「ToDoリスト」という言葉を知っていますか？やるべきことを可視化して、優先度を明確にするものを指しますが、仕事が多忙になってしまった時や、行うべきことが多岐に渡る時などに、このリストを活用すると非常に便利です。「現状のままでも業務は進んでいるから大丈夫」と感じている方でも、さらなる効率化や生産性の向上が図れるかもしれません。
本記事では、ToDoリストの概要や作成するメリット、作成する際の流れやポイントなどについて解説します。「業務の生産性を高めたい」とお考えのビジネスマンは、ぜひ今回の記事を読んで、自身の業務に活かしてみてください。
目次
ToDoリストとは？
ビジネスに携わっている人であれば、ToDoリストという言葉を聞いたことがある人は多いかもしれませんが、「言葉は知っていても説明は難しい」と思われる人もいらっしゃるでしょう。まずは、ToDoリストの意味や概要を解説します。
やるべきことを可視化したリスト
ToDoリストは別名「やることリスト」とも呼ばれ、やるべきことを可視化して、優先度を明確にしたものを指します。「ToDo」とは、「いつかやるべきこと」という意味があり、明確な期限は決まっていないけれどやるべきことを指します。ToDoリストでは、これをまとめて一覧にし、チェックリストのようなものにして管理していきます。
ToDoを書き並べると、何を優先して行動すれば良いのかが可視化されるので、優先順位の把握や作業の抜け漏れ防止、業務の効率化などといったメリットが期待できます。そのため、ToDoリストはビジネスシーンではもちろん、日常生活においても便利に活用できます。
しかし、リストアップしたからといって、「リストアップして満足」では実際の効果は発揮されません。作成方法や効果的な使い方を理解していなければ、その効果を最大限引き出すことはできないでしょう。
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こんな人におすすめ
ToDoリストはどのような人でも使うことが可能ですが、中でも業務が多忙なビジネスマンや、もっと効率よく仕事を進めたい会社員などには特におすすめです。
企業に勤めて仕事をしていると、企業のメイン事業に関しての業務を行うのはもちろん、個人的に任されている仕事やその他の細かな作業も行わなければいけません。また、入社して複数年経つと、部下のサポートや部署全体の管理なども任されて、より多忙になることもあります。自分の仕事だけでなく、他の人の仕事に対してもチェックや管理を行い、より業務が行いやすいようにアクションを起こしていく必要があるでしょう。
そんな時に正しくToDoリストを活用すれば、自分の行うべき業務や優先順位の把握、進捗の管理もすることができ、慌てることなく優先度の高いものから取り組むことができます。また、業務量が多く、「自分だけでは期限内にこなせるか分からない」という状況であったとしても、ToDoリストで進捗やスケジュールの確認をすれば、他の人への依頼も行いやすくなります。このように、ToDoリストを使ってこれから取り組むべきことを理解することは、今とるべき行動の確認にも繋がるのです。
「タスク」との違い
「ToDo」と似た言葉で「タスク」という言葉をよく耳にしますが、2つはそれぞれ違う特性を持っています。
タスクとは、「特定の期限までにやるべきこと」を意味します。例えば業務内で発生した作業の中で、特定の決められた期限までに処理しなければ他の作業に影響が出てしまうような事柄などを指します。
より具体的な例を挙げると、顧客からWebサイトの制作を依頼された場合、顧客との打ち合わせやWebサイトの大まかな設計、デザイン、Webサイト公開までのスケジュールなどが制作前に定められます。各工程のいずれかに遅れが出てしまうと後の作業スケジュールにも支障が出てしまうので、どれも決められた期限内に完了させなければなりません。つまり、この工程のひとつひとつが「タスク」なのです。
このように、「ToDo」に関しても「タスク」に関しても、どちらもやるべきことには変わりはありませんが、期限が決まっているか否かが違いとなります。
ToDoリストを作成する5つのメリット
ビジネスの場ではもちろん、日常生活においても使えるToDoリストは、効果的に活用することで多くのメリットがもたらされます。ここからは、ToDoリストを作成する5つのメリットについて解説します。
やるべきことの漏れが無くなる
ToDoリストではやるべきことをアウトプットしてリスト化するので、漏れを防ぐことに繋がります。ビジネスの場では様々な業務を行わなければいけないことが多くあり、膨大な業務量を抱えることも多々あります。そんな膨大な業務量を頭の中だけで記憶しておくのはどうしても難しく、記載されたものなどが無いと思わぬ漏れを引き起こし、業務上のアクシデントなどに繋がりかねません。
