企業がWebから集客するための手段の1つとして、オンライン上での会議やセミナーである、ウェビナーの重要度が高まってきています。コロナ禍の現代において、対面での営業は顧客側から断られることも多く、非接触型のコミュニケーションとしてウェビナーは非常に有用です。
しかし、ウェビナーを実際に開催すると言っても、どのようなツールを使えば良いのか分からない方は多いのではないでしょうか。そこで本記事では、ウェビナーの配信方法やメリット・デメリット、ウェビナーを成立させるためのツールを紹介します。また、ウェビナーツールの選び方も解説しますので、ぜひ参考にしてください。
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目次
ウェビナーとは
ウェビナーとは、Web上で開催されるセミナーの略称です。参加者は各々の場所からインターネットを通じてセミナーに参加できる、オンラインイベントの一形態です。近年、対面型営業へのリスクや懸念が高まる中、ウェビナーツールを活用したオンラインセミナーの重要性が増しています。
ウェビナーの特徴として、開催企業側は会場費用を抑えられ、参加者は自由な場所から参加できるという利点があります。これらの利点から、ウェビナーは現代のマーケティングにおいて重要な集客手法の1つとして位置づけられています。
さらに、ウェビナーの活用範囲は幅広く、集客だけでなく社員教育や入社式などの社内イベントでも活用されています。例えば、大規模な社員研修でも利用されることが増えており、人気のウェビナーツールであるZoomを使用すれば、一度に10,000人程度の参加者が同時に参加できるウェビナーも開催可能です。
このように、ウェビナーは企業と顧客、あるいは企業内でのコミュニケーションを促進する重要なツールとして、ビジネスシーンで広く活用されています。適切なウェビナーツールを選択し、効果的に活用することで、企業の成長や業務効率の向上に大きく貢献する可能性を秘めています。
関連記事：ウェビナー（Webinar）とは？意味やメリット、おすすめツールを紹介
ウェビナーの配信方法は2種類
ウェビナーツールを活用したオンラインセミナーの配信方法には、主に2種類あります。それぞれの特徴を理解し、目的に応じて適切な方法を選択することが重要です。
リアルタイム配信
リアルタイム配信は、ウェビナーの一般的な配信方法です。リアルタイムで行われるウェビナーのことであり、明確に時間が区切って行われ、ライブ配信と呼ばれることもあります。多くのウェビナーツールがこの方式に対応しています。
リアルタイム配信では、ウェビナーツールの機能であるアンケート機能、チャット機能などを用いてユーザーとコミュニケーションを図ります。そのため、主催側からの一方的な配信にならず、双方向のコミュニケーションを取れることがメリットだと言えるでしょう。例えば、参加者からの質問にその場で回答したり、ディスカッションを行ったりすることができます。
ただし、リアルタイム配信はやり直しが効かないため、大きなミスは許されません。配信環境、通信速度、ウェビナーの構成、参加者の管理などを徹底して行う必要があり、録画配信と比較して多大な労力が求められることを念頭に置いておきましょう。特に、ウェビナーツールの操作に不慣れな場合は、事前に十分な練習を行うことが重要です。
また、リアルタイム配信では、参加者の反応をリアルタイムで確認できるため、コンテンツの質を向上させやすいというメリットもあります。参加者の反応に応じて、説明の仕方を変えたり、追加の情報を提供したりすることができます。これにより、より効果的なウェビナーを実施することが可能になります。
録画（アーカイブ）配信
録画配信は、予め決められたテーマに則って動画を録画し、それらをユーザーに配布する形で行われるウェビナーのことです。アーカイブ配信とも呼ばれ、ウェビナーツールの機能を活用して実施されます。参加者は、送られてくる動画を見るだけでウェビナーに参加したことになるため、リアルタイム配信以上に時間に縛られません。また、配布された動画は何度でも見返すことができるため、主催者側としても、効率良くユーザーを教育できる手法だと言えるでしょう。
録画配信型のウェビナーは、参加者が自分のペースで学習できるという利点があります。例えば、仕事の合間や通勤中など、自分の都合の良い時間に視聴することができます。これは、時間の制約が厳しい社会人や、遠隔地にいる参加者にとって特に魅力的です。
一方で、すべてのユーザーが本当に配布した動画を見てくれているのかまでは追うことができません。配布した後日に、メールやLINEでウェビナーを見たかどうかを一方的に確認することしかできないため、リアルタイム配信と比較して、参加者のモチベーションや感度を把握しづらいでしょう。
