業務効率を改善し成果に反映させる上で欠かすことのできないフレームワーク「PDCA」。
この手法は、多くの企業で活用されてきましたが、近年では「PDCAは古い」という声も聞かれるようになりました。特に、インターネットの普及によってビジネス環境が急速に変化する現代において、PDCAサイクルが業務内容に適合しないケースも増えています。
本記事では、PDCAの基本概念や目的、そして「古い」と言われる理由について詳しく解説します。また、PDCAの現代的な意義や、効果的な活用方法についても触れていきます。
PDCAは依然として多くの場面で有効なツールですが、その適用には注意が必要です。ビジネスの特性や環境に応じて、PDCAを柔軟に活用したり、場合によっては代替手法を検討したりすることが重要です。
以下、PDCAの詳細や最新の動向について、わかりやすく解説していきます。
目次
PDCAとは？
PDCAとは、業務効率を改善し成果に反映させるための重要なフレームワークです。この略語は以下の4つの段階を表しています。
・ Plan：計画
・ Do：実行
・ Check：評価
・ Action：改善
PDCAは、これらの段階を順番に実行し、継続的に改善を図るためのサイクルを形成します。このプロセスは「PDCAサイクル」と呼ばれ、長期にわたって繰り返し実施されます。
PDCAサイクルの目的は、業務内容の改善や効率化を通じて生産性向上を実現することです。各段階で実施される作業と検証を通じて、組織は目標達成に向けて着実に前進することができます。
このフレームワークは、1950年代にアメリカの統計学者によって提唱されましたが、特に日本の製造業で広く採用され、戦後の日本経済の発展に大きく貢献しました。
PDCAサイクルの特徴は、体系的なアプローチと継続的な改善にあります。各段階で得られた知見や結果を次のサイクルに活かすことで、組織は徐々に目標に近づいていくことができます。
Plan：計画
「Plan」はその業務における計画立案の段階です。目標を設定し、その目標を達成するためのアクションプランを作成していきます。
PDCAサイクルのスタート地点となる「Plan」は、その後の「DCA」サイクルに影響を与える重要なファクターです。
ここをしっかりと策定しなければ、その後のサイクルの効果が発揮されづらくなり、徒労に終わる可能性もあります。
そうならないために、5W1Hなどのフレームワークを意識し、KGIやKPIの設定、期日を定めることが重要になります。また、具体的な数値目標を設定することで、進捗状況の把握や評価がしやすくなります。
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Do：実行
「Do」では「Plan」で立案したアクションプランを実行に移していきます。確実にアクションを実行するためのToDoリストの作成、作業の細分化を行います。
このファクターにおけるアクションの確実性が、後のKGIやKPIの値に大きく影響していきます。
しかしながらKGIやKPIを達成できるか否かは結果論であり、従業員がコントロールできるのもではありません。
一方アクションプランの実行は自社でコントロールできる部分であり、「Do」における実効性が、その後目標値達成の成否を分けるといっても過言ではありません。
Check：評価
「Check」では現時点において、アクションプランがしっかりと実行されていたかを振り返り、どの程度まで目標値に近づけているか、あるいは達成できているかを評価します。
同時に目標値に近づけていなかったり、達成できていなかったりした場合は、なぜ目標値に近づけていないのか、達成できていないのか、その要因を検証していきます。
「Check」では達成できなかった場合の要因にスポットが当たることが多いのですが、逆に達成できた場合の要因についても評価することで、新たな解決策が見つかる可能性もあります。
この段階では、定量的な指標と定性的な観点の両方から評価を行うことが重要です。例えば、数値目標の達成度合いだけでなく、プロセスの質や効率性、チームの連携状況なども考慮に入れます。また、予期せぬ外部要因の影響や、想定外の副次的効果についても注意深く分析することが求められます。
評価結果は、次のアクションプランの立案や既存の戦略の修正に直接反映されるため、客観的かつ正確であることが不可欠です。そのためには、多角的な視点からの分析や、関係者からのフィードバックの収集も効果的です。
Action：改善
「Action」では「Check」での評価に基づき、改善を試みていきます。
目標値に近づけている、達成できていると判断できれば、新たに見つけた改善点を取り入れつつ、引き続きそれまでのPDCAサイクルを維持していきます。