ToDoリストを作成しておくと、自分がやるべきことが可視化されるため、業務を行っていく上での漏れなどを回避することができます。また、一定頻度でそれを確認する習慣を身に付ければ、優先すべき事項の把握ができるだけでなく、新しく発生したToDoを追加記載するなど、さらにリストを活用することにも繋がるでしょう。
優先順位が明確化される
もしToDoリストが無ければ、自分が思いついた作業から順にこなしてしまいがちですが、自分がやるべきことをToDoリストで可視化しておくと、優先順位を明確にしたうえで効率的に行動することができます。
緊急で取り組まなければいけない業務や期日が明確に設けられているもの、後に回しても良い作業、先方との打ち合わせ後にまとめて対応すべきことなど、項目ごとの状況がチェックできるため、優先度を確認しながら効率的に処理できるようになるでしょう。
優先順位が明確になっていないと、業務の効率は大幅に落ちる傾向があります。効率よく仕事を進めるために、優先順位の明確化は非常に重要なのです。
行動するまでの迷いの時間が少なくなる
ToDoリストでやるべきことの優先順位が明確になると、今やるべきこと・やるべきではないことも明確になるため、行動するまでの迷いの時間が少なくなります。業務を行う上で「どれから手を付ければ良いのか分からない」という状況だと、何から取り組むべきか迷ってしまい、非常に時間をもったいなく使ってしまいます。しかし、事前に着手すべきことを明確にしておくと、迷う時間を少なくすることができ、すぐに行動に起こせるようになるでしょう。
進捗状況が把握しやすい
業務などの進捗状況を把握しやすくなる点もToDoリストの大きなメリットです。やるべき業務や現在実施している業務を可視化し、こまめに更新や追加を行うことで、常に進捗をチェックすることができるのです。
一目で進捗を把握できると、その時に合った行動を起こしやすくなります。例えば、想定していたより進捗状況が悪い業務があったとしたら、期日に間に合うようにどのような対策を行えばいいのかを考えることができます。期日直前に気づいてしまうと慌てて対応しなければなりませんが、ToDoリストを使って進捗状況が悪いことに事前に気づける状況にしておくことで、早めの対策を打てるようになるでしょう。
スケジュールを立てやすい
スケジュールを立てやすくなるのもToDoリストの利点です。ToDoリストで実際にやるべきことの所要時間を見積もることで、おおよそのスケジュール感が把握できるようになり、自身のスケジュールが立てやすくなります。
また、もし業務上でトラブルなどが発生してしまった場合でも、事前にスケジュール感を把握していることで、余裕を持って対応することが可能になるでしょう。
ToDoリストを作成する際のNG行為
ToDoリストには多くのメリットがありますが、誤った方法で作成してしまうと、その効果が発揮されない可能性があります。ここからは、ToDoリストを作成する際のNG行為について解説します。
作成することが目的になってしまう
ToDoリストは、作成すること自体が目的になってしまわないように注意しましょう。作成しただけで生産的な気分になってしまい、肝心の行動があまり伴っていないというような人は少なくありません。
ToDoリストは作成するのが目的ではなく、行動すべきことを明確にし、優先順位の把握や作業の抜け漏れ防止、効率化などを行うことが目的です。作成した後にそれを活用できていなければ、それは無駄な作業を行ったことになってしまいます。
可視化したToDoが抽象的
可視化したToDoの内容が抽象的である場合、何から行動を起こせば良いのか分からないといった状況になってしまう恐れがあります。反対に、ToDoの内容を明確にしておくと、それをやり遂げるためにどのような行動をとるべきかということもあわせて考えることができます。
例えば、「1週間で商談を行う」といった目標だと、何から行動をするべきか明確になりません。しかし、「1週間で2件の商談を行う」という目標であれば、そのために何人のお客様にアプローチすれば良いのかなど、具体的な行動を明確に考えることができます。
このように、ToDoが抽象的では次の行動を考えることが難しくなるので、注意しましょう。
作成したリストを見直さない
作成したリストを定期的に見直さないことも、ToDoリストの効果低減を招いてしまいます。作成した後そのまま放置してしまうと、対応しなくてもいいはずのToDoが増えたり、見にくくなったりなど、本来の効果を発揮できないリストになってしまう恐れがあります。作成したリストを随時見返して適切な更新をしなければ、業務を効率的に進めることが難しくなってしまうでしょう
