WBS（Work Breakdown Structure）を活用することで、プロジェクト管理を円滑に行うことができます。WBSを使えば誰でも手軽にプロジェクト管理ができるのですが、その反面注意点を押さえないと進捗の遅延を招きかねないリスクがあります。
本記事では、WBSの概要やメリット、WBS作成の流れについて解説します。WBSは、プロジェクトマネジメントにおいて重要な役割を果たす指標であり、効率的なタスク管理とリソース配分を可能にします。
現在、プロジェクト管理をしている方や、WBSの作成方法について知りたい方は、ぜひ本記事を参考にしてください。WBSを適切に活用することで、プロジェクトの成功率を高め、チームの生産性を向上させることができるでしょう。
目次
WBSとは？
WBSとは、Work Breakdown Structureの略で、プロジェクト管理の手法の一つです。Workは「作業」、Breakdownは「分解」、Structureは「構造」や「仕組み」という意味を表します。文字どおり、プロジェクトを管理するうえで個々の作業を分解して可視化することで、プロジェクト全体の中に具体的にどのような作業があるのかを明確にし、結果的にメンバー全体で共有できます。
WBSは、プロジェクトの全体像を把握し、効率的に進めるための重要なツールです。プロジェクトのスコープを明確にし、必要な作業を階層的に分解することで、プロジェクトの構造を体系的に表現します。これにより、プロジェクトマネージャーやチームメンバーは、各作業の関連性や依存関係を容易に理解できます。
また、プロジェクト進行に際してスケジュール管理がしやすいというメリットもあり、プロジェクトの計画段階で作成されることが多いです。WBSの記載方式はいくつかあるため、プロジェクトの内容に合わせて自身で作成するほか、ガントチャートをはじめとするフリー素材のテンプレートを活用することもできます。
WBSを活用することで、プロジェクトの透明性が向上し、リスク管理やリソース配分の最適化が可能になります。さらに、WBSは進捗管理や予算管理の基礎としても機能し、プロジェクト全体の成功率を高めることに貢献します。
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2種類のWBSの概要
WBS（Work Breakdown Structure）には、大きく分けて2種類の手法があります。それぞれの特徴を理解し、プロジェクトの性質に合わせて適切な方法を選択することが重要です。
1つ目はプロセス軸のWBSです。この方法では、プロジェクト全体を段階的なプロセスに分解し、各段階で必要な作業を明確にします。プロセス軸のWBSは、特に中長期的なプロジェクトや、成果物の詳細が計画段階で不明確な場合に適しています。
2つ目は成果物軸のWBSです。こちらは、プロジェクトの最終成果物を中心に据え、それを構成する要素を階層的に分解していきます。成果物軸のWBSは、短期的なプロジェクトや、最終的な成果物が明確に定義できる場合に効果的です。
どちらのWBS手法を選択するかは、プロジェクトの目的、期間、チームの規模、そして成果物の明確さによって決定されます。適切なWBS手法を選ぶことで、プロジェクト管理の効率が大きく向上し、目標達成の確実性が高まります。
両方のWBS手法には、それぞれ利点があります。プロジェクトマネージャーは、これらの特徴を十分に理解し、プロジェクトの要件に最も適した方法を選択することが求められます。次のセクションでは、各WBS手法についてより詳細に解説します。
プロセス軸
プロセス軸のWBSは、プロジェクトのプロセスを細分化して、どのようなステップを踏むことでプロジェクトを完了できるのかについて構造化します。具体的にはプロジェクト完了までのフェーズを細かく分解して「〜する」という動詞の形式でWBSを埋めていきます。
中長期プロジェクトのような、成果物の詳細が計画段階では見えないプロジェクトが発足した場合、プロセス軸のWBSが使用されることが多いです。プロセス軸WBSは、プロジェクトの進行状況を可視化し、各フェーズの依存関係を明確にすることができます。