評価が芳しくない場合は改善案の模索や洗い出しを行い、改善を試みていきます。
もし改善が見込めないようであれば、現在回しているPDCAサイクルを思い切って一旦白紙に戻し一から見直すか、もしくは計画そのものを中止するか、などの検討を行います。
この「Action」のステップは、PDCAサイクルの最後かつ次のサイクルの始まりとなる重要な段階です。ここでの決定が次のサイクルの「Plan」に直接影響を与えるため、慎重かつ効果的な改善策の立案が求められます。
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PDCAは古いのか？PDCAが古いと言われる理由とは
PDCAサイクルは1950年代にアメリカの統計学者によって提唱された手法ですが、実際に積極的に導入されたのは日本の企業、特に製造業でした。戦後の日本における製造業は、PDCAサイクルを効果的に活用し、高品質な製品と強力なブランド力で世界をリードしました。
しかし、インターネットの普及に伴い、ビジネス環境が急速に変化する現代において、PDCAサイクルの長期的な性質が時代にそぐわなくなってきました。半年から1年、あるいはそれ以上の期間をかけて回すPDCAサイクルは、スピードが求められる現代のビジネス環境には必ずしも適していません。
また、「PDR」や「OODA」といった、より即効性の高い新しいフレームワークの台頭も、PDCAが古いと言われる要因の一つです。これらの新しいフレームワークは、PDCAよりも短期間で成果を出すことができるため、変化の激しい現代のビジネス環境により適していると考えられています。
しかしながら、PDCAが完全に時代遅れになったわけではありません。プロセスや工程が明確に定義されている業務や、長期的な視点が必要な戦略立案などにおいては、依然としてPDCAサイクルが有効に機能する場面も多くあります。
重要なのは、企業や組織が自らの業務内容や目標に応じて、PDCAサイクルと新しいフレームワークを適切に使い分けることです。状況に応じて柔軟にフレームワークを選択し、効果的に活用することが、現代のビジネス環境で成功するための鍵となるでしょう。
PDCAに代わるPDR
PDCAの欠点として挙げられるのが、「サイクルの遅さ」です。半年から1年、あるいはそれ以上期間でサイクルを回す必要があり、長期に渡る検証期間を要します。
その欠点を補うべく生み出されたのが「PDR」です。ハーバードビジネススクール教授であるアメリカ人のリンダ・ヒル氏が提唱したフレームワークです。PDCAに比べサイクル稼働期間が格段に短縮される特徴があります。
PDRは、急速に変化するビジネス環境に対応するために開発されました。特に、デジタル技術の進歩やグローバル化の加速により、企業は迅速な意思決定と行動が求められるようになりました。このような背景から、PDRは多くの企業で注目を集めています。
PDRの最大の利点は、その迅速性にあります。従来のPDCAサイクルが数ヶ月から1年以上かかるのに対し、PDRは数日から数週間程度で1サイクルを完了することができます。これにより、企業は市場の変化や顧客のニーズにより素早く対応することが可能となります。
また、PDRは柔軟性も高いフレームワークです。計画段階で詳細を詰めすぎず、実行しながら学習と調整を行うアプローチを取ります。これにより、予期せぬ状況や新たな機会に対しても柔軟に対応することができます。
PDRとはPDRとは以下の頭文字を取った略語
PDRは、以下の3つの段階の頭文字を取った略語です。
・ Prep：準備
・ Do：実行
・ Review：評価＝見直し
このフレームワークは、PDCAに比べてサイクルの稼働期間が大幅に短縮されるという特徴があります。PDRは、迅速な意思決定と行動が求められる現代のビジネス環境に適した手法として注目されています。各段階は連続的に行われ、素早いフィードバックと改善を可能にします。
Prep：準備
PDCAにおける「P」はPlanでしたが、PDRでは「Prep＝準備」に代わります。
つまりPDRサイクルの中に「Plan＝計画」は存在せず、即準備に取り掛かること意味しています。
これから実行に向けた取り組みを行うべく、目標の設定や競合調査、市場分析など簡潔に行い下準備を整えます。この段階では、迅速な行動開始を重視し、必要最小限の準備に留めることが特徴です。
Do：実行
「D」はPDCA同様に「Do＝実行」を表し、「Prep＝準備」段階において行った調査や分析の結果をもとに計画を実行に移していきます。
PDRではPDCAのように「ToDoリストの作成」「作業の細分化」など、綿密な計画を立てた上で実行するのではなく、とりあえず目標達成に向け動きましょう、というイメージで実行に移します。
Review：評価＝見直し