これらを踏まえると、ウェビナーを開催する労力や人的リソース、内容によって配信方法を検討することを推奨します。例えば、基礎的な情報提供や一方向的な講義形式のコンテンツは録画配信に適しています。一方で、質疑応答やディスカッションを重視する場合は、リアルタイム配信の方が適しているかもしれません。
ウェビナーのメリット
ここからは、ウェビナーを開催するメリットを紹介します。ウェビナーツールを活用することで、企業は以下のような利点を得ることができます。
- 場所に縛られない
- 施設費などのコストカット
- 参加者の増加
- データ分析の容易さ
- 柔軟なスケジュール調整
それでは、主要なメリットについて詳しく見ていきましょう。
場所に縛られない
ウェビナーを開催する最大のメリットとも言えるのが、場所に縛られないことです。ウェビナーが盛んになる以前では、参加希望者はセミナーが遠方で開催されていると、参加したくてもできないというデメリットがありました。
しかし、開催形式をウェビナーにすることで、例え開催場所が遠方であっても気軽に参加できるようになり、企業は集客が行いやすくなります。ウェビナーツールを活用することで、参加者は自宅やオフィスなど、インターネット環境さえあればどこからでも参加可能になります。そのため、これまでと比較して幅広い層へのアプローチが可能になり、結果的に売上が増えることにも繋がります。
また、ウェビナーツールの多くは録画機能を備えているため、リアルタイムで参加できなかった人向けに後日配信することも可能です。これにより、時間的制約も軽減され、より多くの人がコンテンツにアクセスできるようになります。
今後Webから売上を増やす方法を模索している企業は、ウェビナーに挑戦することを優先的に検討してみてはいかがでしょうか。ウェビナーツールを効果的に活用することで、地理的・時間的制約を超えた新たなビジネスチャンスを創出できる可能性があります。
関連記事：商談につながるウェビナーを実践する方法
施設費などのコストカット
次に、ウェビナーツールを活用することで、施設費などのコストカットが可能になるというメリットがあります。オフラインでのセミナー開催では、収容人数が数百人を超える会場になると、施設費だけで数百万円のコストがかかり、結果的に集客できたとしても赤字を被る可能性が大いにありました。
しかし、ウェビナーツールを利用すれば、自社のオフィスからでもセミナーを開催できるため、これらのコストをすべてカットできます。さらに、ウェビナーツールによっては、参加者数に応じて柔軟に料金プランを選択できるものもあるため、より効率的なコスト管理が可能になります。
例えば、小規模なウェビナーから始めて、徐々に規模を拡大していくことも容易です。ウェビナーツールの多くは、参加者数に応じたスケーラブルな料金体系を採用しているため、企業の成長に合わせて適切なプランを選択できます。
このように、ウェビナーツールを活用することで、従来のセミナー開催と比較して大幅なコスト削減が可能になり、結果的に利益を出すことも比較的容易になったと言えるでしょう。ウェビナーツールの選定時には、自社のニーズに合った機能と、コストパフォーマンスの高いプランを選ぶことが重要です。
ウェビナーのデメリット
ウェビナーには以下2つのデメリットも存在します。
- 配信側・ユーザー側双方が配信環境に気をつける必要がある
- 参加者が本気であるかが分かりづらい
それぞれ順番に見ていきましょう。
配信側・ユーザー側双方が配信環境に気をつける必要がある
まず、どのウェビナーツールを使用するにせよ、配信側・ユーザー側双方が配信環境に気をつける必要があります。Wi-Fi環境はもちろん、周囲で騒音が発生する危険が無いかも気をつけなければなりません。特に、配信側のWi-Fi環境が悪い場合、参加者に声が届くまでに遅延が起こってしまい、参加者が強いストレスを感じてしまう危険性があります。
ウェビナーツールの性能が高くても、通信環境が不安定では効果的なウェビナーの実施は困難です。そのため、上り、下りともに速度が安定したWi-Fi環境を整えるとともに、周囲の騒音などが一切入らない配信環境を整えましょう。また、バックアップとして有線LANの準備も検討すると良いでしょう。
参加者側も同様に、安定した通信環境を確保することが重要です。ウェビナーツールによっては、事前に接続テストができる機能を提供しているものもあります。主催者は参加者に対して、事前に接続テストを行うよう促すことで、スムーズなウェビナーの進行に寄与することができます。
参加者が本気であるかが分かりづらい
ウェビナーツールを使用したオンラインセミナーでは、参加者の真剣さや熱意を把握することが難しい場合があります。対面のセミナーとは異なり、画面越しでは参加者の表情や反応を細かく観察することができません。そのため、ウェビナー主催者は参加者の本気度や理解度を正確に判断しづらいという課題があります。