ToDoリストを作成する4ステップ
ここからは、ToDoリストを作成する際の流れをステップごとに解説します。「今まで作ったことはあるが続かなかった」という人は、以下のステップを基に改めて作成してみましょう。
効果的なリストを作成するポイントは業界・職種によって異なりますが、すべての仕事に共通すると思われる作成方法は以下の通りです。
1. 行動するべきことを書き出す
2. カテゴリ分けをする
3. 優先順位を決める
4. 期限を設定する
行動するべきことを書き出す
まずは、行動するべきことをすべて書き出しましょう。ポイントとしては、可能な限り細かく噛み砕いて、具体化した業務を一つずつリストアップしていくことです。
例えば、「○○株式会社（取引先）にお礼のメールを送る」「上司に商談の日程を連絡する」など、数分もあれば完了する業務から、「来季の担当顧客の売上計画の作成」「部下たちとの面談」「営業スキルに関する研修に参加」など、中長期的な業務まですべて書き出してみてください。
また、以下のような点を意識してリストアップを行うと、さらに分かりやすいリストを作成することができるでしょう。
● 具体性があるものになっているか
● 現実的に達成可能な期限になっているか
● おおよそどのくらいの時間を使って行うことができるか
● 進捗が管理できるものか
カテゴリ分けをする
次に、リストアップしたものをカテゴリ分けしていきましょう。ToDoのカテゴリ分けができていない状態では、複数の種類の業務が入り混じっているため、優先順位を明確にしにくくなってしまいます。
事前にカテゴリ分けをしておくことで、優先して進めるべき業務がより明瞭になり、効率的に進めていくことができるでしょう。分け方としては、以下のような分け方があります。
● クライアントごと
● プロジェクトごと
● 部署・部門ごと
優先順位を決める
次は、それぞれのToDoの優先順位を決めていきます。優先順位を決めるときは、「時間管理のマトリックス」の活用がおすすめです。
「時間管理のマトリックス」とは、スティーブン・R・コヴィー氏が「7つの習慣」という著書の中で提唱したもので、緊急度と重要度のかけ合わせで優先順位を整理して、生産性を向上させる手法のことを指します。以下の4領域に振り分けて整理をしてみましょう。
● 領域１…緊急度が高い・重要度が高い
● 領域２…緊急度が低い・重要度が高い
● 領域３…緊急度が高い・重要度が低い
● 領域４…緊急度が低い・重要度が低い
まずは、最優先で領域1の緊急度も重要度も高いものから取り掛かるようにしていきましょう。
領域2と領域3は、ケースバイケースで優先すべきものは変わってきますが、あまり意識せず進めていると、緊急度が高い領域3を優先させてしまう傾向にあります。ですが、実際には領域2も非常に重要なものです。領域２とは例えば、新規事業の計画や人材の採用・育成、成長のための自己研鑽などが挙げられます。これらはすぐに対応をしなくても良いものではありますが、将来的な成果や事業の発展には大きな影響を与えるものです。そのため、領域2のToDoの優先順位を上に持ってくることを強くおすすめします。
領域3は、緊急度が高いため重要度も高いと思ってしまう人が少なくありませんが、ここは「錯覚の領域」とも呼ばれ、この領域にあるものに取り組んでも、生産性の低い結果に終わってしまうことが多々あります。
例えば、上司との重要ではない話題についての長電話や、目的が設定されていない打ち合わせ、必要性の低い報告書の作成などが挙げられます。
領域3の処理に追われて多くの時間を割き過ぎてしまい、領域1・領域2の行動に割く時間が無くなってしまっては本末転倒です。領域3の行動に関しては、やらないという判断を下すことも非常に重要となります。領域4は言うまでもなく無駄な領域なので、領域4の行動に時間を割いていないか客観的に確認し、生産性のない時間は削減していきましょう。
期限を設定する
最後は、ToDoごとに期限を設定しましょう。ToDoには納期や期限が決まっているものもあれば、決まってないものもあります。納期や期限がないものは後回しにしがちですが、未完了のタスクが増えてしまうとストレスにも繋がる恐れがあります。ストレスになることを防ぐためにも、仮でも良いので期限を設定するようにしておきましょう。
また、期限を設定するときは余裕を持ったスケジュールにすることも大切です。タイトすぎるスケジュールにすると、一度に取り組むToDoが増えてしまう恐れがあり、業務全体の効率が悪くなってしまったり、身体的・精神的負荷がかかりすぎてしまったりなど、様々な面で悪影響を及ぼしかねません。無理のない範囲で現実的な期限を設定し、余裕を持った行動をとっていきましょう。