簡単な例をあげると「オフィスの大掃除」というプロジェクトについて、プロセス軸のWBSを組むと「デスクの片付け」「備品の点検・購入」「窓・床に掃除機をかける」「インテリアの修繕」という細かなフェーズに分けて動詞形式で表します。これにより、プロジェクトの全体像を把握しやすくなり、各タスクの進捗管理も容易になります。
プロセス軸WBSは、特にプロジェクトマネジメントにおいて重要な役割を果たし、効率的なリソース配分や進捗管理を可能にします。
成果物軸
成果物軸のWBSは、プロジェクト完了に必要な成果物をツリー形式で表します。このタイプは計画段階で成果物が見通せる短期のプロジェクトに適しており、予算やリソースの見積りが行いやすいというメリットがあります。
プロセス軸の場合、細分化されたフェーズを動詞形式で表す一方で、成果物軸の場合、成果物を名詞形式で表すことが多いです。たとえば「自転車の製造」というプロジェクトを成果物軸WBSで組む際には「フレーム」「ホイール」「タイヤ」「チェーン」「ハンドル」「サドル」「ペダル」という成果物で表します。
成果物軸のWBSは、プロジェクトの全体像を把握しやすく、各成果物の関連性も明確になります。また、WBSの階層構造を活用することで、大きな成果物から小さな成果物まで詳細に分解できるため、タスクの漏れを防ぐことができます。成果物軸WBSを使用することで、プロジェクトマネージャーは各成果物の進捗状況を効率的に追跡し、必要に応じて調整を行うことができます。
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WBSをプロジェクト管理で使うメリット
プロジェクト管理のフレームワークはWBS以外にもさまざまな手法が存在します。WBSのメリットを理解することで、自身が扱うプロジェクトに適した管理方法を見つけられるでしょう。WBSでプロジェクト管理を行うメリットとして、下記のものが挙げられます。
- 再現性が高い
- シンプルなので手間がかからない
- タスクの抜け漏れを防ぐことができる
- メンバー（作業者）がタスクを把握しやすい
これらのメリットにより、WBSはプロジェクトの効率的な進行と成功率の向上に貢献します。特に、WBSの視覚的な構造化により、プロジェクト全体の俯瞰が容易になり、タスクの優先順位付けやリソース配分の最適化が可能になります。また、WBSを活用することで、プロジェクトの進捗状況を常に把握し、必要に応じて迅速な修正や調整を行うことができます。これにより、プロジェクトの遅延リスクを最小限に抑え、目標達成への道筋を明確に示すことができるのです。
再現性が高い
WBSは、プロジェクトのフェーズ・成果物を細分化して書き出し、担当者や予定日（締め切り）を書き出すことで管理を行います。このような構造化されたWBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクト管理において高い再現性を持ちます。
そのため、WBSを管理する人が誰であれ、フォーマットさえ決めておけば、管理者や日時を問わずにWBSを作成・実行できます。再現性が高いため、管理者が誰であっても同じパフォーマンスを発揮できるのが、WBSの魅力です。
また、WBSの再現性の高さは、異なるプロジェクト間でも活用できるメリットがあります。類似したプロジェクトであれば、過去に作成したWBSを参考にすることで、効率的にタスクの洗い出しやプロジェクト管理を行うことができます。これにより、プロジェクトの立ち上げから完了までの時間を短縮し、組織全体の生産性向上にも貢献します。
シンプルなので手間がかからない
WBSは、フォーマットに従って必要な作業を書き出すだけで作成できるため、手間がかかりません。また、作成時だけでなく実行する段階でも、担当者が自身に割り振られた作業とスケジュールを確認して実行するだけで、視認性も高いというメリットもあります。
プロジェクトを達成するためにどのステップを踏む必要があるのか、担当者は誰なのか、納期から逆算してどのようなスピード感で進行していくべきなのかが一目でわかるようになっています。このような視認性の高さは管理者だけでなくチーム内の負担の軽減にもつながるはずです。
WBSの作成と運用の簡便さは、プロジェクト管理の効率化に大きく貢献します。特に、複雑なプロジェクトでも、WBSを使用することで作業の全体像を把握しやすくなり、タスクの進捗管理も容易になります。また、WBSの構造化された形式により、プロジェクトの各段階での必要な作業や成果物を明確に示すことができ、チームメンバー間のコミュニケーションも円滑になります。