この問題に対処するために、ウェビナーツールの機能を効果的に活用することが重要です。例えば、チャット機能を使って定期的に質問を投げかけたり、アンケート機能で参加者の意見を集めたりすることで、参加者の関心度を測ることができます。また、ブレイクアウトセッション機能を利用して少人数のグループディスカッションを設けることで、参加者の積極性を引き出すことも可能です。
さらに、ウェビナー中に参加者の顔を表示するよう促すことで、表情や反応をある程度確認することができます。ただし、プライバシーに配慮し、強制はしないよう注意が必要です。
ウェビナーの終了後には、フォローアップのアンケートを実施したり、個別に感想を聞いたりすることで、参加者の理解度や満足度を把握することができます。これらの方法を組み合わせることで、ウェビナーツールを通じても参加者の本気度をある程度評価し、より効果的なセミナー運営につなげることが可能となります。
ウェビナーツールの選び方
近年、ウェビナーの注目度が高まっている背景もあり、多くのウェビナーツールが登場しています。その中で、自社に最適なウェビナーツールを選ぶことは非常に重要です。ウェビナーツールを選ぶ上では、大きく3つのポイントに注意する必要があります。
- ランニングコスト
- 必要機能
- サポート体制
これらのポイントを慎重に検討することで、効果的なウェビナーの実施が可能になります。それぞれ順番に解説します。
ランニングコスト
まずは、ウェビナーツールのランニングコストを慎重に検討しましょう。一般的に、ウェビナーツールの料金体系は月額課金制と従量課金制の2種類に大別されます。ウェビナーの開催頻度が高い企業の場合、従量課金制を選択すると予想以上にコストがかさむ可能性があるため、月額課金制のウェビナーツールがより適しているでしょう。
一方、ウェビナーの開催が隔月程度の企業では、月額課金制を選ぶと必要以上のランニングコストが発生してしまう恐れがあります。そのため、自社のウェビナー開催頻度や想定される参加人数を十分に考慮した上で、最適なウェビナーツールを選択することが重要です。
また、多くのウェビナーツールでは、参加可能人数に応じて料金プランが設定されています。大規模なウェビナーを予定している場合は、より高額なプランが必要になる可能性があるため、事前に予算と照らし合わせて検討することをおすすめします。
さらに、一部のウェビナーツールでは初期費用や契約期間の縛りがある場合もあるため、これらの点も含めて総合的にランニングコストを評価することが大切です。長期的な視点で見たときのコストパフォーマンスを重視し、自社のニーズに合ったウェビナーツールを選びましょう。
必要機能
次に、必要機能の確認も重要です。参加人数が多いウェビナーでは、少人数でのグループトークができるブレイクアウトセッション機能が搭載されているか、チャット機能が搭載されているかは必ず確認しましょう。また、アンケート機能やQ&A機能など、参加者とのインタラクションを促進するウェビナーツールの機能も重要です。これらの機能を活用することで、参加者の理解度や満足度を高めることができます。
録画配信の場合は、録画機能が搭載されているかの確認が大切です。さらに、録画したウェビナーを編集できる機能や、簡単に共有できる機能があるかどうかも確認するとよいでしょう。多くのウェビナーツールでは、画面共有機能やファイル共有機能も提供されていますので、プレゼンテーションや資料の共有がスムーズに行えるかどうかも検討しましょう。
セキュリティ面も忘れずに確認することが重要です。参加者の個人情報保護や、ウェビナーの内容を外部に漏らさないための暗号化機能などが搭載されているかどうかも、ウェビナーツールを選ぶ際の重要な判断基準となります。
サポート体制
サポート体制も重要なポイントです。初めてウェビナーを開催する場合、ウェビナーの進行や内容に集中したいものの、ウェビナーツールの操作に不安を感じる方も多いでしょう。そのため、ウェビナーツール提供元のサポート体制を事前に確認することが大切です。
具体的には、以下のような点を確認しましょう：
- 電話やチャットによるリアルタイムサポートの有無
- マニュアルやFAQの充実度
- トラブル発生時の対応スピード
- 初心者向けのトレーニングセッションの提供
特に、ウェビナーツールの使い方に関するレクチャーやトレーニングを提供しているかどうかは重要です。これにより、ウェビナー当日のトラブルを未然に防ぐことができます。
また、ウェビナーツールによっては、専任のテクニカルサポートスタッフを配置しているものもあります。大規模なウェビナーを予定している場合は、こうした手厚いサポート体制があるツールを選ぶことで、安心してウェビナーに臨むことができるでしょう。
