業務効率を改善し成果に反映させる上で欠かすことのできないフレームワーク「PDCA」。
しかしながらインターネット普及後のスピード時代において、PDCAサイクルが業務内容に噛み合わず「PDCAは古い」と言われることもしばしばあります。
こちらでは時代錯誤的なイメージを抱く人も多い「PDCA」についてわかりやすく解説しました。
目次
PDCAとは？
PDCAとは以下の頭文字を取った略語です。
・ Plan：計画
・ Do：実行
・ Check：評価
・ Action：改善
業務内容の改善や効率化を行い、生産性向上を図るためのフレームワークです。
「P→D→C→A」の順に作業と検証を行い、「A」まで工程が終了したらまた「P」に戻ります。
このサイクルを「PDCAサイクル」といい、長期にわたって繰り返していきます。
Plan：計画
「Plan」はその業務における計画立案の段階です。目標を設定し、その目標を達成するためのアクションプランを作成していきます。
PDCAサイクルのスタート地点となる「Plan」は、その後の「DCA」サイクルに影響を与える重要なファクターです。
ここをしっかりと策定しなければ、その後のサイクルの効果が発揮されづらくなり、徒労に終わる可能性もあります。
そうならないために、5W1Hなどのフレームワークを意識し、KGIやKPIの設定、期日を定めることが重要になります。
関連記事：
・5W1Hとは？マーケティングでも応用できるフレームワークを解説！
・KPI・KGIの違い～目標達成に欠かせない2大項目の活用を考える
Do：実行
「Do」では「Plan」で立案したアクションプランを実行に移していきます。確実にアクションを実行するためのToDoリストの作成、作業の細分化を行います。
このファクターにおけるアクションの確実性が、後のKGIやKPIの値に大きく影響していきます。
しかしながらKGIやKPIを達成できるか否かは結果論であり、従業員がコントロールできるのもではありません。
一方アクションプランの実行は自社でコントロールできる部分であり、「Do」における実効性が、その後目標値達成の成否を分けるといっても過言ではありません。
Check：評価
「Check」では現時点において、アクションプランがしっかりと実行されていたかを振り返り、どの程度まで目標値に近づけているか、あるいは達成できているかを評価します。
同時に目標値に近づけていなかったり、達成できていなかったりした場合は、なぜ目標値に近づけていないのか、達成できていないのか、その要因を検証していきます。
「Check」では達成できなかった場合の要因にスポットが当たることが多いのですが、逆に達成できた場合の要因についても評価することで、新たな解決策が見つかる可能性もあります。
Action：改善
「Action」では「Check」での評価に基づき、改善を試みていきます。
目標値に近づけている、達成できていると判断できれば、新たに見つけた改善点を取り入れつつ、引き続きそれまでのPDCAサイクルを維持していきます。
評価が芳しくない場合は改善案の模索や洗い出しを行い、改善を試みていきます。
もし改善が見込めないようであれば、現在回しているPDCAサイクルを思い切って一旦白紙に戻し一から見直すか、もしくは計画そのものを中止するか、などの検討を行います。
関連記事：フレームワークとは？思考を整理しビジネスを進めていくための枠組みを活用シーン別に解説
PDCAは古いのか？PDCAが古いと言われる理由とは
PDCAサイクルの手法は1950年代にアメリカの統計学者であるウィリアム・エドワーズ・デミング博士とウォルター・アンドルー・シューハート博士により提唱されました。
提唱者はアメリカ人ですが、実際にPDCAサイクルが積極的に取り入れられたの日本の企業でした。特に製造業においてはこのPDCAサイクルがうまく機能し、多くの企業で導入されています。
PDCAサイクルの手法が多くの製造業で取り入れられ、まさにPDCAサイクル全盛期とも言えた時代が戦後の日本です。
戦後の日本における製造業は世界をリードし、その高い品質とブランド力で戦後の日本を立て直してきました。
当時はインターネットが普及しておらず、時間をかけて半年から1年単位で行うPDCAサイクルがうまく噛み合っていたのです。
しかしインターネットが普及しはじめ、時代背景の変化やものごとの移り変わりがはやくなるにしたがって、PDCAのゆっくりとしたサイクルが次第に現在のスピード時代にそぐわなくなってきました。
このような背景から「PDCAサイクルは古い」と言われるようになったのです。加えて、「PDR」「OODA」といったPDCAに代わる即効性の高いフレームワークが台頭してきたことも、PDCAが古いと言われる要因のひとつとなっています。
