしては満足できるツールだといえるでしょう。作成したフォームはGoogleドライブに保存され、回答データともどもいつでも使えます。無料のツールの中には、「無料だから機能が少なくても仕方がない」とか「使い勝手がよくないのも無料だから」といったツールがあります。しかし、Googleフォームは不満に感じる要素が少ない優秀なツールです。
また、基本機能は無料で使えるものの、その他はオプションで課金が必要といったこともなく、実用レベルのフォーム作りと利用が無料で完結する点は大きなメリットといえます。
テンプレートを使えばすぐにフォームが完成する
フォーム作りの経験がなくても短時間で実用レベルのフォーム作りができる点もGoogleフォームの大きなメリットです。用意されているテンプレートを使うことで、難しい操作もなく完成度の高いフォーム作りができます。シンプルなフォームであれば、視覚的・感覚的な操作で作成可能です。
フォーム作りの疑問が簡単に解決できる
いろいろなサービスやツールを利用する際の困りごとといえば、使い方がわからない、サポートにつながらない、問い合わせ先がわからないために前に進まないといったケースが多いといえるでしょう。しかし、Googleフォームなら余程のことがない限り、フォーム作りの疑問が簡単に解決できる可能性が高いといえます。
その理由は、Googleの無料サービスであることから利用者が多い点です。インターネットやITに詳しい人だけでなく、初心者まで多数のユーザーが現実に活用しており、必然的に利用例や使い方の解説、ノウハウ共有といった情報が多数出回っています。仮に疑問があったとしても検索すれば解決策を見つけやすく、初めてでも利用するハードルが低いサービスです。
チームで共有が可能
Googleフォームはチーム内での共有が簡単にできる点もメリットのひとつです。共有ボタンの操作で、アクセス権の管理ができます。
結果の確認・集計が楽にできる
リアルタイムで回答結果を確認できます。Googleフォーム単体で自動的に円グラフや棒グラフなどの視覚的な表示が可能です。「スプレッドシートで表示」をクリックすれば、回答結果がGoogleスプレッドシートに連携・反映されるため、集計も楽に行えます。
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マルチデバイス対応
Googleフォームはマルチデバイス対応のツールです。PCでもタブレットでもスマートフォンでも使えます。たとえば、PCでは画面右側に表示されている追加ボタンのメニューが、スマートフォンでは画面下部に表示されているなどの違いはありますが、見た目も使い勝手にも大きな違いはなく、デバイスを選ばず便利に使えるでしょう。
Googleフォームで考えられるデメリット
Googleフォームのデメリットを紹介します。
見た目では差別化しにくい
簡単に作成できる反面、構造がシンプルなためどのフォームも見た目が似通ってしまう、特徴が出にくく差別化しにくいといった点はデメリットとなり得ます。とはいえ、無料でレベルの高いフォーム作成ができることを考慮すれば、利用を躊躇するほどのデメリットではないかもしれません。また、Googleフォームの認知度が高いことがプラスに作用すれば、Googleフォームを使っていることがわかったとしても、それは自然なことだと理解され、何も問題にならないと考えることも可能です。
自社のカラーに馴染まない可能性がある
見た目で差別化しにくいというGoogleフォームの特徴は、オリジナリティを前面に出したいニーズにはマッチしません。そのため、自社の統一カラーがある場合、馴染まない可能性があります。統一性を重視する観点からは見過ごせないデメリットです。一方で、統一カラーにマッチしないデメリットは、アンケートフォームや問い合わせフォームがわかりやすいという効果を生み出す可能性があり、割り切って使うといった考え方もあります。
情報が漏れてしまうおそれがある
Googleフォームが備えている共有のメリットは、URLがわかれば誰でもアクセスできる弱点にもなり得ます。可能性が高いとまではいえないものの、うっかり設定を間違えて情報が漏れてしまうことがないよう、一定の注意が必要です。
Googleフォームを使った新規フォームの作り方
Googleフォームの新規作成方法について解説します。
Googleアカウントでのログイン
最初に述べたように、Googleフォームの利用にはGoogleアカウントが必要です。Googleアカウントでログインした状態で利用できるため、Googleアカウントがなければ新規登録する必要があります。登録はすぐに済むため、時間をかけずに新規フォームの作成に取りかかれるでしょう。