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効果的なToDoリストにするための7つのポイント
ToDoリストを作成しても、「3日坊主で終わってしまった」というのはよくあるパターンです。ここからは、効果的にToDoリストを使うための7つのポイントについて解説します。
● 具体的に可視化する
● 大きなToDoは細分化する
● 思いついたらすぐに書き出すようにする
● 緊急度や重要度を意識しておく
● 定期的に見直しを行う
● 行えなかったToDoの原因を理解する
● 不必要な作業は削減する
具体的に可視化する
ToDoリストに記載する内容は、できる限り具体的にして可視化することが重要です。自分のためのToDoリストなのにもかかわらず、見てもよく分からない抽象的な内容が記載されていると、再度確認が必要になり、時間を無駄にしてしまいます。内容を具体的にしておけば、何をするべきかが一目で分かるので、いち早く行動に移すことができるでしょう。
大きなToDoは細分化する
大きなToDoは細分化すると、より行動が明確になります。大きすぎるToDoだと、いつまでもリストに残り続けてしまい、前進している感覚がなくなったり、進捗状況が一目で把握できなかったりと、行動をしていくにあたって悪い影響を与えかねません。
こまめにToDoを消していけるように細分化し、進捗を感じられるようにすることで達成感が得られますし、進行状況が把握できて完了までのイメージもしやすくなります。
例えば、「商談の際のプレゼン資料を作成する」というToDoの場合、
・市場の調査
・営業先の情報収集
・競合の調査
・プレゼン資料の構成決め
・文章の構成考案
・デザイン決め
・プレゼン資料の作成
・社内への共有・意見をもらう
などの細分化ができます。
思いついたらすぐに書き出すようにする
頭の中で考えている行動をアウトプットすると、脳への負担を減らしながらも、優先順位の把握や作業の抜け漏れ防止ができます。脳は非常に繊細で、蓄積した情報が膨大すぎるとそれを処理しきれず、ミスが多くなったり、あまり集中できなかったりなどの影響が出てくることがあります。
そうならないよう、行動すべきことが発生したときは、すぐにToDoリストにその内容を書き出しておくと良いでしょう。そうすれば取り組むべきことを記憶するために脳を使わなくても良くなりますし、アクションまでの迷いの時間も少なくなるので、脳を酷使せずともスムーズに行動に移せるでしょう。
緊急度や重要度を意識しておく
前項でも触れていますが、ToDoの優先順位をしっかりと決めることも大きなポイントです。時間管理のマトリックスを利用して、緊急度や重要度を意識することが重要です。
あまり意識せずに行動していると、楽な業務や短時間で終わる業務から手を付けてしまったり、「緊急度が高い・重要度が低い」ものに追われてしまったりなど、本来とるべき行動をとれずに終わってしまう恐れがあります。
ToDoリストは緊急度や重要度を基にカテゴリ分けして優先順位を明確にし、何を対応すれば良いのかを可視化するために作成します。楽な業務や短時間で終わる業務などから手を付けてしまっては、「緊急度が高い・重要度が高い」ものが後回しになってしまうかもしれません。目先の行動ではなく、生産性の高い行動を優先しましょう。
定期的に見直しを行う
ToDoリストは定期的に見直しを行うと、より効果を発揮します。ToDoは、場合によっては保留になってしまったり、重要度や緊急度が変わってしまったりなどのケースも想定されるので、週次や月次などのタイミングで見直しや振り返りをするようにしましょう。
見直しをすることで、仕事の段取りや行動の明確化を行うことができます。また、進捗のあまり良くない業務などが見つかった場合は、早い段階でそれに対しての対策を打つことができるでしょう。
行えなかったToDoの原因を理解する
期日が先週だったのに完了していないToDoや、進捗が悪いものなどは、その原因を考えてみましょう。対応できなかった原因は何だったのか、優先順位は適切なのか、他の人に依頼する必要があるのかなど、理解や検討をすることが重要です。
遅れの原因を考えて理解しなければ、再度同じことを繰り返してしまう恐れがあります。原因を理解して、効率的に行動できるように改善を行いましょう。
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不必要な作業は削減する
ToDoリストにこまめに対応すべきことを記載したり、定期的に見直しを行ったりすることは重要ですが、それと同時に、必要に応じて不必要な作業を削減することも大切です。