タスクの抜け漏れを防ぐことができる
WBSは、プロジェクト計画段階で見通せるタスクをすべて書き出すことから始まります。このプロセスにより、プロジェクト全体の作業を可視化し、重要なタスクの抜け漏れを防ぐことができます。また、WBSの構造化された形式により、新たに発生したタスクも手軽に追加でき、あわせて担当者や期限を割り振るため、プロジェクト進行中のタスク漏れも未然に防げます。
WBSはプロジェクト完了までに必要なタスクを、プロジェクトメンバーが共有するツールとしても機能します。これにより、担当者が忘れていたり、納期に間に合わない可能性のあるタスクを早期に発見し、チーム内でフォロー体制を事前に整えることも可能です。さらに、WBSを定期的に確認することで、プロジェクトの進捗状況を常に把握し、必要に応じてタスクの追加や修正を行うことができます。このようなWBSの特性は、プロジェクト管理において重要な役割を果たし、プロジェクトの成功率を高めることにつながります。
メンバー（作業者）がタスクを把握しやすい
WBSは視認性が高く、プロジェクトのメンバーが自身のタスクを把握しやすいので、不注意からの見落としも減少するはずです。自分のタスクとスケジュールだけでなく、チーム全体の進捗も俯瞰できるため、管理者以外でも他メンバーのタスクを把握して、必要に合わせてフォローできます。
また、WBSを活用することで、計画段階でタスクとスケジュールの詳細をチーム全体で共有でき、新たに発生したタスクや担当者の変更をメンバー各々が簡単に記入できます。これにより、チームに一体感を出せるほか、新人であってもプロジェクト全体におけるスケジュールの進捗やスピード感を掴めます。
さらに、WBSを使用することで、プロジェクトの全体像を把握しやすくなり、各メンバーが自分の役割や責任を明確に理解できます。これは、プロジェクトの効率性を高め、作業の重複や無駄を減らすことにつながります。WBSの構造化された形式により、複雑なプロジェクトでも各タスクの関連性や依存関係が明確になり、メンバー間のコミュニケーションや協力体制の強化にも役立ちます。
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WBSを作るための流れ
WBS（Work Breakdown Structure）を作成する際の基本的な流れは、以下の4つのステップで構成されます。これらのステップを順序よく進めることで、効果的なプロジェクト管理ツールとしてのWBSを作り上げることができます。
- 必要な作業を洗い出す
- 作業の順番を整理する
- 期日を設定する
- 作業者にタスクを振る
これらのステップを丁寧に実行することで、プロジェクトの全体像を把握し、効率的な進行管理が可能となります。WBSの作成プロセスを通じて、プロジェクトマネージャーはプロジェクトスコープを明確化し、リソース配分を最適化することができます。また、チームメンバー全員がプロジェクトの構造を理解し、自身の役割を認識することで、プロジェクト全体の生産性向上にもつながります。
必要な作業を洗い出す
まずは、プロジェクトの性質や期間に合わせて、プロセス軸または成果物軸どちらのWBSを作成するのか決定します。中長期的なプロジェクトであればプロセス軸、短期的なプロジェクトであれば成果物軸のWBSがおすすめです。
また、タスクを設定するうえで、手順・段階ごとにプロジェクトを進めたいのであればプロセス軸が適していますが、計画段階でプロジェクト完了のために必要な成果物を把握している場合には成果物軸を設定しましょう。
プロセス軸であればプロジェクト完了までにどのようなタスクをこなせばいいのか、成果物軸であればプロジェクト完了のために必要な成果物をすべて洗い出しましょう。このタスク洗い出しの段階で、できるだけ細かくタスクを洗い出すことが重要です。計画段階でタスクに漏れがあると、スケジュール管理に狂いが生じてしまいます。
WBSの作成において、タスクの洗い出しは非常に重要なステップです。プロジェクトの目標を達成するために必要なすべての作業を漏れなく抽出することで、より精度の高いプロジェクト管理が可能となります。また、WBSを通じてプロジェクトの全体像を把握することで、チームメンバー間での情報共有や進捗管理がスムーズに行えるようになります。