PDCAにおける「Check＝評価」と「Action＝改善」が省かれた代わりに、PDRでは「R＝評価」が組み込まれています。
「Check」も「Review」も両方「評価」の意味になりますが、この両者は「評価」の捉え方に違いがあります。
PDCAにおける「Check＝評価」は「進捗状況の確認」となりますが、PDRにおける「Review＝評価」は「実行後の結果を見直す」という意味合いが強くなります。
PDCAからPDRそしてOODAへ
PDRと同じくPDCAの代わりを担うフレームワークとして台頭してきたのが「OODA（ウーダ）」です。PDRと同じくサイクル稼働期間を大幅に短縮できるのが特徴です。
こちらはPDRまで呼称されていた「サイクル」ではなく「ループ」とされています。戦闘機操縦士であり航空戦術家でもあったアメリカ人のジョン・ボイド氏が提唱しました。
OODAは、PDCAやPDRと比較して、より迅速な意思決定と行動を可能にするフレームワークです。特に不確実性の高い環境や急速に変化する状況下での活用に適しています。
OODAループの特徴は、継続的な状況観察と素早い意思決定プロセスにあります。これにより、変化する環境に対して柔軟かつ迅速に対応することができます。
ビジネス界では、市場の変化や競合他社の動きに素早く対応する必要性が高まっており、OODAループの考え方が注目を集めています。特にスタートアップ企業や新規事業開発などの分野で、その有効性が認められています。
OODAとは
OODAとは以下の頭文字を取った略語です。
・ Observe：観察
・ Orient：仮説構築
・ Decide：意思決定
・ Act：実行
OODAは、PDCAやPDRと同様に、ビジネスにおける意思決定と行動のためのフレームワークです。しかし、OODAはより迅速な対応を可能にする点が特徴的です。このフレームワークは、変化の激しい環境下での素早い判断と行動を重視しており、特に不確実性の高い状況下で効果を発揮します。OODAは「ループ」と呼ばれ、継続的かつ柔軟な意思決定プロセスを表現しています。このアプローチは、現代のビジネス環境において、迅速な適応と革新を促進する有効なツールとして注目を集めています。
Observe：観察
OODAではまず「観察すること」からループが始まります。単純に「見る」という意味ではなく、状況を判断しながら情報収集を行うことになります。現場における動向、自らの置かれている立場や周囲の環境など、事実を淡々と収集していきます。この段階では、客観的な視点を保ちつつ、様々な角度から状況を把握することが重要です。
OODAは現時点における状況判断が重要視されるフレームワークで、先の見通せない曖昧な環境においてうまく適合できるとされています。現代のようなVUCA時代において、変化に適応するカギとなる共創力を実現するための有効な手段として、近年ビジネス界で注目を集めているのです。特に、急速に変化する市場環境や競合状況に対して、迅速かつ柔軟に対応することが求められる場面で、OODAの有効性が高く評価されています。
関連記事：VUCA時代とは？ビジネスで広がる共創の概念。なぜ必要とされているのか？
Orient：仮説構築
「Orient＝仮説構築」では「Observe＝観察」における段階で収集した情報をもとに仮説の構築を行っていきます。
仮説は当人の思い込みも含め自由に立てることができるため複数の仮説を用意し、現在の状況や環境に最も適していると判断できるものを選択する必要があります。
この仮説の選択しだいで最終的な行動を起こす「Act＝実行」における結果が大きく異なってきます。
より良い仮説構築を行うポイントとして挙げられるのが「過去の過ちを取り入れること」です。そしてそれを改善した仮説をさらに構築し、次のループの改善へと繋げていくのです。
Decide：意思決定
「Decide＝意思決定」では「Orient＝仮説構築」で立てた複数の仮説の中から最適と思われる仮説を最終選定し意思決定を行っていきます。
市場動向や市場における自社の立ち位置、競合他社などを総合的に勘案して、改めて「自社はどうなりたいか」を再確認します。また意思決定とともに「自社で何をするか」もしっかりと取り決めます。
Act：実行
「Act＝実行」では「Decide＝意思決定」で取り決めた内容を実行していきます。
OODAは目まぐるしく変化していく背景や環境において活用されるフレームワークです。そのため初期の情報収集する段階「Observe＝観察」のときと情勢が変化している可能性もあります。
しかしそれらは新情報として、次のOODAループを稼働させる材料となります。
もし情勢が変化していた場合でも「Decide＝意思決定」まで取り決めた内容を通常通り実行し、新情報は次のOODAループ稼働時に取り入れるようにします。