優先度が明確になっていれば、重要度が最も高いもの・最も低いものは理解ができているはずです。必要な場合には、思い切って不必要だと思うものを削減したり、優先度を下げたりすることが重要です。
おすすめのToDoリスト管理方法
効果的なToDoリストにするためには、利用しやすいものやチェックしやすいものにすることが重要となります。ここからは、おすすめのToDoリストの管理方法について解説します。
● Excel
● Googleスプレッドシート
● Google ToDoリスト
● Trello（トレロ）
● todoist（トゥドゥイスト）
● Stock（ストック）
Excel
ExcelはMicrosoft Officeに含まれるアプリケーションで、定番の表計算ソフトです。入力された数値データを基に、計算や表作成、グラフの作成などができますが、ToDoリストとしても効果的に利用できるため、多くの企業やビジネスマンが活用しています。
Excelには、棒グラフを使って業務を行う期間を表示できるようなテンプレートがあり、視覚的に期限と進捗を管理できるようになっている点がとても便利です。
Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートは、Googleが提供している表計算ソフトです。MicrosoftのExcelにも似ていますが、Excelのようにソフトをパソコンにインストールして使用するのではなく、インターネットを介して使用するWebアプリケーションとなっています。Googleアカウントがあれば誰でも無料で利用することができます。
Googleスプレッドシートには、ToDoリスト向けのテンプレートが用意されているため、これらを使用すれば簡単にToDoリストを作成することができます。クラウドで運用しているWebアプリケーションなので、更新や保存においてアクシデントが少ないのも良い点です。
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・Googleアカウントの作成方法を画像付きで徹底解説します！
Google ToDoリスト
Google ToDoリストは、Googleが提供しているツールで、こちらもGoogleアカウントがあれば誰でも無料で利用できます。PCからだけでなく、アプリをダウンロードすればスマートフォンやタブレットからでも利用できるので非常に便利です。
GmailやGoogleカレンダーと連携させることもできるので、簡単にスケジュールを立てることができます。日常的にGoogleサービスを利用している方には特におすすめです。
関連記事：Gmailアカウントの作成からログインまで基本的な使い方を解説
Trello（トレロ）
Trello（トレロ）とは、「アトラシアン」という会社が運営しているツールで、カードを動かしながらToDoを視覚的に管理できるカンバン方式のツールとなっています。ドラッグ・ドロップするだけでタスクの進捗を入力できるので、非常に手軽なものとなっています。ガントチャート作成やカレンダー連携も可能なので、様々な機能で管理をしたい人におすすめとなっています。
todoist（トゥドゥイスト）
todoist（トゥドゥイスト）とは、「ドゥイスト」という会社が運営しているツールで、ToDoの管理を手軽に行える操作性の良いものとなっています。ToDoのクイック追加機能があり、Todoを入力するだけで、自動的に詳細情報やラベリングを行ってくれます。デザインとしてはシンプルなものですが、便利な機能が備わっているのでおすすめです。
Stock（ストック）
Stock（ストック）は、「株式会社Stock」が運営しているツールで、ノート型の情報共有ツールとなっています。StockはToDo管理が簡単に行えるうえに、マニュアルや議事録などの情報もノート型でストックできたり、ノートで記載した内容に関してチャットでコミュニケーションを取れたりなど、様々な機能が搭載されています。操作が難しくないので、これからツールを導入したい企業やビジネスマンにとってもおすすめのものとなっています。
まとめ
本記事では、ToDoリストの概要や作成するメリット、作成する際の流れやポイントなどについて解説しました。
効果的なToDoリストの作成は、自分自身のビジネスや生活をさらに良くするための第一歩となり得ます。ポイントや注意点をおさえて、最大限効果を発揮できる形でToDoリストを使うようにしていきましょう。もし、「自分でうまく作れるか心配」ということであれば、今回ご紹介したツールなどを使ってみてください。
積極的にToDoリストを利用して、自分自身のビジネスや生活のクオリティを上げていきましょう。