作業の順番を整理する
タスクを分解できたら、次はタスクごとに順番を割り振って整理します。プロセス軸のWBSであればフェーズごとに分け、どの順番でタスクを達成するかを分けて明確化していきます。この際、タスク間の依存関係や優先順位を考慮し、効率的なワークフローを構築することが重要です。
成果物軸のWBSであれば、成果物（納品物）をツリー形式で書き出し、優先度の高いものから順に整理していきます。各成果物の関連性や制約条件を把握し、論理的な順序で配置することで、プロジェクトの全体像を明確に可視化できます。
WBSの作成過程で、タスクや成果物の順序を整理することは、プロジェクト全体の進行を円滑にし、リソースの効率的な配分にも寄与します。また、この段階で潜在的な問題点や課題を早期に発見できる可能性もあるため、慎重に検討することが大切です。
期日を設定する
作業の順番を決定したら、それぞれの作業に期日を設定していきます。WBSの効果的な活用のためには、適切な期日設定が重要です。プロジェクトを進行するうえで発生する突発的なタスクに対応することも考慮に入れ、スケジュールには余裕を持ちましょう。WBSを作成する際には、進捗状況を確認するためにも、期日のほかに着手日を記載する欄を設けましょう。また、各タスクの所要時間や依存関係を考慮し、現実的な期日を設定することが大切です。WBSの期日設定は、プロジェクト全体の進捗管理に直結するため、慎重に行う必要があります。
作業者にタスクを振る
書き出したタスクごとに担当者（作業者）を割り振ります。作業内容や期日を確認しながら、最適な担当者を決定します。この際に、チーム全体で草案を共有して、自身の担当しているタスクと期日に無理がないか、タスクの漏れがないかも確認しましょう。
WBSの作成において、適切な作業者の割り当ては非常に重要です。各タスクの特性や難易度、そして作業者のスキルセットや経験を考慮して、最適なマッチングを行うことが求められます。また、チーム内でのワークバランスも考慮し、特定の作業者に過度な負担がかからないよう注意が必要です。
さらに、WBSの効果的な運用のためには、定期的なフォローアップミーティングを設けることも重要です。これにより、各作業者の進捗状況を確認し、必要に応じてタスクの再分配や支援体制の構築を行うことができます。このようなプロセスを通じて、プロジェクト全体の効率性と成功率を高めることができるでしょう。
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WBSを作成する際のポイント
WBSはプロジェクトの計画段階で作成されるため、いくつかの注意点を押さえなければ、かえって段取りが悪くなってしまうことも考えられます。
このようなリスクを防ぐためにも、WBSを作成する際には下記の点に注意しましょう。WBSの効果的な活用には、プロジェクトマネジメントの基本的な知識も必要です。
- スケジュールに余裕を持たせる
- 細かすぎるタスクは入れない場合もある
- WBSの前にマインドマップを使って思考を整理する
これらのポイントを押さえることで、より効率的なプロジェクト管理が可能になります。また、WBSの作成にはプロジェクトスコープの明確化も重要です。プロジェクトの目標や成果物を明確にし、それに基づいてWBSを構築することで、より精度の高いプロジェクト計画を立てることができます。
それぞれのポイントについて詳しく解説します。
スケジュールに余裕を持たせる
WBSは計画段階で必要タスクを洗い出して期日を割り振っていくため、詳細なスケジューリングが可能です。しかし、プロジェクト進行中に予期せぬ事態が発生する可能性も考慮する必要があります。そのため、WBS作成時には余裕を持ったスケジュール設定が重要となります。
例えば、タスクの進行中に新たな作業が発生したり、予定よりも時間がかかったりする場合があります。また、チームメンバーの急な欠勤や、他のプロジェクトとの兼ね合いで進捗が遅れることもあるでしょう。あまりにも細かいスケジュールを設定していると、このような状況に柔軟に対応できず、かえって逆効果になってしまうおそれがあります。