PCで利用する場合、Googleアカウントでログインした状態でGoogleアプリの一覧からフォームのアイコンを選んでクリックするか、forms.google.comにアクセスすることで、Googleフォームのトップページに入れます。以下、PCでの操作でご覧いただける内容を前提とした解説です。
新しいフォームを作成
新しいフォームを作成と書かれた項目の下に、空白のフォームとスケジュール確認やパーティ招待状などの各種テンプレートが並んでいます。ここでは空白のフォームを選択して開き、新規作成しましょう。
タイトルを付ける
空白のフォームが表示されると、タイトル部に大きなフォントで「無題のフォーム」と書かれているのが目に飛び込んできます。ここが作成するフォームのタイトルを入力するエリアです。無題のフォームを任意のタイトルに上書きします。タイトルの文字を範囲選択してその下にあるボタンを押せば、太字や斜体、下線といった装飾が可能です。
また、必要に応じてフォームの説明文やテキストメッセージを追加します。アンケートフォームや問い合わせフォームなど、回答者向けに用途に応じて説明を入れておけば親切です。
説明文の入力部にはリンクを貼ることができます。説明文を箇条書きにしたり、番号付きのリスト表示を書き込んだりもできるため、わかりやすい説明が可能です。
質問を作る
タイトル部分の上に枠があり、この枠の上を見ればわかるように、この段階で表示されているのは質問タブです。回答タブと設定タブは後刻使用するとして、そのまま必要な質問を設定します。
・質問タイトルまたは質問文を記入
タイトル枠の下の枠内が質問のエリアです。枠内左上に質問タイトルまたは質問文を記入します。初期設定では「無題の質問」となっているでしょう。こちらもフォームのタイトルと同様に文字装飾やリンクは可能ですが、箇条書きや番号付きのボタンはありません。
・横のボックスから質問形式（質問に対する回答の形式）を設定
回答の形式はラジオボタン、チェックボックス、プルダウンから選んだり、段落と短文の記述式を選んだりできます。回答の選択肢に名称を付けてください。たとえば、質問が「あなたの最終学歴を教えてください」であれば、回答の選択肢の名称は「中学卒業」「高校卒業」「大学中退」「大学卒業」などとなるでしょう。
回答は任意の項目と必須項目を選べます。右下の必須ボタンをオンにすることで、回答漏れを防ぐことが可能です。
・質問項目を追加
右サイドの追加アイコン（プラスマーク）をクリックすると質問項目を増やせます。既設の質問と同じ形式の質問を追加したい場合は、右下にある「質問を複製」アイコンのボタンを押すことで、直下に同じ形式の質問枠が配置されるため、設定の手間がかかりません。
その他にも右サイドのボタンを使うことで、他のフォームから質問をインポートしたり、画像ファイルやYouTubeの動画コンテンツを挿入したり、質問をセクション分けしたりといった機能を活用できます。
ここで質問の形式を簡単に解説しておきましょう。名称としては質問の形式となっていますが、内容的には回答の形式を指しています。
・記述式（短文）
1行という短い文章での回答を求める際に用いる形式です。名称やメールアドレスなどの簡単な記載に適しています。
・段落
長文も可能な記述式の回答用です。要望や感想など、自由に思ったままを記述して欲しい質問に適しているでしょう。
・ラジオボタン
丸いボタンをクリックする回答形式です。選択肢は複数用意できます。回答で選べる選択肢は1つのみで、その他を設定すると短文での回答が可能です。
・チェックボックス
四角いボックスをクリックする回答形式です。選択肢は複数用意でき、複数回答もできます。その他を設定すると他の選択肢に加えまたは単独で、短文での回答が可能です。
・プルダウン
下向き三角マークを押すと選択肢が表示される回答形式です。択一で選びたい選択肢にマウスのポインタを合わせてクリックします。
・均等目盛
始点を0または1、最大値を2～10の範囲で指定し、段階評価で回答する形式です。認知度や満足度の回答に適しています。
・評価
星、ハート、親指立ての3種類のマークで1～10の段階評価をする回答形式です。
・選択式（グリッド）
複数行かつ1行につき複数の選択肢を配置できる択一式の回答形式です。
・チェックボックス（グリッド）
複数行かつ1行につき複数の選択肢を配置できる複数選択式の回答形式です。
・日付
年月日形式で日付を回答します。直接入力でもカレンダー入力でも可能です。
・時刻
時分を入力します。
テーマのカスタマイズ
サイトトップにあるパレットアイコン「テーマをカスタマイズ」ボタンをクリックすることでフォント、文字サイズやヘッダー画像、背景を含めた色の変更が可能です。ヘッダー画像には用意されているテーマだけでなく、画像や写真のアップロードもできます。