PDCAに代わるPDR
PDCAの欠点として挙げられるのが、「サイクルの遅さ」です。半年から1年、あるいはそれ以上期間でサイクルを回す必要があり、長期に渡る検証期間を要します。
その欠点を補うべく生み出されたのが「PDR」です。ハーバードビジネススクール教授であるアメリカ人のリンダ・ヒル氏が提唱したフレームワークです。PDCAに比べサイクル稼働期間が格段に短縮される特徴があります。
PDRとはPDRとは以下の頭文字を取った略語
・ Prep：準備
・ Do：実行
・ Review：評価＝見直し
Prep：準備
PDCAにおける「P」はPlanでしたが、PDRでは「Prep＝準備」に代わります。
つまりPDRサイクルの中に「Plan＝計画」は存在せず、即準備に取り掛かること意味しています。
これから実行に向けた取り組みを行うべく、目標の設定や競合調査、市場分析など簡潔に行い下準備を整えます。
Do：実行
「D」はPDCA同様に「Do＝実行」を表し、「Prep＝準備」段階において行った調査や分析の結果をもとに計画を実行に移していきます。
PDRではPDCAのように「ToDoリストの作成」「作業の細分化」など、綿密な計画を立てた上で実行するのではなく、とりあえず目標達成に向け動きましょう、というイメージで実行に移します。
Review：評価＝見直し
PDCAにおける「Check＝評価」と「Action＝改善」が省かれた代わりに、PDRでは「R＝評価」が組み込まれています。
「Check」も「Review」も両方「評価」の意味になりますが、この両者は「評価」の捉え方に違いがあります。
PDCAにおける「Check＝評価」は「進捗状況の確認」となりますが、PDRにおける「Review＝評価」は「実行後の結果を見直す」という意味合いが強くなります。
PDCAからPDRそしてOODAへ
PDRと同じくPDCAの代わりを担うフレームワークとして台頭してきたのが「OODA（ウーダ）」です。PDRと同じくサイクル稼働期間を大幅に短縮できるのが特徴です。
こちらはPDRまで呼称されていた「サイクル」ではなく「ループ」とされています。戦闘機操縦士であり航空戦術家でもあったアメリカ人のジョン・ボイド氏が提唱しました。
OODAとは
OODAとは以下の頭文字を取った略語です。
・ Observe：観察
・ Orient：仮説構築
・ Decide：意思決定
・ Act：実行
Observe：観察
OODAではまず「観察すること」からループが始まります。単純に「見る」という意味ではなく、状況を判断しながら情報収集を行うことになります。
現場における動向、自らの置かれている立場や周囲の環境など、事実を淡々と収集していきます。
OODAは現時点における状況判断が重要視されるフレームワークで、先の見通せない曖昧な環境においてうまく適合できるとされています。現代のようなVUCA時代において、変化に適応するカギとなる共創力を実現するための有効な手段として、近年ビジネス界で注目を集めているのです。
関連記事：VUCA時代とは？ビジネスで広がる共創の概念。なぜ必要とされているのか？
Orient：仮説構築
「Orient＝仮説構築」では「Observe＝観察」における段階で収集した情報をもとに仮説の構築を行っていきます。
仮説は当人の思い込みも含め自由に立てることができるため複数の仮説を用意し、現在の状況や環境に最も適していると判断できるものを選択する必要があります。
この仮説の選択しだいで最終的な行動を起こす「Act＝実行」における結果が大きく異なってきます。
より良い仮説構築を行うポイントとして挙げられるのが「過去の過ちを取り入れること」です。そしてそれを改善した仮説をさらに構築し、次のループの改善へと繋げていくのです。
Decide：意思決定
「Decide＝意思決定」では「Orient＝仮説構築」で立てた複数の仮説の中から最適と思われる仮説を最終選定し意思決定を行っていきます。
市場動向や市場における自社の立ち位置、競合他社などを総合的に勘案して、改めて「自社はどうなりたいか」を再確認します。また意思決定とともに「自社で何をするか」もしっかりと取り決めます。
Act：実行
「Act＝実行」では「Decide＝意思決定」で取り決めた内容を実行していきます。
OODAは目まぐるしく変化していく背景や環境において活用されるフレームワークです。そのため初期の情報収集する段階「Observe＝観察」のときと情勢が変化している可能性もあります。
しかしそれらは新情報として、次のOODAループを稼働させる材料となります。
もし情勢が変化していた場合でも「Decide＝意思決定」まで取り決めた内容を通常通り実行し、新情報は次のOODAループ稼働時に取り入れるようにします。