WBS作成段階では、突発的なタスクの発生や担当者の欠員、進捗の遅延を想定したうえで、余裕を持ったスケジュールを組みましょう。具体的には、各タスクの所要時間を見積もる際に、通常の1.2倍から1.5倍程度の時間を確保することをおすすめします。また、重要なマイルストーンの前には必ず数日間の余裕日を設けるなど、プロジェクト全体の進捗を見据えた計画が大切です。
さらに、日程的な余裕だけでなく、人員配置にも余裕を持たせることが重要です。突発的なタスクや欠員、他のタスクへのフォローを考慮して、担当者の決定にも柔軟性を持たせましょう。例えば、キーパーソンには必ず代理の担当者を設定しておくなど、リスク管理の観点からもWBSを作成することが効果的です。
このように、余裕を持ったWBSを作成することで、プロジェクトの遅延リスクを軽減し、より確実にプロジェクトを成功に導くことができます。
細かすぎるタスクは入れない場合もある
WBSを作成する際、タスクをあまりにも細分化しすぎると、プロジェクトの進行が冗長になってしまうおそれがあります。効率的なプロジェクト管理のためには、適切なレベルでのタスク分解が重要です。すぐに完了するタスクや極端に細かいタスクに関しては、思い切って一つにまとめることで、WBSの可読性と管理のしやすさを向上させることができます。
また、どうしても細かい作業をリストアップしなければならない場合は、成果物軸を採用してツリー形式のWBSを作成することで、細かな作業の漏れを防ぐことができます。この方法では、大きな成果物から順に細分化していくため、必要なタスクを漏れなく把握しやすくなります。
プロジェクトの規模や複雑さに応じて、適切なレベルでタスクを分解することが、効果的なWBS作成のポイントとなります。過度に詳細なタスク分解は避け、プロジェクトの全体像を把握しやすい構造を心がけましょう。これにより、チームメンバー全員がプロジェクトの進捗を理解しやすくなり、円滑なプロジェクト管理が可能となります。
WBSの前にマインドマップを使って思考を整理する
プロジェクト完了のために必要なフェーズや成果物が多いほど、WBSも複雑になります。そのような場合にはタスクの漏れも発生しやすいうえに、担当者の割り振りも雑になってしまい、全体の効率が落ちてしまうリスクも生じます。
また、手順が重要となるタスク（成果物）では、期日や担当者の配分が重要です。このため、WBSを作成する前にマインドマップを作成して、プロジェクト全体に必要なタスクや要素を整理し、全体像を把握する必要があります。マインドマップは、中心テーマから枝分かれして思考を可視化するツールで、WBS作成の前段階として非常に有効です。
マインドマップ作成を怠ってしまうと、作業に着手する順序に狂いが出てしまったり、担当者の割り振りが不適切であったりと、不都合が生じてしまいます。結果的としてスケジュールに遅れが出てしまうことも考えられるため、プロジェクトチーム全体で意見を出し合い、マインドマップを作成してプロジェクト進行のイメージを掴みましょう。
さらに、マインドマップを活用することで、プロジェクトの全体像を俯瞰的に捉えることができ、WBS作成時のタスク漏れや優先順位の誤りを防ぐことができます。また、チームメンバー間でのコミュニケーションツールとしても機能し、プロジェクトの目標や方向性の共有にも役立ちます。
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まとめ
本記事では、WBSについての概要や種類、WBSのメリットと作成方法について解説しました。WBSは、汎用性の高いプロジェクト管理の手法であり、手軽に作成・共有できる点が魅力です。プロジェクトのタスクを細分化し、視覚化することで、チーム全体で進捗状況を把握しやすくなります。
計画段階であまり精査せずにWBSを作成してしまうと、進捗の遅れやチームワークの乱れを招いてしまう恐れがあります。このため、本記事内で指摘した注意点を踏まえたうえで作成しましょう。特に、余裕のあるスケジュール設定や適切なタスクの粒度、マインドマップを活用した思考の整理などが重要です。
WBSを効果的に活用することで、プロジェクトの進行を円滑に管理し、目標達成の確率を高めることができます。ぜひ本記事を参考にして、プロジェクト管理やWBS作成に役立ててください。WBSの実践を通じて、より効率的なプロジェクト運営を目指しましょう。