設定タブを活用する
設定タブではメールアドレス収集などの設定が可能です。また、回答者に回答のコピーを送信したり、回答の編集を許可したりもできます。表示設定で回答の進行状況を確認できる「進行状況バーを表示」すれば、長いアンケートの進行状況がわかって便利です。
プレビューで確認
作成が終わったらテーマをカスタマイズボタンの横にあるプレビューボタンで仕上がりを確認できます。確認には自身での確認と同時に、共同編集者がいる場合は全員の確認が重要です。
フォームの公開
完成したフォームは必要な時期に右上のボタンを押して公開します。
結果集計
回答が集まったら回答タブで確認します。1件でも回答があればすぐに確認可能です。前述したように、円グラフや棒グラフ、スプレッドシートでの表示・集計もできます。
Googleフォーム活用の代表的な機能
Googleフォームでよく使われている、活用されている代表的な機能を解説します。
条件分岐
条件分岐は質問数の多いアンケートなどで活用されている機能です。アンケートの内容によっては質問次第で回答する回答者と非該当となる回答者に分かれるケースがあります。その際、非該当で関係がない質問が続くのは回答者にとってフレンドリーとはいえないでしょう。そこで、キーとなる質問に回答した条件により移動先を指定し、自動で遷移させることができます。
条件分岐を使用せずに、「はい」と答えた方は2の質問へ、「いいえ」と答えた方は5の質問へお進みくださいといった注釈を付けるケースが浮かんでくるかもしれません。しかし、飛ばす質問が多かったり、分岐ポイントが多かったりすると回答者が負担に感じやすいでしょう。
条件分岐を使用する場合の注意点としては、飛ばす可能性のある質問を必須にしないことです。まともな回答ができなくなってしまうおそれがあります。
個数制限
チェックボックスは複数の選択肢から任意の選択肢を選んでもらう回答形式で、複数選択も可能ですが、その際の回答数に制限を設けることが可能です。最低2個は選んで欲しい、3つまで選んで欲しいといったニーズに対応しています。チェックボックスの質問で右下の三点リーダ（その他のオプション）から回答の検証を選択すると、選択する最低個数、選択する最多個数、選択する個数と並んでおり設定が可能です。
フォームの埋め込み
オウンドメディアなどのWebサイトにGoogleフォームを埋め込んで使いたいときは、当該フォームの右上の三点リーダ（その他）から「<>HTMLを埋め込む」を選びます。<iframe src=で始まるリンクが表示されるので、右下のコピーボタンを押し、Webサイトの編集ページで埋め込みたい箇所にペーストするだけです。
回答の通知
回答タブの右上にある三点リーダ（回答のその他のオプション）から「新しい回答についてのメール通知を受け取る」設定が可能です。回答の中に想定していない緊急を要する連絡が混ざっている可能性がないとは限りません。通知設定をオンにしておくことで、トラブルやクレーム回避の可能性が高くなります。また、緊急性が高くなくても、状況に応じてクイックレスポンスを行うことで、顧客満足度の向上につながる可能性を高くできるでしょう。
エクスポート
すでに述べたようにGoogleフォームの回答はGoogleスプレッドシートへのエクスポートが可能です。単に回答結果を見るだけであれば、エクスポートの必要はないかもしれません。しかし、集計などの加工を行う必要があるケースや、回答結果を各種資料として活用する場合には、Googleスプレッドシートでの作業が適しているケースが少なくないことから、エクスポート機能の活用が便利です。
回答タブで「スプレッドシートにリンク」をクリックすれば、「新しいスプレッドシートを作成」と「既存のスプレッドシートを選択」の2つの選択肢がエクスポート先として表示されます。必要に応じて選びましょう。
回答者へのフィードバックやランダム表示もできる
質問する側だけでなく、回答する側にも利益になる機能として活用されている2つの機能、回答者へのフィードバックとランダム表示について解説します。
回答者へのフィードバック
設定タブで「テストにする」をオンにするだけで、自動でフィードバックが可能になります。テストの正解や回答者自身の得点、不正解だった問題などのチェックも可能となっており、クイズなど質問者だけでなく回答者も結果が気になる利用法に役立つ機能です。また、塾などでは学習意欲の増進や記憶の定着などに活用できます。
質問・選択肢のランダム表示