PDCAのメリットとは
PDCAは古いと言われる反面、プロセスやその工程がしっかりと決まっているものに対しては有効に機能するフレームワークです。
PDCAをうまく活用することで主に以下のようなメリットがあります。
・ PDCAのメリット1：何をやるかが明確になる
・ PDCAのメリット2：課題が見つかる
・ PDCAのメリット3：目標達成に近づくことができる
PDCAのメリット1：何をやるかが明確になる
PDCAを構築すれば作業内容が可視化され、何をやればよいかが明確になります。
そしてやるべきことが明確化されれば目標も生まれ、従業員一丸となって同じ目線から、目標に向けた取り組みを行うことができます。
いかなる大企業もやるべきことが曖昧であったり、目標がわからなかったりすれば、従業員もそれに呼応した作業が行えず、具体的な施策を講じることもできません。
本来達成すべき着地点が分からず企業として迷走しないためにも、PDCAサイクルをしっかりと構築し、やるべきことを明確化していきます。
PDCAのメリット2：課題が見つかる
PDCAサイクルをある程度の期間稼働させれば、クリアするべき課題が浮上してくることもあります。
PDCAは最初の「Plan」の段階において、目標を数値化、もしくは定量化させて設定を行います。
例えば「売上目標を1億円から2億円にアップさせる」「自己資本比率を40％から50％へ引き上げる」など具体的な数値を用いて、視覚化された目標値を設定します。
目標値が視覚化されていれば、PDCAサイクル稼働後は「C」の「Check＝評価」において、それらが達成されているか否かが一目瞭然で分かります。
もし達成されていなければ、どのような要素が足りていないかを洗い出しやすくなり、結果クリアするべき課題が見つかりやすくなるのです。
PDCAのメリット3：目標達成に近づくことができる
PDCAは現状とゴールのギャップを把握でき、比較しながらマイナス面を改善できるフレームワークです。そのため目標達成までの期間短縮に大きく貢献します。
やるべきことも明確化され、マイナス面に対して「自社は何をしなければならないか」「自社に何ができるのか」を理解できます。これらの問題を地道にクリアしていくことで、目標達成に大きく近づくことができます。
PDCAをうまく機能させる方法
PDCAをうまく機能させる方法としては、以下が挙げられます。
・ 「Plan＝計画」では数値化を行い具体的な目標値を設定する
・ 一度のPDCAサイクルで終わらせず繰り返す
・ 上手くいかない場合はPDCAの内容を見直し調整する
関連記事：PDCAサイクルの具体例を徹底解説します！成功・失敗の要因を説明！
「Plan＝計画」では数値化を行い具体的な目標値を設定する
すでにお伝えしましたが、PDCAにおける「Plan＝計画」の設定は目標を具体的に数値化、もしくは定量化させて設定を行うと、その後のサイクルを効率的に稼働させることができるようになります。
あまり好ましくない事例として挙げられるのが「会社を大きくする」「とりあえず利益を上げる」など抽象的に目標を設定してしまうことです。
これを行うと具体性に欠け、何をどのように改善すればよいのかを把握できなくなります。
一度のPDCAサイクルで終わらせず繰り返す
PDCAサイクルをはじめPDRサイクルやOODAループも同様ですが、一度サイクルを稼働させただけで終わらせず、繰り返しサイクルを回す必要があります。
「P」から始まり「A」まで稼働させた段階で、改善点を検証し実際に改善を試みたあと、また「P」から始めます。
これを何度も繰り返してくことで、徐々に業務内容が改善され目標達成に近づいていくのです。
上手くいかない場合はPDCAの内容を見直し調整する
PDCAサイクルを実際に稼働し、何サイクルか回し続けてもうまくいかないことは当然あります。その場合はPDCAの内容を見直し調整を繰り返していきます。
それでも成果につながらない場合は、PDCAの内容を一旦白紙に戻す、もしくは計画そのものを中止することも視野に入れます。
また昨今の目まぐるしく変化していく背景や環境において、PDCAサイクルが自社の業務内容に適合していない可能性もあります。
その場合はPDRもしくはOODAといったフレームワークに乗り換えたほうが、成果が出やすくなる場合もあります。
まとめ
「PDCA」は古いと言われてはいるものの、プロセスやその工程がしっかりと決まっているものに対しては、現在でも有効に機能します。特に製造業における「PDCA」の効果はすでに多くの企業で検証が行われ実証済みです。
「PDR」や「OODA」とともにケースバイケースで自由に使い分けられるようになると、目標達成までの道のりが短縮できるようになります。