最後に、ウェビナーツールの選定時には、実際にサポートチームに問い合わせてみることをおすすめします。対応の速さや丁寧さを直接体験することで、そのツールのサポート品質を実感できます。信頼できるサポート体制があれば、ウェビナーの成功率も高まり、参加者満足度の向上にもつながります。
ウェビナーを成立させるためのツール3選
ウェビナーを効果的に実施するには、適切なウェビナーツールの選択が重要です。ここからは、おすすめのウェビナーを成立させるツールを3つ紹介します。
・ Zoom
・ Cocripo（コクリポ）
・ LiveOn（ライブオン）
それぞれ順番に見ていきましょう。
Zoom
Zoomは、最も代表的なウェビナーツールの1つです。録画機能、ホワイトボード機能、参加者の反応を測定するための投票機能やQ&A機能などが搭載されています。そのため、リアルタイム配信、録画配信のどちらにも対応でき、双方向のコミュニケーションも取りやすいことが強みです。
ウェビナーツールとしての機能が充実しているため、多くの企業や教育機関で採用されています。 特に、登壇者（パネリスト）が少人数でグループトークができるブレイクアウトセッション機能も利用可能で、より深い議論を促せます。
また、Zoomミーティングの有料ライセンス（月額2,000円～）に追加するかたちで、ウェビナー機能（Zoom Webinars）をアドオン購入できます。例えば、参加者500人までのプランは月額10,700円（税別、年額払い換算）など、規模に応じたプランがあり、ランニングコストを抑えたい場合でも利用しやすいツールと言えます。
Cocripo（コクリポ）
Cocripo（コクリポ）は、参加者の端末にインストールされていなくとも参加できる使いやすいウェビナーツールです。チャット機能、アンケート機能、ウェビナーの開催中に参加者の反応を可視化できる機能も備えており、リアルタイムでの双方向コミュニケーションを実現します。
無料で使用できるフリープランは3名まで参加が可能なので、これからウェビナーを始めたい方のお試しとしておすすめです。
ただし、ビジネスプラン（参加者100名まで）は月額30,000円（税別）などの料金体系ですが、これは月間の利用可能時間が制限されているプランであることが特徴です。コストを極力抑えたい企業には不向きかもしれませんが、ウェビナーの質や参加者の満足度を重視し、利用時間に合わせて費用を調整したい企業にとっては、この投資が価値ある選択肢となる可能性があります。Cocripoの特徴を十分に理解し、自社のウェビナー戦略に合わせて適切なプランを選択することが重要です。
LiveOn（ライブオン）
LiveOn（ライブオン）は、Web会議サービスとして使われているツールであり、ウェビナーでも利用できるウェビナーツールです。ASP版（クラウド版）の場合、初期費用としてライセンスごとに78,000円（税別）が別途かかりますが、その後は月額3,000円（税別）/1ライセンスの定額制で時間無制限に使えることが大きな特徴です。社内で頻繁に会議をする企業や、ウェビナーの配信時間を気にせず利用したい企業におすすめです。
録画配信機能も搭載されているので、リアルタイム配信、録画配信のどちらでも対応できます。また、多人数モード（ウェビナー形式）を利用することで、大規模な配信にも対応可能となります（※ASP版ではオプションとなる場合があります）。ウェビナーツールとしての機能が充実しており、チャット機能やアンケート機能、画面共有機能などが標準で搭載されています。これらの機能を活用することで、参加者とのインタラクティブなコミュニケーションが可能となり、より効果的なウェビナーの実施が期待できます。
まとめ
本記事では、ウェビナーの概要や成立させるためのツールを紹介しました。ウェビナーには、施設費をコストカットできたり、参加者が遠方であっても参加できるというメリットがあります。そのため、オフラインでのセミナーと比較して利益を出しやすいと言えるでしょう。
ウェビナーツールを選ぶ際は、ランニングコストや必要機能を確認することが大切です。また、サポート体制も重要な選択基準となります。まずは、本記事で解説したZoomやCocripo、LiveOnなどのウェビナーツールをすべて試し、自社に使いやすいツールを見極めることから始めてみてはいかがでしょうか。
ウェビナーは、企業のマーケティング戦略において重要な位置を占めています。適切なウェビナーツールを選択し、効果的なウェビナーを実施することで、顧客との関係構築や商談の機会創出につながります。ぜひ、自社のニーズに合ったウェビナーツールを見つけ、オンラインでのコミュニケーションを充実させてください。