Googleフォームの作り方でおさえておきたいのが、表示をランダムにできる機能です。回答者へのフィードバック機能とともに、テストやクイズなどの反復利用におすすめできます。設定タブの表示設定で「質問の順序をシャッフルする」をオンにするだけの簡単操作です。
より効果的な利用を狙うなら、質問だけでなく選択肢のランダム表示も行いましょう。質問タブで質問の右下にある三点リーダ（その他のオプション）をクリックし、「選択肢の順序をシャッフルする」をチェックします。これにより新鮮さだけでなく、正解を記憶してしまうと意味がない練習問題などの実用度が上がるでしょう。
Googleフォームの具体例を紹介
Googleフォームのビジネスシーンにおけるアンケートフォームとしての作り方、活用の具体例を紹介します。
アンケートの目的と内容を検討する
Googleフォームでアンケートを効果的に作成するためには、Googleフォームでの作業に取りかかる前にすべきことがあります。アンケートを実施する目的と内容の検討です。目的によって設問が大きく変わるでしょうし、内容次第では回答の集まり方に影響が出るでしょう。期待した回答を集めるために、しっかりと目的を確認して、適切な設問を心掛ける必要があります。
今回は、主として購入促進型のロイヤリティプログラムの運用に関して、顧客のニーズを把握する目的のアンケートで、属性情報と特典について情報を集める設定です。
関連記事：ロイヤリティプログラムとは？ その種類とメリット、成功のポイントを解説
フォームを作成する
目的と内容の検討が終われば、いよいよフームの作成です。ここまで解説してきた機能を活用して、過不足のないアンケートフォームを作成します。
・個人に関する質問内容
年齢は10代20代といった形の10歳刻みで70代以上までをプルダウンで設定し、性別は世相を反映して男・女・その他の選択肢をラジオボタンで設けます。また、記述式（短文）でメールアドレスを収集することで、メールマーケティングに活用可能です。
・購入動機
これまでに自社の商品・サービスを購入した経験がある場合、その動機とロイヤリティプログラムの関係を知ることで今後の施策につながります。設問としては「ポイントが貯まるから」「ブランドが好きだから」「必要な商品だったから」「他社になかったから」などが考えられるでしょう。
・特典について
現行施策で実施している特典に関しての設問では、満足度の把握が重要です。「満足」「やや満足」「どちらでもない」「やや不満」「不満」といった言葉で示している選択肢だけでなく、5段階や10段階の数値による回答も効果的といえます。
また、ロイヤリティプログラムは購入促進型だけではなく、さまざまな形式でいろいろな特典が用意されています。どのような特典に興味があるかを知る設問では、購入促進型についてのアンケートではあるものの、顧客の幅広いニーズを参考にするため、あまりピンポイントになり過ぎないような質問とします。
購入金額に応じたポイント還元などの換金性があるものがよいのか、期間中の利用額が一定額を超えた全員を招待するといったイベントがよいのか、記念品的なモノや環境保護活動への売上金の一部寄付がよいのかといった顧客のニーズの把握が重要です。
さらに、購入金額・利用金額ベースと購入や利用を前提としない2種類の条件と、特典の組み合わせで回答を求めることも有効でしょう。同じ特典を得るために一定額の購入をしても構わないというニーズとともに、その特典であれば購入は無関係がよいとするニーズの割合を見ることが可能です。
・自由記入欄
要望や質問事項などを自由に記述してもらうことで、形式的なアンケートではわからない顧客の本音を知ることができます。
回答を集計する
回答の集計・分析を通じ、支持や希望の多かった特典を強化し、そうではなかった特典は見直すことになります。顧客の意識が購入促進型とかけ離れているという結果が出た場合には、別の種類のロイヤリティプログラムを検討する必要がありそうです。
フォーム利用とマーケティング
Googleフォームであれ他のツールであれ、フォームを利用して回答を集める作業は、その目的の明確化とマーケティングにおける位置づけが重要といえます。マーケティングの悩み解決にはHRプロがおすすめです。
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まとめ：Googleフォームはスピード重視の作り方にマッチしたツール
Googleフォームの作り方は初心者でも簡単です。迷うことがあっても、検索すれば解決策がほぼ見つかります。Googleアカウントさえあれば、無料ですぐに実用レベルのフォームを作成できるGoogleフォームは、詳細な設定も少ない手順で終わらせることができるため、スピード重視の作り方にマッチしたツールです。