PDCAのメリットとは
PDCAは古いと言われる反面、プロセスやその工程がしっかりと決まっているものに対しては有効に機能するフレームワークです。PDCAをうまく活用することで、組織や業務の改善に大きな効果をもたらすことができます。主に以下のようなメリットがあります。
何をやるかが明確になる：PDCAサイクルを構築することで、組織の目標や各段階での具体的なアクションが可視化されます。これにより、従業員全員が同じ方向を向いて取り組むことができます。
●課題が見つかる：PDCAサイクルを回すことで、現状の問題点や改善すべき課題が明確になります。特に「Check（評価）」の段階で、目標と実績の差異を分析することで、具体的な課題を特定しやすくなります。
●目標達成に近づくことができる：PDCAサイクルを繰り返し実施することで、継続的な改善が可能になります。小さな改善の積み重ねが、最終的に大きな成果につながります。
●業務の標準化が進む：PDCAサイクルを通じて、効果的な手法や手順が明らかになり、それを組織全体で共有することで業務の標準化が進みます。
●従業員のモチベーション向上：目標達成に向けた進捗が可視化されることで、従業員の達成感や自己効力感が高まり、モチベーション向上につながります。
これらのメリットを最大限に活かすためには、PDCAサイクルを適切に運用し、組織の特性や目標に合わせて柔軟に調整していくことが重要です。
PDCAのメリット1：何をやるかが明確になる
PDCAを構築すれば作業内容が可視化され、何をやればよいかが明確になります。
そしてやるべきことが明確化されれば目標も生まれ、従業員一丸となって同じ目線から、目標に向けた取り組みを行うことができます。
いかなる大企業もやるべきことが曖昧であったり、目標がわからなかったりすれば、従業員もそれに呼応した作業が行えず、具体的な施策を講じることもできません。
本来達成すべき着地点が分からず企業として迷走しないためにも、PDCAサイクルをしっかりと構築し、やるべきことを明確化していきます。
PDCAのメリット2：課題が見つかる
PDCAサイクルを一定期間運用することで、組織が取り組むべき課題が明確になります。
PDCAの「Plan」段階では、具体的な数値目標を設定します。例えば「売上目標を1億円から2億円にアップさせる」や「自己資本比率を40％から50％へ引き上げる」といった形で、明確で測定可能な目標を掲げます。
このように目標が数値化されていることで、「Check」の段階で目標達成度を客観的に評価できます。目標と実績の差異が一目瞭然となり、どの部分に改善の余地があるのかが浮き彫りになります。
例えば、売上目標に届かなかった場合、その要因を分析することで「新規顧客の獲得が不足している」「既存顧客の離脱率が高い」といった具体的な課題が見えてきます。また、自己資本比率の目標未達成であれば「コスト削減が不十分」「負債の返済が進んでいない」などの課題が明らかになります。
このように、PDCAサイクルを通じて課題を特定できることで、次のアクションプランをより効果的に立案することが可能になります。課題が明確になれば、それに対する具体的な改善策を考案しやすくなり、組織全体の成長につながるのです。
PDCAのメリット3：目標達成に近づくことができる
PDCAは現状とゴールのギャップを把握でき、比較しながらマイナス面を改善できるフレームワークです。そのため目標達成までの期間短縮に大きく貢献します。
やるべきことも明確化され、マイナス面に対して「自社は何をしなければならないか」「自社に何ができるのか」を理解できます。これらの問題を地道にクリアしていくことで、目標達成に大きく近づくことができます。
PDCAサイクルを回すことで、目標と現状の差異が明確になり、改善すべき点が浮き彫りになります。この過程で、組織全体が目標に向かって一丸となって取り組むことができ、効率的に目標達成へと近づいていくことが可能となります。
また、PDCAサイクルを継続的に実施することで、常に最新の状況を反映した改善策を講じることができ、目標達成への道筋をより確実なものにすることができます。
PDCAをうまく機能させる方法
PDCAサイクルを効果的に機能させるためには、いくつかの重要なポイントがあります。まず、具体的で測定可能な目標設定が不可欠です。抽象的な目標ではなく、数値化された明確な指標を用いることで、進捗の評価がしやすくなります。
次に、PDCAサイクルは一度きりではなく、継続的に繰り返すことが重要です。各サイクルで得られた知見を次のサイクルに活かすことで、段階的な改善が可能になります。
また、PDCAの内容自体も固定化せず、必要に応じて見直しや調整を行うことが大切です。環境の変化や新たな課題に対応するため、柔軟な姿勢を保つことが求められます。
さらに、PDCAサイクルがうまく機能しない場合は、根本的な見直しも検討する必要があります。場合によっては、PDRやOODAなど、より適したフレームワークへの移行も選択肢となります。
これらの方法を意識し、組織の特性や目標に合わせてPDCAサイクルを適切に運用することで、より効果的な業務改善や目標達成が可能となります。
関連記事：PDCAサイクルの具体例を徹底解説します！成功・失敗の要因を説明！
「Plan＝計画」では数値化を行い具体的な目標値を設定する
すでにお伝えしましたが、PDCAにおける「Plan＝計画」の設定は目標を具体的に数値化、もしくは定量化させて設定を行うと、その後のサイクルを効率的に稼働させることができるようになります。
あまり好ましくない事例として挙げられるのが「会社を大きくする」「とりあえず利益を上げる」など抽象的に目標を設定してしまうことです。
これを行うと具体性に欠け、何をどのように改善すればよいのかを把握できなくなります。
具体的な目標設定の例としては、「売上高を前年比10%増加させる」「顧客満足度を80%以上に向上させる」「新規顧客獲得数を月平均50件達成する」などが挙げられます。このように明確な数値目標を設定することで、進捗状況の把握や評価が容易になり、PDCAサイクルの効果を最大限に引き出すことができます。
また、目標設定の際には、SMART基準を活用すると良いでしょう。SMARTとは以下の5つの要素を指します。
・Specific（具体的）
・Measurable（測定可能）
・Achievable（達成可能）
・Relevant（関連性がある）
・Time-bound（期限がある）
これらの要素を考慮しながら目標を設定することで、より実効性の高いPDCAサイクルを構築することができます。
一度のPDCAサイクルで終わらせず繰り返す
PDCAサイクルをはじめPDRサイクルやOODAループも同様ですが、一度サイクルを稼働させただけで終わらせず、繰り返しサイクルを回す必要があります。
「P」から始まり「A」まで稼働させた段階で、改善点を検証し実際に改善を試みたあと、また「P」から始めます。
これを何度も繰り返してくことで、徐々に業務内容が改善され目標達成に近づいていくのです。
PDCAサイクルは継続的な改善プロセスであり、一回で完璧な結果を得ることは稀です。むしろ、各サイクルを通じて学んだことを次のサイクルに活かすことで、より効果的な改善が可能となります。定期的にサイクルを回すことで、変化する環境や新たな課題にも柔軟に対応できるようになります。
上手くいかない場合はPDCAの内容を見直し調整する
PDCAサイクルを実際に稼働し、何サイクルか回し続けてもうまくいかないことは当然あります。その場合はPDCAの内容を見直し調整を繰り返していきます。
それでも成果につながらない場合は、PDCAの内容を一旦白紙に戻す、もしくは計画そのものを中止することも視野に入れます。
また昨今の目まぐるしく変化していく背景や環境において、PDCAサイクルが自社の業務内容に適合していない可能性もあります。
その場合はPDRもしくはOODAといったフレームワークに乗り換えたほうが、成果が出やすくなる場合もあります。
PDCAサイクルの調整や見直しを行う際は、以下の点に注意することが重要です。
・目標設定の妥当性を再確認する
・実行段階での問題点を洗い出す
・評価基準や方法が適切かどうかを検討する
・改善アクションの実効性を検証する
これらの点を丁寧に検討することで、PDCAサイクルの効果を最大化し、目標達成への道筋を見出すことができるでしょう。
まとめ
PDCAは古いと言われることもありますが、プロセスや工程が明確に定められている業務においては今でも有効なフレームワークです。PDCAサイクルを適切に活用することで、目標の明確化、課題の発見、そして目標達成への近道を見出すことができます。
一方で、急速に変化する現代のビジネス環境では、PDRやOODAといった新しいフレームワークも注目を集めています。これらは、PDCAよりも短期間でサイクルを回すことができ、より迅速な対応が求められる状況に適しています。
重要なのは、自社の業務内容や目標に最も適したフレームワークを選択し、効果的に活用することです。PDCAを採用する場合は、具体的な数値目標を設定し、サイクルを繰り返し回すことで継続的な改善を図ることが大切です。また、成果が見られない場合は、PDCAの内容を見直したり、他のフレームワークへの切り替えを検討したりすることも必要です。
ビジネスの成功には、常に状況を観察し、適切なフレームワークを選択・実行する柔軟性が求められます。PDCAを含む各種フレームワークの特徴を理解し、状況に応じて最適な手法を選択することが、今後のビジネス戦略において重要となるでしょう。
